La potència de Microsoft Excel rau en la seva capacitat per calcular i mostrar els resultats de les dades introduïdes a les seves cel·les. Per calcular qualsevol cosa a Excel, heu d’introduir fórmules a les seves cel·les. Les fórmules poden ser fórmules aritmètiques simples o fórmules complicades que impliquen enunciats condicionals i funcions imbricades. Totes les fórmules Excel utilitzen una sintaxi bàsica, que es descriu als passos següents.
Passos
Mètode 1 de 2: sintaxi de la fórmula d'Excel
Pas 1. Comenceu totes les fórmules amb un signe igual (=)
El signe igual indica a Excel que la cadena de caràcters que introduïu a una cel·la és una fórmula matemàtica. Si oblideu el signe igual, Excel tractarà l'entrada com una cadena de caràcters.
Pas 2. Utilitzeu referències de coordenades per a cel·les que contenen els valors utilitzats a la fórmula
Tot i que podeu incloure constants numèriques a les vostres fórmules, en la majoria dels casos utilitzeu els valors introduïts en altres cel·les (o els resultats d'altres fórmules mostrades en aquestes cel·les) a les vostres fórmules. Es refereix a aquestes cel·les amb una referència de coordenades de la fila i columna en què es troba la cel·la. Hi ha diversos formats:
- La referència de coordenades més comuna és utilitzar la lletra o lletres que representen la columna seguida del número de la fila a la qual es troba la cel·la: A1 fa referència a la cel·la de la columna A, fila 1. Si afegiu files a sobre de la cel·la o columnes a la qual es fa referència la cel·la de referència, la referència de la cel·la canviarà per reflectir la seva nova posició; en afegir una fila a sobre de la cel·la A1 i una columna a la seva esquerra es canviarà la seva referència a B2 en qualsevol fórmula a la qual faci referència la cel·la.
- Una variació d’aquesta referència consisteix a fer absolutes les referències de files o columnes precedint-les amb un signe de dòlar ($). Tot i que el nom de referència de la cel·la A1 canviarà si s’afegeix una fila a sobre o s’afegeix una columna al davant, la cel·la $ A $ 1 sempre farà referència a la cel·la de l’angle superior esquerre del full de càlcul; per tant, en una fórmula, la cel·la $ A $ 1, podria tenir un valor diferent, o fins i tot no vàlid, a la fórmula si s’insereixen files o columnes al full de càlcul. (Només podeu fer absoluta la referència de la cel·la de fila o columna si voleu.)
- Una altra manera de fer referència a les cel·les és numèricament, en el format RxCy, on "R" indica "fila", "C" indica "columna" i "x" i "y" són els números de fila i columna. La cel·la R5C4 en aquest format seria la mateixa que la cel·la $ D $ 5 en format de columna absoluta, fila de referència. Si col·loqueu qualsevol dels dos números després de la "R" o la "C" es fa aquesta referència en relació amb l'extrem superior esquerre de la pàgina del full de càlcul.
- Si només utilitzeu un signe d'igual i una referència de cel·la única a la fórmula, copieu el valor de l'altra cel·la a la nova cel·la. Si introduïu la fórmula "= A2" a la cel·la B3, es copiarà el valor introduït a la cel·la A2 a la cel·la B3. Per copiar el valor d'una cel·la d'una pàgina de full de càlcul a una cel·la d'una pàgina diferent, incloeu el nom de la pàgina, seguit d'un signe d'exclamació (!). Si introduïu "= Full1! B6" a la cel·la F7 al full2 del full de càlcul es mostra el valor de la cel·la B6 al full1 a la cel·la F7 del full2.
Pas 3. Utilitzeu operadors aritmètics per als càlculs bàsics
Microsoft Excel pot realitzar totes les operacions aritmètiques bàsiques: suma, resta, multiplicació i divisió, així com exponenciació. Algunes operacions utilitzen símbols diferents dels que s’utilitzen quan s’escriuen equacions a mà. A continuació es mostra una llista d’operadors, en l’ordre en què Excel processa operacions aritmètiques:
- Negació: un signe menys (-). Aquesta operació retorna la inversa additiva del nombre representat per la constant numèrica o la referència de cel·la després del signe menys. (La inversa additiva és el valor afegit a un nombre per produir un valor zero; és el mateix que multiplicar el nombre per -1.)
- Percentatge: el signe de percentatge (%). Aquesta operació retorna l'equivalent decimal del percentatge de la constant numèrica davant del número.
- Exponentització: un cursor (^). Aquesta operació eleva el nombre representat per la referència o constant de la cel·la davant del cursor fins a la potència del número posterior al cursor.
- Multiplicació: un asterisc (*). S'utilitza un asterisc per multiplicar per evitar confusions amb la lletra "x".
- Divisió: barra inclinada cap endavant (/). La multiplicació i la divisió tenen la mateixa precedència i es realitzen d’esquerra a dreta.
- Addició: un signe més (+).
- Resta: un signe menys (-). La suma i la resta tenen la mateixa precedència i es realitzen d’esquerra a dreta.
Pas 4. Utilitzeu operadors de comparació per comparar els valors de les cel·les
Utilitzarà operadors de comparació més sovint en fórmules amb la funció IF. Col·loqueu una referència de cel·la, una constant numèrica o una funció que retorni un valor numèric a banda i banda de l'operador de comparació. A continuació es detallen els operadors de comparació:
- Igual: un signe igual (=).
- No és igual a ().
- Menys de (<).
- Menor o igual a (<=).
- Més gran que (>).
- Superior o igual a (> =).
Pas 5. Utilitzeu un signe i (&) per unir cadenes de text
La unió de cadenes de text en una sola cadena s’anomena concatenació i l’ampersand es coneix com a operador de text quan s’utilitza per unir cadenes en fórmules Excel. Podeu utilitzar-lo amb cadenes de text o referències de cel·les o ambdues; si introduïu "= A1 i B2" a la cel·la C3 es generarà "BATMAN" quan s'introdueix "BAT" a la cel·la A1 i "MAN" a la cel·la B2.
Pas 6. Utilitzeu operadors de referència quan treballeu amb intervals de cel·les
Utilitzeu intervals de cel·les més sovint amb funcions d'Excel com SUM, que troba la suma d'un interval de cel·les. Excel utilitza 3 operadors de referència:
- Operador de rang: dos punts (:). L’operador d’interval es refereix a totes les cel·les d’un interval que comencen per la cel·la de referència davant del còlon i acaben amb la cel·la de referència després del còlon. Totes les cel·les solen estar a la mateixa fila o columna; "= SUM (B6: B12)" mostra el resultat d'afegir la columna de cel·les de B6 a B12, mentre que "= AVERAGE (B6: F6)" mostra la mitjana dels números de la fila de cel·les de B6 a F6.
- Operador sindical: una coma (,). L'operador d'unió inclou tant les cel·les o intervals de cel·les anomenades abans de la coma com les que la segueixen; "= SUM (B6: B12, C6: C12)" suma les cel·les de B6 a B12 i C6 a C12.
- Operador d'intersecció: un espai (). L'operador d'intersecció identifica les cel·les comunes a 2 o més intervals; enumerar els intervals de cel·les "= B5: D5 C4: C6" es proporciona el valor de la cel·la C5, que és comú a tots dos intervals.
Pas 7. Utilitzeu parèntesis per identificar els arguments de les funcions i per anul·lar l'ordre de les operacions
Els parèntesis ofereixen 2 funcions a Excel, per identificar els arguments de les funcions i especificar un ordre d'operacions diferent de l'ordre normal.
- Les funcions són fórmules predefinides. Alguns, com SIN, COS o TAN, adopten un argument únic, mentre que altres funcions, com IF, SUM o AVERAGE, poden adoptar diversos arguments. Diversos arguments dins d'una funció estan separats per comes, com a "= IF (A4> = 0," POSITIU "," "NEGATIU") "per a la funció IF. Les funcions es poden anidar dins d'altres funcions, fins a 64 nivells de profunditat.
- En les fórmules d'operacions matemàtiques, les operacions entre parèntesis es realitzen abans que les que estan fora d'ell; a "= A4 + B4 * C4", B4 es multiplica per C4 abans que A4 s'afegeixi al resultat, però a "= (A4 + B4) * C4," A4 i B4 se sumen primer, llavors el resultat es multiplica per C4. Els parèntesis en les operacions es poden anidar els uns als altres; primer es realitzarà l'operació al parèntesi més íntim.
- Tant si hi ha parèntesis de nidificació en operacions matemàtiques com en funcions imbricades, assegureu-vos sempre de tenir tants parèntesis tancats a la fórmula com de parèntesis oberts, o bé rebreu un missatge d'error.
Mètode 2 de 2: Introducció de fórmules
Pas 1. Seleccioneu la cel·la a la qual voleu introduir la fórmula
Pas 2. Escriviu un signe igual a la cel·la o a la barra de fórmules
La barra de fórmules es troba a sobre de les files i columnes de les cel·les i sota la barra de menú o la cinta.
Pas 3. Escriviu un parèntesi obert si cal
Depenent de l'estructura de la fórmula, és possible que hàgiu d'escriure diversos parèntesis oberts.
Pas 4. Creeu una referència de cel·la
Podeu fer-ho de 1 de diverses maneres: escriviu la referència de cel·la manualment. Seleccioneu una cel·la o un interval de cel·les a la pàgina actual del full de càlcul. Seleccioneu una cel·la o un interval de cel·les en una altra pàgina del full de càlcul. Seleccioneu una cel·la o un interval de cel·les d’una pàgina d’un full de càlcul diferent.
Pas 5. Introduïu un operador matemàtic, de comparació, de text o de referència, si voleu
Per a la majoria de fórmules, utilitzeu un operador matemàtic o un dels operadors de referència.
Pas 6. Repetiu els 3 passos anteriors segons sigui necessari per construir la fórmula
Pas 7. Escriviu un parèntesi tancat per a cada parèntesi obert de la fórmula
Pas 8. Premeu "Retorn" quan la fórmula sigui la forma que vulgueu
Consells
- Quan comenceu a treballar amb fórmules complexes, pot ser útil escriure la fórmula en paper abans d’introduir-la a Excel. Si la fórmula sembla massa complexa per entrar en una sola cel·la, podeu dividir-la en diverses parts i introduir les parts en diverses cel·les i utilitzar una fórmula més senzilla en una altra cel·la per combinar els resultats de les parts de la fórmula individuals.
- El Microsoft Excel ofereix ajuda per escriure fórmules amb Completar automàticament la fórmula, una llista dinàmica de funcions, arguments o altres possibilitats que apareix després d’escriure el signe igual i els primers caràcters de la fórmula. Premeu la tecla "Tabulador" o feu doble clic en un element de la llista dinàmica per inserir-lo a la fórmula; si l'element és una funció, se us demanarà que introduïu els seus arguments. Podeu activar o desactivar aquesta funció seleccionant "Fórmules" al quadre de diàleg "Opcions d'Excel" i marcant o desmarcant el quadre "Completar automàticament la fórmula". (Podeu accedir a aquest diàleg seleccionant "Opcions" al menú "Eines" d'Excel 2003, des del botó "Opcions d'Excel" al menú del botó "Fitxer" a Excel 2007 i seleccionant "Opcions" a la pestanya "Fitxer" menú a Excel 2010.)
- Quan canvieu el nom dels fulls d’un full de càlcul de diverses pàgines, feu que sigui pràctic no utilitzar cap espai al nom del full nou. Excel no reconeixerà espais nus en noms de fulls en referències de fórmules. (També podeu solucionar aquest problema substituint un subratllat per l'espai del nom del full quan el feu servir en una fórmula.)
