Excel és ideal per a taules de dades, però com podeu manipular-lo i organitzar-lo perquè satisfaci les vostres necessitats? L'eina Ordenar us permet ordenar ràpidament les columnes per diversos formats o crear el vostre propi ordenament personalitzat per a diverses columnes i tipus de dades. Utilitzeu la funció Ordena per organitzar lògicament les vostres dades i facilitar-ne la comprensió i l’ús.
Passos
Part 1 de 3: Ordenació alfabètica o numèrica
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Podeu fer clic i arrossegar per seleccionar la columna que vulgueu ordenar o bé fer clic en una de les cel·les de la columna perquè estigui activa i deixar que Excel seleccioni les dades automàticament.
Cal ordenar totes les dades de la columna de la mateixa manera per ordenar-les (és a dir, text, números, dates)
Pas 2. Cerqueu els botons Ordena
Es poden trobar a la pestanya Dades de la secció "Ordena i filtra". Per fer ordres ràpids, utilitzeu els botons "AZ ↓" i "AZ ↑".
Pas 3. Ordeneu la columna fent clic al botó adequat
Si esteu ordenant números, podeu ordenar de menor a major ("AZ ↓") o de major a menor ("AZ ↑"). Si esteu ordenant text, podeu ordenar-los en ordre alfanumèric ascendent ("AZ ↓") o en ordre alfanumèric descendent ("AZ ↑"). Si esteu ordenant dates o hores, podeu ordenar des de anteriors a posteriors ("AZ ↓") o posteriors a anteriors ("AZ ↑").
Si hi ha una altra columna de dades al costat de la que esteu ordenant, se us demanarà si voleu incloure aquestes dades a l'ordenació. L’ordenació continuarà sent la columna que heu seleccionat originalment, però les columnes de dades associades s’ordenaran juntament amb ella
Pas 4. Resolució de problemes d'una columna que no s'ordenarà
Si teniu errors en intentar ordenar, el responsable més probable és que tingueu problemes de format amb les dades.
- Si esteu ordenant números, assegureu-vos que totes les cel·les estiguin formatades com a números i no com a text. Els números es poden importar accidentalment com a text de determinats programes de comptabilitat.
- Si esteu ordenant text, es poden produir errors a partir d’espais principals o un format incorrecte.
- Si esteu ordenant dates o hores, els problemes solen derivar-se del format de les vostres dades. Per tal que Excel es classifiqui correctament per data, cal que us assegureu que totes les dades s’emmagatzemen com a data.
Part 2 de 3: Ordenació amb diversos criteris
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Suposem que teniu un full de càlcul amb una llista de noms de clients, així com la ciutat on es troben. Per facilitar la vostra vida, voleu ordenar alfabèticament per ciutat i, a continuació, ordenar alfabèticament cada client dins de cada ciutat. Crear un tipus personalitzat pot fer-ho.
Pas 2. Feu clic al botó Ordena
Es pot trobar a la secció "Ordena i filtra" de la pestanya Dades. S’obrirà la finestra Ordenar, que us permetrà crear un ordre personalitzat amb diversos criteris.
Si les columnes tenen capçaleres a la primera cel·la, com ara "Ciutat" i "Nom", assegureu-vos de marcar la casella "Les meves dades tenen capçaleres" a l'extrem superior esquerre de la finestra d'ordenació
Pas 3. Creeu la vostra primera regla
Feu clic al menú "Ordena per" per triar la columna que vulgueu. En aquest exemple, primer ordenareu per ciutat, de manera que seleccioneu la columna adequada al menú.
- Manteniu l'opció "Ordena activat" a "Valors".
- Establiu l'ordre "A a Z" o "Z a A" en funció de com vulgueu ordenar.
Pas 4. Creeu la vostra segona regla
Feu clic al botó "Afegeix un nivell". Això afegirà una regla a sota de la primera. Seleccioneu la segona columna (la columna Nom del nostre exemple) i, a continuació, seleccioneu l'ordre d'ordenació (per facilitar la lectura, trieu el mateix ordre que la vostra primera regla).
Pas 5. Feu clic a D'acord
La vostra llista s’ordenarà segons les vostres regles. Hauríeu de veure les ciutats llistades alfabèticament i, a continuació, els noms dels clients ordenats alfabèticament a cada ciutat.
Aquest exemple és senzill i només inclou dues columnes. No obstant això, podeu fer que el vostre tipus sigui tan complex com vulgueu i incloure moltes columnes
Part 3 de 3: ordenació per cel·la o color de lletra
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Podeu fer clic i arrossegar per seleccionar la columna que vulgueu ordenar o bé fer clic en una de les cel·les de la columna perquè estigui activa i deixar que Excel seleccioni les dades automàticament.
Pas 2. Feu clic al botó Ordena
El botó Ordena es troba a la pestanya Dades de la secció "Ordena i filtra". Això obrirà la finestra Ordena. Si teniu una altra columna de dades al costat de la que esteu ordenant, se us demanarà si voleu incloure aquestes dades a la classificació.
Pas 3. Seleccioneu "Color de cel·la" o "Color de lletra" al menú "Ordena a"
Això us permetrà escollir el primer color pel qual voleu ordenar.
Pas 4. Seleccioneu primer quin color voleu ordenar
A la columna "Ordre", podeu utilitzar el menú desplegable per triar el color que voleu posar primer o darrer en l'ordenació. Només podeu triar els colors que hi hagi a la columna.
No hi ha cap ordre predeterminada per a l'ordenació de colors. Haureu de definir la comanda vosaltres mateixos
Pas 5. Afegiu un altre color
Haureu d’afegir una altra regla per a cada color de la columna que esteu ordenant. Feu clic a "Afegeix nivell" per afegir una altra regla a l'ordenació. Trieu el següent color per al qual vulgueu ordenar i, a continuació, l'ordre que voleu ordenar.
Assegureu-vos que cada comanda sigui la mateixa per a cada regla. Per exemple, si esteu ordenant de dalt a baix, assegureu-vos que la secció "Ordre" de cada regla digui "A la part superior"
Pas 6. Feu clic a D'acord
Cada regla s'aplicarà una per una i la columna s'ordenarà segons els colors que hàgiu definit.
Consells
- Proveu d'ordenar les dades de diferents maneres; aquestes noves perspectives poden il·luminar diferents aspectes de la informació.
- Si el full de càlcul conté totals, mitjanes o altra informació resum sota la informació que cal ordenar, tingueu cura de no ordenar-los també.
