Microsoft Project és una aplicació de programari de gestió de projectes amb la marca Microsoft Office. L'aplicació permet als usuaris controlar tots els aspectes de la gestió d'un projecte, inclosos el pressupost, la programació i la gestió de recursos. Per aquest motiu, el programari s’utilitza molt a la indústria de la construcció i l’enginyeria. Una de les parts més importants, però sovint ignorades, del procés de gestió de projectes és assignar els recursos correctament. Un cop creada una planificació del projecte, normalment s’haurà d’alterar per evitar una sobreassignació d’un recurs concret (per exemple, un subcontractista), cosa que farà que es mantingui la programació. Saber assignar recursos al Microsoft Project us ajudarà a mantenir el control del vostre projecte de principi a fi.
Passos
Pas 1. Tingueu en compte la disponibilitat de recursos a l'hora d'estimar la durada de la tasca
Aquest pas és crucial, però sovint es passa per alt. Els recursos s’han de tenir en compte durant la construcció de l’horari, no només després. Presteu especial atenció a les tasques simultànies (aquelles que passen al mateix temps) que utilitzen els mateixos recursos. Per exemple, podríeu assumir amb raó que tant les parets interiors com les exteriors d’un edifici es podrien emmarcar al mateix temps. Tot i que només tingueu un fuster al projecte, això no serà possible.
Comenceu les estimacions de durada de la tasca calculant el nombre total d'hores laborals necessàries per completar la tasca. En centrar-vos en les hores laborals en lloc de les jornades laborals totals, teniu en compte quants recursos es necessitaran
Pas 2. Creeu i organitzeu tots els vostres recursos
La millor manera d’organitzar els vostres recursos és mitjançant el full de recursos. Per accedir a aquest full, feu clic al menú "Veure" i seleccioneu "Full de recursos". Assegureu-vos que tots els recursos tinguin noms clars i assegureu-vos que, com a mínim, especifiqueu el tipus de recurs.
- Els recursos "de treball" són els més útils i s'han d'utilitzar per classificar les persones que passaran temps treballant en tasques. En un projecte petit, aquest tipus de recurs es podria referir a cada membre de l'equip per nom. En un projecte més gran, aquest recurs podria especifiqueu diferents subcontractistes.
- Els recursos "materials" s'han de referir a materials que s'acostumen durant el treball, com ara fusta, claus i gasolina.
- Els recursos de "cost" s'han d'utilitzar per fer un seguiment dels recursos que tinguin una taxa de cost clara. La tarifa diària per llogar una grua o un remolc de camp es pot fer un seguiment com a recurs de cost.
Pas 3. Assigneu cada tasca de treball a un recurs
Després de crear la programació a la vista de gràfics de Gantt, haureu d'especificar quins recursos estan associats a cada tasca. Per fer-ho, cerqueu la línia de la tasca al tauler esquerre i feu clic a la cel·la de la columna "Recurs". Apareixerà un menú desplegable amb tots els recursos que heu creat. Seleccioneu el recurs adequat; per exemple, a una tasca anomenada "Instal·lacions de llum de filferro" se li pot assignar el recurs "Electricista".
Pas 4. Comproveu l'assignació de recursos a la vista de gràfics de recursos
Després de crear la planificació i assignar recursos, podeu comprovar si hi ha una assignació excessiva. Per fer-ho, feu clic a "Veure" i seleccioneu "Gràfic de recursos". Se us permetrà seleccionar cada recurs i veure’n l’assignació al llarg del projecte. Cada dia laborable es mostra al llarg de l'eix horitzontal i l'ús dels recursos s'expressa en percentatge al llarg de l'eix vertical.
- Qualsevol punt en què un recurs supera el 100 per cent d’ús representa una sobreassignació (és a dir, el recurs no pot realitzar totes les tasques que se li assignen en el temps determinat). La sobreassignació es representa en vermell. Per solucionar-ho, augmenteu la durada de la tasca, assigneu més recursos a les tasques o canvieu les tasques simultànies per crear menys superposicions.
- Qualsevol punt en què s’utilitzi molt poc el recurs pot apuntar a una subassignació ineficient. Penseu en la possibilitat de reduir la durada de la tasca o utilitzar menys recursos totals.
