Les línies d'assumpte del correu electrònic solen ser les que fan servir els lectors per decidir si voleu obrir-les. Aquests espais s’han d’omplir amb un llenguatge breu, puntual i orientat als detalls per evitar que el destinatari suprimeixi el vostre correu electrònic sense ni tan sols llegir-lo. Si especifiqueu exactament per què el vostre lector hauria de voler veure què heu de dir mitjançant l’ús de detalls a les línies d’assumpte, haureu de rebre respostes més ràpides i freqüents als vostres correus electrònics.
Passos
Part 1 de 3: formatar les línies d'assumpte
Pas 1. Eviteu deixar l'assumpte en blanc
Quan decidiu no incloure una línia d’assumpte, no aprofiteu l’oportunitat que ofereix per dibuixar al vostre lector. Tenir un assumpte en blanc també us farà semblar mandrós. El més important, sens dubte, no farà que el vostre lector senti que necessita obrir o respondre ràpidament al vostre correu electrònic.
Pas 2. Escriviu l'assumpte abans d'escriure el correu electrònic
És possible que la vostra línia d’assumpte sembli una idea posterior que no sigui tan important com el contingut real del vostre correu electrònic. Com que és el primer que veu el lector, però, és igual de crític, si no més. - com el que hi ha a dins. Per assegurar-vos que dediqueu prou temps i atenció al tema, escriviu-lo abans d’escriure res més.
Pas 3. Seguiu les regles estàndard de majúscules per evitar la deixadesa
Si no envieu una nota ràpida a algú que coneixeu bé, hauríeu de tractar els vostres correus electrònics com a comunicacions formals. Majúscula les línies temàtiques de la mateixa manera que en majúscules els títols de les presentacions.
Recordeu algunes regles bàsiques per ajudar-vos a escriure les majúscules correctament. Per exemple, escriviu sempre amb majúscula la primera i l'última paraula de les línies d'assumpte. També heu de posar maiúscules en substantius (muntanya, presentació, construcció), pronoms (He, She, They), verbs (Go, Change), adverbis (Quickly, Slowly) i adjectius (Sloppy, Excellent). No heu d’escriure en majúscula articles (a, an, the), preposicions (in, out) o conjuncions coordinadores (i, però)
Pas 4. Eviteu tractar els temes com a frases completes
Tot i que les línies d'assumpte haurien de ser gramaticalment correctes, vegeu-les com a títols en lloc de frases que sempre necessiten puntuació. No cal que les línies d’assumpte estiguin limitades amb un punt, un signe d’interrogació o un signe d’exclamació.
- Tingueu en compte que alguns filtres de correu brossa inclouran automàticament els missatges de correu electrònic amb línies d'assumpte puntuats al filtre de correu brossa.
- De tant en tant, és possible que vulgueu utilitzar un signe d’interrogació per cridar l’atenció del vostre lector. No feu un ús excessiu d’aquesta estratègia.
- Connecteu diverses frases en línies d'assumpte amb guions. Per exemple, la línia d'assumpte: "Reunió programada per a dimarts: cal la vostra assistència", conté dues frases diferents connectades amb un guió.
Pas 5. Mantingueu les línies d'assumpte amb menys de 50 caràcters
Els temes han de ser el més breus possibles. De tant en tant, això pot requerir que deixeu alguns detalls en favor d'altres. És molt important que el vostre lector sàpiga què ha de fer quan llegeixi el tema.
Pot ser que no sempre sigui possible mantenir les línies d’assumpte amb menys de 50 caràcters. De vegades, repasseu deu personatges més o menys. Tot i això, si comenceu a disparar per la regla de 50 caràcters, començareu a escriure línies d'assumpte més curtes automàticament
Pas 6. Poseu primer paraules importants per captar l’atenció del lector
Quines són aquestes paraules variaran en funció del propòsit del vostre correu electrònic. És possible que el vostre nom i el vostre títol hagin de ser els primers en alguns correus electrònics, mentre que l’acció que necessiteu vosaltres o el lector és possible que hi hagi en altres. Penseu en què farà que el vostre lector obri el vostre correu electrònic amb més probabilitats i poseu les paraules que corresponguin a aquest tema al principi de l'assumpte.
En general, hauríeu d’iniciar l’assumpte amb una paraula que indiqui per què us contacteu amb el lector. Si recentment heu canviat la normativa d'oficines, per exemple, escriviu: "Canviat el reglament de l'empresa: necessiteu la vostra revisió avui"
Pas 7. Trieu noms i verbs específics per comunicar la finalitat del correu electrònic
No incloeu noms i verbs vagues o poc clars a la línia d'assumpte. En lloc d’això, utilitzeu paraules que indiquin específicament allò que voleu del vostre lector. D’aquesta manera es reduirà la longitud de la línia d’assumpte mentre es proporcionen els detalls que necessita a la línia d’assumpte.
En lloc de: "Poseu-vos en contacte amb vosaltres per comprovar la informació nova", escriviu: "Normes RRHH revisades: cal aprovar-les el dimecres". A la segona versió de l'assumpte, heu aclarit exactament què és la "nova informació" i per què us contacteu amb el lector. Heu corregit qualsevol confusió sobre si el destinatari ha de llegir el correu electrònic i què ha de fer un cop l’obri
Part 2 de 3: Proporcionar detalls a les vostres línies temàtiques
Pas 1. Especifiqueu l'objectiu del vostre correu electrònic
Digueu al lector per què us contacteu. Sigues el més específic possible. Això ajudarà el lector a saber immediatament si ha d’obrir el vostre missatge.
- Una línia d'assumpte que sol·liciti una carta de recomanació o referència podria ser la següent: "Sol·licitud de referència per a Tamara G. abans del divendres 6/2".
- Si oferiu al vostre lector un avantatge, proveu alguna cosa com ara: "Canvieu l'oli amb el 50% de descompte de Jim només aquesta setmana".
Pas 2. Escriviu quina acció voleu que faci el vostre lector
Tan bon punt vegin el vostre correu electrònic, el lector voldrà saber què han de fer. Tenir aquest coneixement immediatament prepararà el lector per buscar més detalls sobre el contingut de la nota.
En lloc d’escriure, "Busqueu un favor", feu el següent: "Necessiteu la vostra ajuda per redactar una proposta de projecte la setmana que ve". Això permet al lector saber no només que sol·liciteu ajuda, sinó que també explica exactament el que espereu que faci el lector per vosaltres
Pas 3. Proporcioneu un termini perquè el lector sàpiga quan ha de respondre
Si no feu saber al lector quan necessiteu que actuï o respongui, és possible que no obri el vostre correu electrònic fins demà, la setmana vinent o fins i tot el mes que ve. Això no és perquè el vostre lector no us vulgui ajudar. La majoria de la gent rep desenes o fins i tot centenars de correus electrònics al dia, de manera que els correus electrònics sense terminis clars es perden fàcilment al ramat.
Si el vostre correu electrònic és especialment important i necessita una resposta immediata, podeu utilitzar les paraules "Urgent", "Crític" o "Necessita una resposta immediata" per fer saber al lector que ha de prestar especial atenció a aquesta nota
Pas 4. Digueu qui sou si el lector encara no us coneix
De vegades, envieu un correu electrònic a persones que mai no heu conegut. En aquests casos, pot ser important que proporcioneu al vostre lector el títol, l’empresa o el nom perquè tinguin un motiu per obrir la vostra nota. En cas contrari, és possible que sembli una persona aleatòria el correu electrònic del qual pugui anar directament a la paperera.
Potser sou un estudiant que us poseu en contacte amb un polític local per a un projecte escolar. Escriviu: "Sènior de secundària sol·licitant una entrevista per al projecte, el dia 24/6"
Pas 5. Esmenta que es troba el lector si és un conegut recent
És possible que us poseu en contacte amb aquesta persona perquè acabeu de conèixer-vos i teniu l’esperança de tenir una relació més estreta amb ella. Marqueu la memòria a l’assumpte perquè recordin haver-vos conegut. És més probable que facin un seguiment si recorden la vostra trobada anterior.
Potser heu tingut una breu discussió en una conferència o sopar sobre alguns dels vostres interessos. Feu la vostra línia d'assumpte: "Seguiment del nostre xat a Writers 'Conf, 30/04"
Pas 6. Poseu un nom al vostre contacte mutu si se us presenta el lector
Si algú més us posa en contacte amb el vostre destinatari, és important que aclareu aquest fet. És més probable que el vostre lector obri un correu electrònic amb un assumpte que inclogui el nom d’algú que coneix, en lloc d’una persona anònima que no hagi conegut mai. El vostre lector també pot optar per contactar amb el vostre contacte mutu per confirmar la introducció.
Per exemple, escriviu “Dr. Smith’s Student @ Hopkins, sol·licitant una reunió el mes vinent"
Part 3 de 3: Racionalització i correcció de línies temàtiques
Pas 1. Utilitzeu un llenguatge senzill per evitar confusions
No voleu que el vostre lector tingui problemes per entendre la vostra temàtica. Eviteu utilitzar paraules massa llargues i vocabulari complex. Fingiu que envieu el vostre correu electrònic a un estudiant de secundària i pregunteu-vos si podrien entendre cada paraula de l’assumpte.
Eviteu l'ús de vocabulari obscur quan ho faci amb una paraula més senzilla. Trieu: "Noves regles d'Office: reviseu i responeu ràpidament" en lloc de "Noves regles d'Office: reviseu i responeu amb Alacrity". "Ràpidament" i "amb rapidesa" vol dir el mateix, però la primera opció és menys desconcertant i confusa
Pas 2. Utilitzeu símbols i abreviatures per escurçar les línies de l'assumpte
Es poden escurçar moltes paraules sense deixar confús el lector. Utilitzeu només abreviatures i símbols habituals i llegiu sobre l'assumpte per assegurar-vos que no hi hagi cap confusió sobre l'objectiu del vostre correu electrònic.
Per exemple, tots els dies de la setmana es poden escurçar. "@" És un símbol habitual de "at". També podeu utilitzar "RE:" per significar "aproximadament". Es pot utilitzar "EOM" per a "final del missatge" i "EOD" pot substituir per "final del dia"
Pas 3. Comproveu si hi ha errors ortogràfics i gramaticals
Igual que qualsevol altra part del correu electrònic, l’assumpte ha d’estar lliure d’errors. D’aquesta manera s’assegurarà que no sembli gens professional ni mandrós, fins i tot abans que el lector tingui l’oportunitat d’obrir la nota.
- És possible que els correctors ortogràfics per correu electrònic no cobreixin les línies d’assumpte, així que tingueu especial cura amb els errors ortogràfics. Si us preocupa, copieu i enganxeu la línia d'assumpte en un document de Word o Google i feu-hi una correcció ortogràfica.
- És possible que la vostra línia d’assumpte no hagi de ser una frase completa. Tanmateix, eviteu els errors gramaticals habituals, com ara confondre "ells són", "els seus" i "allà" o "sou" i "els vostres".
Pas 4. Llegiu les línies del tema en veu alta per comprovar-ne la claredat
La millor manera d’assegurar-vos que els temes siguin senzills, concisos i escrits correctament és llegir-los en veu alta. Quan escolteu les vostres paraules, detectareu errors que no hauríeu de comprovar a la pantalla.
Si sou a un lloc públic, llegiu les paraules suaument
Advertiments
- No escriviu línies d'assumpte de correu electrònic rutinàries amb punts d'exclamació !!! o tots els majúscules. Perdràs credibilitat.
- No inicieu mai cap frase a l’assumpte que acabeu al contingut del vostre correu electrònic. Per exemple, no voldríeu escriure "Demanant-vos un favor que m'agradaria que féssiu …" a l'assumpte i, a continuació, obriu el correu electrònic amb "fes-ho abans de divendres".
