Aprendre a utilitzar la combinació de correu a Microsoft Word pot ser una tasca descoratjadora si intenteu utilitzar l’ajuda de Microsoft. Esbossarem un procés molt més lineal: crear un fitxer d’adreces a Excel, fusionar-lo a Word i afegir intents i detalls més precisos. Aquest senzill procés us pot estalviar hores de molèsties amb les etiquetes, cosa que us permetrà no recórrer a l’escriptura posterior.
Nota: això és per a Office 2003; les instruccions per a altres versions poden variar.
Passos
Pas 1. Creeu un fitxer d’adreces a Microsoft Excel inserint noms i adreces de la manera següent:
Pas 2. La fila 1 hauria de tenir els títols abans de començar a afegir les adreces a partir de la fila 2
- Col·loqueu els primers noms a la columna A.
- Col·loqueu els cognoms a la columna B.
- Col·loqueu les adreces a la columna C.
- Col·loqueu les ciutats o pobles a la columna D.
- Situa el comtat a la columna E.
- Col·loqueu els codis postals a la columna F.
- Deseu el fitxer. Recordeu la ubicació i el nom del fitxer.
- Tanca Excel.
Pas 3. Obriu Word i aneu a "Eines / cartes" i "Correus / combinació de correu"
Si el tauler de tasques no està obert al costat dret de la pantalla, aneu a Visualitza / Tauler de tasques i feu-hi clic. Hauria d'aparèixer el panell de tasques
Pas 4. Empleneu el botó d'opció Etiquetes al tauler de tasques
Pas 5. Feu clic a Opcions d'etiqueta i trieu l'etiqueta que utilitzeu de la llista
Feu clic a D'acord un cop hàgiu triat.
Pas 6. Feu clic a Següent:
"Selecciona destinataris".
Pas 7. Feu clic a "Cerca" i aneu al fitxer que acabeu de desar a Excel i que heu desat a Els meus documents
Obriu aquest fitxer i s’obrirà un quadre de diàleg. Cal seleccionar tots els destinataris per defecte. Si no, feu-ho i feu clic a D'acord.
Pas 8. Feu clic a Següent:
"Organitzeu les vostres etiquetes".
Pas 9. Feu clic a "Més elements
.. "Deixeu els camps de la base de dades (a la part superior dreta) seleccionats i feu clic als camps que vulgueu inserir. Feu-hi clic en l'ordre que apareixerà a l'etiqueta. Normalment és el nom, cognoms, adreça postal, ciutat, comtat, postal codi. Ignoreu el fet que acaben en una sola línia, quan hàgiu acabat de seleccionar podeu afegir espais i retorns de carro on vulgueu a l'etiqueta. Quan tingueu tots els camps inserits, feu clic a D'acord. Si oblideu un lloc el cursor on voleu que vagi (probablement el camp situat a la dreta del cursor es tornarà gris, està bé), feu clic a "Més elements …" de nou i trieu el camp que vulgueu afegir. Feu clic a TANCAR a la finestra una vegada heu acabat d'inserir tots els camps que necessiteu.
Pas 10. Afegiu espais i retorna el carro perquè l'etiqueta sembli correcta
Ignoreu-lo quan el camp després de la ubicació de qualsevol dels dos es torna gris, s'afegirà l'espai en lloc de substituir el camp.
Pas 11. Col·locem lleugerament tota l'adreça cap a la dreta "augmentant el sagnat" una vegada
Això depèn de la mida de l'etiqueta que utilitzeu, però es veu millor.
Si tot és on voleu, feu clic a Actualitza totes les etiquetes. Hauríeu de veure els camps copiats a totes les etiquetes
Pas 12. Feu clic a Següent:
"Previsualitza les etiquetes".
Pas 13. Si esteu satisfets, feu clic a Següent:
"Completa la combinació". En aquesta pantalla podeu editar o imprimir etiquetes individuals. Val la pena fer clic a EDITAR ETIQUETES INDIVIDUALS i fer clic a TOTS i D'acord fins i tot si hi esteu satisfet perquè pugueu accedir a totes les pàgines de les etiquetes.
Deseu el fitxer abans de fer qualsevol altra cosa
Pas 14. També podeu utilitzar eines comercials en línia per fer la combinació de correu per crear etiquetes
L’avantatge és que poden ser més fàcils i ràpids d’utilitzar.
