Tens por que el teu PowerPoint adormi el teu públic? O que començareu la presentació només per adonar-vos que la meitat de les diapositives no tenen sentit? Probablement us heu assentat en la vostra proporció justa d’avorrits PowerPoints i ara esteu decidits a que la vostra presentació serà millor. Amb alguns ajustaments fàcils, podeu obtenir un PowerPoint eficaç que el vostre públic us resultarà útil i atractiu.
Passos
Mètode 1 de 4: creació del vostre contingut
Pas 1. Escriviu el discurs abans de començar a crear el PowerPoint
És difícil fer una presentació si no sabeu què voleu dir. Fes una pluja d’idees sobre el que penses dir i divideix-la en trossos. A continuació, feu un esquema o anoteu notes per vosaltres mateixos. Fins i tot podeu crear un script breu.
Utilitzeu el vostre esquema o notes per ajudar-vos a decidir què cal incloure a les diapositives
Pas 2. Adapteu la informació perquè s’adapti al vostre públic
És probable que creeu presentacions molt diferents per a una classe d’estudiants de secundària enfront d’un grup d’executius d’empreses, encara que el tema sigui el mateix. Tingueu en compte l’edat i els antecedents mitjans dels membres del públic a l’hora d’escriure les diapositives. Presenteu les vostres idees de manera que siguin fàcilment digeribles.
- Si el vostre públic tindrà menys coneixements bàsics sobre el vostre tema, eviteu utilitzar l'argot i dediqueu una mica més de temps a explicar conceptes que han d'entendre.
- Si parleu amb persones que en saben molt sobre el tema, és probable que no necessiteu incloure tants antecedents i és possible que estigueu bé fent servir un argot comú.
- Per a un públic amb antecedents mixtos, podeu incloure una mica d’informació de fons segons sigui necessari, però pot ser que sigui mínim, de manera que els membres del públic molt ben informats no s’avorreixin.
Pas 3. Incloeu només informació essencial per millorar la llegibilitat
És probable que vulgueu proporcionar al vostre públic tota la informació que pugueu, però els costarà llegir diapositives que contenen text. No us preocupeu per escriure frases completes ni enumerar tots els detalls. Incloeu els aspectes més destacats, com ara els vostres punts principals, dades i conceptes clau.
- Suposem que feu una presentació explicant els resultats d’una enquesta que heu realitzat en un parc local. La vostra diapositiva pot incloure punts vius que diuen: "Enquesta realitzada durant 3 mesos", "Només adults inclosos", "El 62% vol equipament de jocs nou" i "El 32% vol instal·lar un splash pad".
- La vostra presentació no hauria d’incloure tot el que teniu previst dir.
Pas 4. Limiteu-vos a 5 línies de text per diapositiva amb fins a 6-8 paraules per línia
Voleu que el vostre públic escolti el que dieu i no llegeixi paràgrafs d’informació a les diapositives. Les diapositives més llargues haurien de tenir límit de 5 línies i la majoria de diapositives haurien de tenir de 2 a 4 línies de text. Trieu les vostres paraules amb cura perquè el públic només vegi allò que ha de recordar de la vostra presentació.
Això vol dir que les diapositives no podran contenir més de 40 paraules
Mètode 2 de 4: dissenyar la vostra presentació
Pas 1. Apliqueu una plantilla coherent que tingui un esquema de colors minimalista
No us estresseu massa pel vostre tema. No necessiteu una paleta de colors complicada ni un disseny únic per crear un PowerPoint atractiu. A la majoria de la gent li agrada un format senzill a la vista. Trieu una plantilla que inclogui 2-3 colors i un disseny senzill.
- Quan obriu una nova presentació de PowerPoint, s'obrirà automàticament la pestanya de plantilla. Podeu triar una plantilla destacada o cercar un estil específic. El millor és establir una plantilla abans de fer qualsevol altra cosa, ja que canviar la plantilla pot moure el posicionament del text i les imatges existents.
- Per exemple, podeu escollir una plantilla que tingui una vora simple i que faci servir un esquema de colors negre i groc o granat i blanc. Si representeu una organització, podeu utilitzar-ne els colors.
- Les presentacions de PowerPoint solen ser horitzontals, de manera que és millor no canviar l’orientació de la diapositiva a vertical.
Pas 2. Escolliu colors contrastats per al fons i text per facilitar la llegibilitat
Triar els colors equivocats pot dificultar la lectura de les diapositives. Si el fons és de color fosc, trieu un color clar per a la vostra font. Si utilitzeu un color clar per al fons, utilitzeu un tipus de lletra fosca. Utilitzeu els mateixos colors a totes les diapositives.
- Normalment està bé utilitzar els colors predeterminats per al tema que trieu. Tanmateix, podeu decidir canviar-los si el text es combina amb el fons.
- Podeu canviar els colors mitjançant el quadre de colors de la barra d'eines a la part superior de la pantalla.
- Per exemple, podeu utilitzar text blanc sobre fons granat o text negre sobre fons blanc. En general, el text clar sobre fons fosc és més fàcil de llegir.
- Utilitzeu sempre fons sòlids. Les impressions i els dissenys poden semblar agradables, però dificulten la lectura del text per al vostre públic.
- No utilitzeu mai vermell i verd junts ni blau i groc junts, ja que les persones amb daltonisme no podran llegir el material.
Pas 3. Trieu un tipus de lletra clar i llegible per als títols i el text del cos
Està bé fer servir un tipus de lletra únic per a tota la presentació, però és possible que preferiu utilitzar un tipus de lletra d’encapçalament per als títols de les diapositives i un tipus de lletra de text per a la informació del cos de les diapositives. Tanmateix, resistiu-vos a l'afany d'utilitzar diversos tipus de lletra per a diferents tipus d'informació, ja que pot fer que la vostra presentació sembli poc professional i pot confondre el públic.
- Igual que amb els colors, podeu decidir utilitzar els tipus de lletra predeterminats que vénen amb el tema que trieu. Tanmateix, assegureu-vos que la mida de la lletra no sigui massa petita.
- Veureu menús desplegables per a l’estil i la mida de la font a la barra d’eines de la part superior de la pantalla. Feu clic al menú per seleccionar l'estil i la mida que vulgueu.
- Les fonts sense serif com Arial i Helvetica són les més fàcils de llegir en una presentació de diapositives, de manera que són una opció fantàstica. Podeu utilitzar Arial per als vostres títols i Helvetica per al text del vostre cos.
- No utilitzeu una font divertida o ximple, com Comic Sans. Poden fer que el vostre PowerPoint sigui menys efectiu minant el vostre missatge.
Pas 4. Estableix el tipus de lletra entre 24 i 48 pt perquè sigui visible
Quan mireu la vostra presentació a la pantalla de l’ordinador, un tipus de lletra petit queda molt bé. Tanmateix, una vegada que la vostra presentació es projecta en una pantalla, aquest tipus de lletra pot ser massa petita perquè la majoria del vostre públic la pugui llegir. Estableix sempre el tipus de lletra com a mínim a 24 pt perquè la gent pugui veure el teu text i faci servir la mateixa mida de lletra per a totes les diapositives.
- Per veure si el tipus de lletra és prou gran, estigueu a 1,8 m (6 peus) de distància del monitor de l'ordinador i comproveu si podeu llegir el tipus de lletra.
- Tingueu en compte quantes persones hi haurà al vostre públic en configurar el tipus de lletra. Si feu una presentació en una petita sala de conferències, és probable que un tipus de lletra de 24 pt es vegi fantàstic. Tot i això, si us presenteu a un gran auditori, és possible que hàgiu d’utilitzar una font de 48 pt.
Pas 5. Alineeu el text a l'esquerra perquè sigui fàcil de llegir
Tot i que no hi ha cap norma que no pugui centrar el text, en general és més fàcil per al públic llegir text si està alineat a l'esquerra. D'aquesta manera, els punts vius s'alinearan perfectament. Si voleu que el text estigui al centre de la pàgina, només cal que reduïu la mida del quadre de text i utilitzeu el ratolí per moure el quadre al centre de la diapositiva.
També podeu omplir l'espai en blanc de la diapositiva amb una imatge
Pas 6. Utilitzeu text en negreta o ampliat per a títols o fets clau
Està bé ometre-ho, però és possible que tingueu alguns punts o dades que vulgueu ressaltar a la vostra presentació. Si és així, aneu en negreta amb aquest text o amplieu-lo lleugerament perquè destaqui. Assegureu-vos d’utilitzar-ho mínimament perquè el públic reconegui que el text ressaltat és important.
- Com a exemple, podeu atrevir les estadístiques que utilitzeu a la presentació. Podríeu escriure: "Fins a 64% d’alumnes van millorar les puntuacions de les proves”.
- De la mateixa manera, podeu utilitzar-lo per ressaltar una redacció específica, com ara "Majoritat Molt Satisfet amb serveis de parc."
Pas 7. Seleccioneu una transició bàsica de diapositives que no us distregui
Teniu moltes transicions divertides per triar i és possible que tingueu la temptació de fer volar, desaparèixer o girar les diapositives quan feu clic a la diapositiva següent. Tanmateix, els membres del públic troben això molest després d’unes diapositives i poden distreure el vostre missatge. En lloc d’això, trieu una transició senzilla i senzilla per passar de diapositiva a diapositiva.
- Podeu seleccionar i canviar les transicions fent clic a la pestanya Transicions de la part superior de la pantalla. Quan s'obre el menú, feu clic a la transició que vulgueu provar de veure una vista prèvia.
- La transició de fade és una gran opció. Quan feu clic a la diapositiva següent, el vostre costat actual s’esvairà per mostrar la nova diapositiva.
- També podeu provar la transició de la coberta, on sembla que la nova diapositiva es mou davant de la diapositiva antiga.
Pas 8. Limiteu les animacions i els efectes de so per obtenir un aspecte més professional
Probablement heu vist presentacions en què les paraules rebotaven a la pantalla o sonava un timbre quan canviava la diapositiva. Tot i això, la vostra presentació serà més eficaç si el vostre disseny és senzill. Utilitzeu aquestes funcions només si voleu ressaltar una diapositiva o informació determinada.
És possible que feu servir animacions en una sola diapositiva que sigui molt important per a la vostra presentació. Per exemple, si utilitzeu un gràfic per presentar algunes dades, podeu incloure un efecte de so només a la diapositiva del gràfic
Mètode 3 de 4: publicar el vostre contingut a les diapositives
Pas 1. Planifiqueu dedicar aproximadament 1 minut a cada diapositiva
No voleu canviar les diapositives amb massa freqüència perquè el vostre públic pot perdre el focus. En general, necessiteu aproximadament 1 diapositiva per cada minut de la vostra presentació. Incloeu la informació suficient a cada diapositiva per omplir aquest minut.
- La quantitat d'informació que necessiteu a cada diapositiva dependrà del que vulgueu dir. Penseu en quina explicació oferireu sobre cada punt per ajudar-vos a decidir quanta informació voleu incloure a cada diapositiva.
- No cal que passeu exactament 1 minut en cada diapositiva, però utilitzeu-lo com a pauta aproximada. Està bé passar 45 segons en una diapositiva i 90 segons en una altra. Tanmateix, intenteu evitar les diapositives en què només passeu de 20 a 30 segons.
- Us arrisqueu a perdre l’atenció del vostre públic cada vegada que canvieu les diapositives, de manera que no voleu fer-ho massa sovint.
Pas 2. Minimitzeu l'ús de la puntuació perquè desordenarà la diapositiva
Probablement us preocupa l’ús d’una mala gramàtica a la presentació, però un PowerPoint és diferent d’un assaig o informe. No us preocupeu per posar comes o punts al final de les llistes de vinyetes. A més, intenteu reduir les frases llargues perquè no necessitin puntuació. Està totalment bé tenir fragments de frases en un PowerPoint.
Si utilitzeu molta puntuació, és probable que tingueu massa informació a les diapositives. Torneu enrere i vegeu què podeu retallar per arribar a l’essencial
Pas 3. No utilitzeu totes les majúscules excepte els títols
Podríeu pensar que posar majúscules en una paraula o frase sencera posa èmfasi en la importància de les paraules, però és més difícil per al vostre públic llegir el text que apareix en majúscules. A més, la gent sol percebre el text en majúscula com un crit. Utilitzeu majúscules i minúscules per a tot el text del bloc a les diapositives perquè siguin fàcils de llegir.
Recordeu, sempre podeu atrevir paraules importants per cridar l'atenció sobre elles
Pas 4. Utilitzeu una llista de vinyetes per presentar els punts clau
Les llistes de vinyetes són el pa i la mantega d’una presentació de PowerPoint. La majoria de les diapositives consistiran en llistes de vinyetes de paraules i frases. Intenteu incloure uns 2-4 punts clau per diapositiva.
Si compareu o contrasteu un tema, podeu crear 2 columnes a la diapositiva. L’ideal és limitar cada columna a 3-4 pics perquè sigui encara fàcil de llegir
Pas 5. Mostra les dades en gràfics o gràfics perquè sigui fàcil d’entendre
Està bé si la vostra presentació no té gràfics ni gràfics, però utilitzeu-los si podeu. Un bon gràfic o gràfic augmentarà la professionalitat de la vostra presentació i els podreu crear fàcilment a PowerPoint. Dediqueu una diapositiva completa a un gràfic o gràfic si en feu servir una.
- Per exemple, podeu utilitzar un gràfic de barres per representar un augment de les vendes o un gràfic circular per representar el suport per a una posició.
- No utilitzeu més de 4 colors en un gràfic perquè la diapositiva es veurà massa ocupada.
Pas 6. Incloeu imatges o imatges d'alta qualitat per equilibrar les diapositives
Si voleu enlluernar el vostre públic, la majoria de les diapositives haurien d’incloure una imatge. Trieu fotos que il·lustrin o representin les vostres idees. Col·loqueu-los davant del text o a l'espai negatiu de la diapositiva. Utilitzeu les imatges per il·lustrar el contingut de les diapositives o per substituir el text.
- Utilitzeu 1 o 2 imatges per diapositiva, però no en feu més de 2.
- Comproveu que les vostres imatges quedaran bé quan es projectin sobre una pantalla.
- No utilitzeu imatges que no es corresponguin amb el vostre text perquè poden confondre el vostre públic. Per exemple, podeu fer una foto d’un pícnic si feu una presentació sobre parcs, però aquesta mateixa foto seria confusa si parleu d’assistència sanitària.
- Aneu amb compte quan utilitzeu imatges predissenyades. Alguns membres del públic poden semblar obsolets els dibuixos bàsics, de manera que només s’utilitzen imatges de qualitat.
Pas 7. Inseriu els vídeos que feu servir perquè siguin fàcils de veure
No cal que utilitzeu cap vídeo al vostre PowerPoint, així que no us preocupeu per això si encara no teniu previst fer-ne un. Tanmateix, és possible que vulgueu utilitzar un vídeo per donar suport a les vostres idees o il·lustrar un punt. Si és així, incorporeu-lo al PowerPoint perquè es reprodueixi fàcilment durant la presentació. D’aquesta manera, no haureu de fer clic al vostre PowerPoint per mostrar el vídeo.
Suposem que feu una presentació sobre l’obra Macbeth. És possible que tingueu previst utilitzar clips de pel·lícules d’escenes importants durant la presentació. Si els incrusteu serà més fàcil reproduir el clip mentre encara esteu en mode de presentació
Mètode 4 de 4: finalització del vostre PowerPoint
Pas 1. Reviseu la presentació per comprovar si hi ha errors ortogràfics i errors tipogràfics
Tothom comet errors, així que reviseu sempre el que escriviu abans de publicar-lo al món. Feu clic a les diapositives en mode de presentació per veure com quedaran per al vostre públic. Aneu a través de cada diapositiva per assegurar-vos que el títol i el text del bloc siguin correctes.
- Assegureu-vos de corregir els errors.
- Si podeu, demaneu a algú de confiança que també revisi la presentació. És possible que detectin errors que no veieu de seguida.
Pas 2. Practicar el discurs mentre es mouen les diapositives cap endavant i cap enrere
Sembla una tonteria, però és possible que us enganxeu durant la presentació quan sigui el moment de canviar les diapositives. Executeu la presentació diverses vegades per assegurar-vos que podeu fer clic a les diapositives sense problemes. No mireu les diapositives mentre feu la presentació, ja que això fa sentir al públic com si els llegís. En lloc d’això, consulteu un guió o notes si no podeu recitar el discurs de memòria.
- Practiqueu el vostre discurs davant d’un mirall o filmeu-lo vosaltres mateixos perquè pugueu fer les millores necessàries. A més, tingueu temps si teniu un límit de temps.
- És important anar endavant i enrere, ja que és possible que els membres del públic us demanin que aneu enrere. De la mateixa manera, podeu saltar una diapositiva accidentalment mentre feu clic cap endavant.
Pas 3. Comproveu que podeu veure el text des de molt lluny si és possible
Ja heu fet tot el possible per assegurar-vos que la vostra presentació sigui perfecta, però encara us podeu trobar amb diapositives borroses. Si podeu, reviseu el vostre PowerPoint a la pantalla del projector abans de fer la vostra presentació. Comproveu que les diapositives siguin fàcils de llegir fins i tot des de la part posterior de la sala. Si no els podeu veure, intenteu augmentar el tipus de lletra o augmentar la projecció.
Intenteu no us preocupeu si no podeu comprovar la vostra presentació prèviament. És probable que la vostra presentació estigui bé
Pas 4. Traieu els textos o imatges que siguin difícils de veure a la pantalla del projector
De vegades, una imatge que es veu perfecta a la pantalla de l'ordinador es converteix en una taca borrosa quan la projecteu a la pantalla. De la mateixa manera, el text pot ser fàcil de llegir a l'ordinador, però pot funcionar junts en mode de presentació. Si teniu problemes per llegir qualsevol cosa de la diapositiva, suprimiu-la. Intenteu substituir-lo si teniu temps abans de programar la presentació.
És millor tenir un espai buit a la diapositiva que tenir imatges o paraules que el vostre públic no pugui llegir. Probablement es distreuran intentant esbrinar què hi ha a la diapositiva
Pas 5. Demaneu a algú de confiança que vegi el vostre PowerPoint i doni comentaris
En la majoria dels casos, no us haureu de preocupar d’això. Tanmateix, és possible que vulgueu comentaris addicionals sobre una presentació molt important. Cerqueu algú que sigui similar a la demografia del vostre públic. Mostreu-los la vostra presentació i vegeu què en pensen.
- Per exemple, suposem que seràs un orador principal en una recaptació de fons. Es tracta d’una presentació força important, de manera que és possible que vulgueu que algú ho comprovi prèviament. Tanmateix, és probable que no necessiteu comentaris sobre totes les presentacions de treball que feu.
- Si la persona fa crítiques constructives que tinguin sentit, és possible que reviseu el vostre PowerPoint.
Consells
- És més probable que el vostre públic escolti el vostre discurs i prengui notes si teniu menys text a les diapositives.
- Assegureu-vos de desar la feina sovint.
- Utilitzeu captadors d’atenció per aconseguir que els oients s’interessin pel vostre tema.
- Memoritzeu la vostra informació per no llegir la presentació. El vostre PowerPoint hauria de donar suport al vostre discurs com un esquema.
- Assegureu-vos que pugueu llegir totes les diapositives abans de pronunciar el discurs.
- No utilitzeu tipus de lletra o imatges ximples, ja que us poden semblar poc professionals.
