Microsoft Access és un programa de creació de bases de dades que permet a qualsevol persona mantenir i editar fàcilment una base de dades. És adequat per a qualsevol cosa, des de petits projectes fins a grans empreses, i és un programa molt visual. Això fa que sigui ideal per introduir dades, ja que no cal treballar amb taules i fulls de càlcul.
Passos
Part 1 de 6: Creació d'una nova base de dades
Pas 1. Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu "Nou"
La base de dades és la que contindrà totes les vostres dades en els seus diferents formularis. Podeu optar per crear una base de dades en blanc, una base de dades web en blanc o triar entre diverses plantilles.
- Una base de dades en blanc és una base de dades Access estàndard i és bona per a ús local. Si creeu una base de dades en blanc, també es crearà una taula.
- Les bases de dades web estan dissenyades per ser compatibles amb les eines de publicació web d’Access. Si creeu una base de dades en blanc, també es crearà una taula.
- Les plantilles són bases de dades predefinides dissenyades per a una àmplia gamma d’usos. Trieu una plantilla si no voleu dedicar molt de temps a unir l’estructura de la base de dades.
Pas 2. Anomeneu la vostra base de dades
Un cop hàgiu seleccionat un tipus de base de dades, doneu-li un nom que reflecteixi per a què serveix. Això serà especialment útil si esteu treballant amb diverses bases de dades diferents. Escriviu el nom del fitxer de la vostra base de dades al quadre "Nom del fitxer". Trieu "Crea" per generar el nou fitxer de base de dades.
Part 2 de 6: Afegir dades a la base de dades
Pas 1. Determineu la millor estructura per a les vostres dades
Si esteu creant una base de dades en blanc, voldreu pensar la millor manera d'organitzar les vostres dades i afegir l'estructura adequada. Hi ha diverses maneres de formatar i interactuar amb les vostres dades a Access:
- Taules: aquesta és la forma principal d’emmagatzemar les dades a la vostra base de dades. Les taules es poden comparar amb fulls de càlcul a Excel: les dades s’organitzen en files i columnes. Per això, la importació de dades d'Excel i d'altres programes de fulls de càlcul és un procés relativament senzill.
- Formularis: els formularis són la forma en què s’afegeixen les dades a la vostra base de dades. Tot i que podeu introduir les dades a la base de dades directament a les taules, l’ús de formularis permet l’entrada de dades més ràpida i visual.
- Informes: resumeixen i mostren les dades a la vostra base de dades. Els informes serveixen per analitzar dades i retornar respostes a preguntes específiques, com ara quant es van obtenir beneficis o on es troben els clients. Normalment estan dissenyats per imprimir-se.
- Consultes: així es recuperen i es filtren les dades. Podeu utilitzar consultes per mostrar entrades específiques de diverses taules. També podeu utilitzar consultes per crear i actualitzar dades.
Pas 2. Creeu la vostra primera taula
Si esteu iniciant una base de dades en blanc, començareu automàticament amb una taula en blanc. Podeu començar a introduir les vostres dades en aquesta taula, ja sigui manualment o copiant i enganxant des d’una altra font.
- Cada peça de dades hauria de donar la seva pròpia columna (camp), mentre que cada registre hauria de ser una fila independent. Per exemple, cada fila seria un client, mentre que cada camp seria una informació diferent sobre aquest client (nom, cognoms, adreça electrònica, número de telèfon, etc.).
- Podeu canviar el nom de les etiquetes de les columnes perquè sigui més fàcil saber quin camp és què. Feu doble clic al títol de la columna per canviar el nom.
Pas 3. Importeu dades d'una altra font
Si voleu importar des d'un fitxer o ubicació compatibles, podeu configurar Access per obtenir la informació i afegir-la a la base de dades. Això és útil per obtenir dades d'un servidor web o d'algun altre recurs compartit.
- Feu clic a la pestanya Dades externes.
- Seleccioneu el tipus de fitxer que voleu importar. A la secció "Importa i enllaça", veureu algunes opcions per als tipus de dades. Podeu fer clic al botó Més per veure més opció. ODBC significa Open Database Connectivity i inclou bases de dades com SQL.
- Aneu a la ubicació de les dades. Si es troba en un servidor, haureu de proporcionar l'adreça del servidor.
- A la finestra següent, trieu "Especifiqueu com i on voleu emmagatzemar les dades a la base de dades actual". Trieu "D'acord". Seguiu els passos per importar les vostres dades.
Pas 4. Afegiu una altra taula
Voldreu guardar els vostres diferents registres en diferents bases de dades. Això ajudarà a que les vostres bases de dades funcionin sense problemes. Per exemple, podeu tenir una taula d'informació del client i una altra per obtenir informació sobre les comandes. A continuació, podreu enllaçar la informació del client a la taula d'informació de la comanda.
A la secció Crea de la pestanya Inici, feu clic al botó de la taula. Apareixerà una taula nova a la vostra base de dades. Podeu introduir informació de la mateixa manera que ho vau fer per a la primera taula
Part 3 de 6: Establir relacions de taula
Pas 1. Comprendre el funcionament de les claus
Cada taula tindrà una clau principal única per a cada entrada. Per defecte, Access crea una columna d'ID que augmenta en nombre per a cada entrada. Es defineix com a clau principal. Les taules també poden tenir claus externes. Són camps enllaçats amb una altra taula de la base de dades. Els camps enllaçats contindrien les mateixes dades.
- Per exemple, a la taula Comandes, podeu tenir un camp d'identificació de client per fer un seguiment de quin client va demanar quin producte. Podeu crear una relació per a aquest camp amb el camp ID a la taula de clients.
- L’ús de relacions ajuda a mantenir les vostres dades coherents, eficients i llegibles.
Pas 2. Feu clic a la pestanya Eines de base de dades
Feu clic al botó Relacions a la secció Relacions. S'obrirà una finestra nova amb una visió general de totes les taules de la base de dades. Cada camp es mostrarà a sota del nom de la seva taula.
Abans de crear la relació, haureu de crear el camp per a la clau externa. Per exemple, si voleu utilitzar l'identificador de client a la taula Comandes, creeu un camp a la taula Comandes anomenat Client i deixeu-lo en blanc. Assegureu-vos que tingui el mateix format que el camp que enllaceu (números en aquest cas)
Pas 3. Arrossegueu el camp que voleu utilitzar com a clau externa
Deixeu-lo anar al camp que heu creat per a la clau externa. Feu clic a Crea a la finestra que apareix per establir la relació dels camps. Apareixerà una línia entre les dues taules, que connecta els camps.
Marqueu la casella "Aplicar la integritat referencial" quan creeu la relació. Això significa que si es canvien les dades en un camp, l’altre camp s’actualitza automàticament. Això us ajudarà a mantenir les vostres dades precises
Part 4 de 6: fer consultes
Pas 1. Comprendre el paper de les consultes
Les consultes són accions que us permeten veure, afegir i editar ràpidament les dades de la vostra base de dades. Hi ha una gran varietat de tipus de consultes, que van des de cerques simples fins a la creació de noves taules basades en dades existents. Les consultes són eines essencials per crear informes.
Les consultes es divideixen en dos tipus principals: Selecció i Acció. Les consultes seleccionades extreuen dades de les taules i poden fer càlculs. Les consultes d'accions poden afegir, editar i suprimir dades de les taules
Pas 2. Utilitzeu l'Assistent de consulta per crear una consulta bàsica de selecció
Si voleu crear una consulta bàsica de selecció, utilitzeu l'Assistent de consulta per guiar-vos pels passos. Podeu accedir a l'Assistent de consulta des de la pestanya Crea. Això us permetrà veure camps específics des d’una taula.
Creació d’una consulta seleccionada amb criteris
Pas 1. Obriu l'eina Disseny de consultes
Podeu utilitzar criteris per restringir la vostra consulta seleccionada i només mostrar la informació que necessiteu. Per començar, feu clic a la pestanya Crea i seleccioneu Disseny de consulta.
Pas 2. Trieu la taula
S'obrirà el quadre Mostra la taula. Feu doble clic a la taula on vulgueu executar la consulta i, a continuació, feu clic a Tanca.
Pas 3. Afegiu camps que voleu recuperar
Feu doble clic a cada camp de la taula que vulgueu afegir a la consulta. Els camps s’afegiran a la graella de disseny.
Pas 4. Afegiu els vostres criteris
Podeu utilitzar diversos tipus de criteris, com ara text o funcions. Per exemple, si només voleu mostrar preus superiors a 50 $ des del camp "Preus", introduïu
=50
en els criteris. Si volíeu mostrar només clients del Regne Unit, escrivireu
UK
al camp Criteris.
Podeu utilitzar diversos criteris per consulta
Pas 5. Feu clic a Executa per veure els resultats
El botó Executa es troba a la pestanya Disseny. Els resultats de la vostra consulta es mostraran a la finestra. Premeu Ctrl + S per desar la consulta.
Creació d’una consulta de selecció amb paràmetres
Pas 1. Obriu l'eina Disseny de consultes
Una consulta de paràmetres us permetrà especificar què voleu recuperar cada cop que s'executa la consulta. Per exemple, si teniu una base de dades amb clients de diverses ciutats, podeu executar una consulta de paràmetres per preguntar a quina ciutat voleu mostrar els resultats.
Pas 2. Creeu una consulta de selecció i especifiqueu les taules
Afegiu camps que voleu recuperar a la consulta fent doble clic a la vista general de la taula.
Pas 3. Afegiu un paràmetre a la secció Criteris
Els paràmetres es denoten amb "" al voltant del paràmetre. El text dins dels claudàtors es mostrarà a la sol·licitud que apareix quan s'executa la consulta. Per exemple, per demanar la ciutat, feu clic a la cel·la Criteris del camp de la ciutat i escriviu
[Quina ciutat?]
Podeu acabar els paràmetres amb "?" o ":", però no amb "!" o "."
Pas 4. Feu una consulta de paràmetres múltiples
Podeu utilitzar diversos paràmetres per crear un interval personalitzat per als resultats de la vostra consulta. Per exemple, si el camp és un camp Data, podeu retornar un interval de dates escrivint
Entre [Introduïu la data d'inici:] I [Introduïu la data de finalització:]
. Rebràs dues sol·licituds quan executis la consulta.
Creació d'una consulta de creació d'una taula
Pas 1. Feu clic a la pestanya Crea i seleccioneu Disseny de consulta
Podeu utilitzar consultes per extreure dades específiques de taules existents i crear-ne una de nova. Això és especialment útil si voleu compartir parts específiques de la vostra base de dades o crear formularis específics per als subconjunts de la vostra base de dades. Primer haurà de crear una consulta de selecció regular.
Pas 2. Seleccioneu les taules de les quals vulgueu extreure dades
Feu doble clic a les taules de les quals vulgueu extreure les dades. Podeu treure de diverses taules si cal.
Pas 3. Seleccioneu els camps dels quals vulgueu recuperar les dades
Feu doble clic a cada camp que vulgueu afegir des de la visió general de la taula. S'afegirà a la graella de la vostra consulta.
Pas 4. Definiu els vostres criteris
Si voleu especificar dades específiques d'un camp, utilitzeu la secció de criteris per configurar el filtre. Consulteu la secció "Creació d'una consulta de selecció amb criteris" anterior per obtenir més informació.
Pas 5. Proveu la vostra consulta per assegurar-vos que torni els resultats que desitgeu
Abans de crear la taula, executeu la consulta per assegurar-vos que extreu totes les dades correctes. Ajusteu els criteris i els camps fins obtenir totes les dades que vulgueu.
Pas 6. Deseu la consulta
Premeu Ctrl + S per desar la consulta per utilitzar-la posteriorment. Apareixerà al vostre marc de navegació a la part esquerra de la pantalla. Feu clic a la consulta per tornar-la a seleccionar i, a continuació, feu clic a la pestanya Disseny.
Pas 7. Feu clic al botó "Crea taula" al grup Tipus de consulta
Apareixerà una finestra que us demanarà el nom de la taula nova. Introduïu el nom de la taula i feu clic a D'acord.
Pas 8. Feu clic al botó Executa
La vostra nova taula es crearà amb la consulta que hàgiu establert. La taula apareixerà al vostre marc de navegació a l'esquerra.
Creació d'una consulta d'afegir
Pas 1. Obriu una consulta creada prèviament
Podeu utilitzar una consulta d'afegir per afegir dades a una taula que ja existeix des d'una altra taula. Això és útil si necessiteu afegir més dades a una taula que heu creat amb una consulta de taula de creació.
Pas 2. Feu clic al botó Afegeix a la pestanya Disseny
S’obrirà el quadre de diàleg Afegeix. Seleccioneu la taula que vulgueu afegir.
Pas 3. Canvieu els criteris de la vostra consulta perquè coincideixi amb el que voleu afegir
Per exemple, si heu creat una taula amb els criteris "2010" per al camp Any, canvieu-la a l'any que vulgueu afegir, com ara "2011".
Pas 4. Definiu on voleu afegir les dades
Assegureu-vos d’establir els camps correctes per a cada columna que afegiu. Per exemple, quan s’utilitzen els canvis anteriors, les dades s’han d’afegir al camp Any de la fila Afegeix a.
Pas 5. Executeu la consulta
Feu clic al botó Executa de la pestanya Digne. La consulta s'executarà i les dades s'afegiran a la taula. Podeu obrir la taula per verificar que les dades s’han afegit correctament.
Part 5 de 6: Creació i ús de formularis
Pas 1. Seleccioneu la taula per a la qual vulgueu crear un formulari
Els formularis us permeten veure fàcilment les dades de cada camp, així com canviar ràpidament entre registres o crear-ne de nous. Els formularis són essencials per a períodes prolongats d’entrada de dades, ja que la majoria de la gent els resulta molt més fàcil de treballar que les taules.
Pas 2. Feu clic al botó Formulari de la pestanya Crea
Això crearà automàticament un formulari basat en els camps inclosos a la taula. Access fa una feina bastant bona creant automàticament camps de la mida correcta, però podeu canviar la mida i moure els elements del formulari que vulgueu.
- Si no voleu que es mostri un camp específic al formulari, podeu fer-hi clic amb el botó dret i seleccionar Eliminar.
- Si les vostres taules tenen relacions, apareixerà un full de dades a sota de cada registre, que mostrarà les dades connectades. Podeu editar les vostres dades connectades d'aquesta manera molt més fàcilment. Per exemple, cada representant de vendes de la vostra base de dades pot tenir una base de dades de clients adjunta al registre.
Pas 3. Navegueu pel formulari nou
Els botons de fletxa de la part inferior es mouen d’un registre a un altre. Els camps s’ompliran de dades de registre mentre canvieu d’ells. Podeu utilitzar els botons de les vores per passar al primer o darrer registre.
Pas 4. Feu clic al botó del full de dades per utilitzar la taula
Es troba a l'extrem superior esquerre i us permetrà començar a canviar els valors de la taula mitjançant el formulari.
Pas 5. Feu canvis als registres existents
Podeu editar el text a qualsevol camp de cada registre per canviar les dades de la taula. Els canvis es reflectiran automàticament a la taula, així com a les taules connectades.
Pas 6. Afegiu registres nous
Feu clic al botó "Afegeix registre" a prop dels botons de navegació per crear un registre nou al final de la llista. A continuació, podeu utilitzar els camps per introduir dades al registre en blanc de la taula. Aquesta és una manera molt més senzilla d'afegir informació nova que mitjançant la vista de taula.
Pas 7. Deseu el formulari quan hàgiu acabat
Assegureu-vos de desar el formulari prement Ctrl + S per poder accedir-hi fàcilment més tard. Apareixerà al vostre marc de navegació a la part esquerra de la pantalla.
Part 6 de 6: Creació d'un informe
Pas 1. Seleccioneu la vostra taula o consulta
Els informes us permeten mostrar ràpidament resums de les vostres dades. Sovint s’utilitzen per a informes d’ingressos i enviaments i es poden adaptar a pràcticament qualsevol ús. Els informes extreuen dades de taules o consultes que heu creat.
Pas 2. Feu clic a la pestanya Crea
Seleccioneu el tipus d'informe que vulgueu crear. Hi ha diverses maneres de crear un informe. Access pot crear el vostre informe automàticament o podeu crear-ne un de personalitzat.
- Informe: es crearà un informe automàtic amb totes les dades del vostre origen. No s’agruparà res, però per a les petites bases de dades probablement n’hi haurà prou per mostrar el que necessiteu.
- Informe en blanc: es crearà un informe buit que podeu emplenar amb les vostres dades com convingueu. Podreu triar entre qualsevol camp disponible per crear un informe personalitzat.
- Assistent d’informes: l’assistent d’informes us guiarà durant el procés de creació d’informes, que us permetrà triar i agrupar les vostres dades i, a continuació, formatar-les en conseqüència.
Pas 3. Definiu una font per a un informe en blanc
Si heu seleccionat crear un informe en blanc, haureu de seleccionar-ne una font. Primer, feu clic a la pestanya Organitza i, a continuació, seleccioneu Full de propietats. Com a alternativa, també podeu prémer alt="Imatge" + Retorn.
Feu clic a la fletxa cap avall al costat del camp Font de registre. Apareixerà una llista de les vostres taules i consultes disponibles. Seleccioneu-ne un i s’assignarà a l’informe
Pas 4. Afegiu camps a l'informe
Un cop tingueu una font, podeu començar a afegir-ne camps al vostre informe. Feu clic a la pestanya Format i, a continuació, feu clic a Afegeix camps existents. La llista de camps apareixerà al marc dret.
- Feu clic i arrossegueu els camps que vulgueu afegir al marc de disseny. El registre apareixerà a l'informe. A mesura que afegiu camps addicionals, es alinearan automàticament amb els camps existents.
- Podeu canviar la mida dels camps fent clic a les vores i arrossegant el ratolí.
- Suprimiu els camps de l’informe fent clic a l’encapçalament i prement la tecla Supr.
Pas 5. Afegiu grups a l'informe
Els grups us permeten analitzar ràpidament la informació en un informe, ja que us permeten organitzar la informació relacionada. Per exemple, és possible que vulgueu agrupar les vendes per regió o per venedor. Els grups us permeten fer-ho.
- Feu clic a la pestanya Disseny, feu clic al botó Agrupa i ordena.
- Feu clic amb el botó dret a qualsevol part del camp que vulgueu afegir a un grup. Seleccioneu Grup activat al menú.
- Es crearà una capçalera per al grup. Podeu ajustar la capçalera al que vulgueu per etiquetar el grup.
Pas 6. Deseu i compartiu l'informe
Un cop finalitzat l'informe, podeu desar-lo i compartir-lo o imprimir-lo com qualsevol document. Utilitzeu aquesta opció per compartir el rendiment de l’empresa amb inversors, informació de contacte amb els empleats i molt més.