Les empreses contracten professionals de recursos humans per gestionar des de problemes de nòmines i polítiques fins a queixes legals. Si teniu alguna pregunta legal o política, o teniu algun problema greu amb algun dels vostres companys de feina, potser haureu de posar-vos en contacte amb un representant del departament de recursos humans. Els recursos humans també poden ser el primer departament amb el qual contacteu en una empresa concreta. És una bona idea iniciar aquesta conversa amb un correu electrònic senzill i formal per presentar la persona al vostre problema específic.
Passos
Mètode 1 de 3: escriure i enviar el correu electrònic
Pas 1. Adreça el correu electrònic a la persona adequada
Consulteu el directori de recursos humans i comproveu si hi ha una persona assignada per gestionar el tipus de problema que necessiteu. També pot haver-hi un punt de contacte assignat al vostre departament de l’empresa. Si us preocupa que el vostre problema es prengui seriosament, també podeu contactar directament amb el responsable de recursos humans.
Comproveu que només s’adreça al correu electrònic a la persona amb qui voleu contactar. Sobretot si es tracta d’un problema privat o sensible, no voleu enviar-lo a la persona equivocada per accident. Tingueu especial cura de suprimir qualsevol llista que enviï el correu electrònic a un grup determinat d'empleats
Pas 2. Escriviu una línia d'assumpte específica que indiqui que cal fer una acció
Una línia d’assumpte clara que comuniqui tant el vostre problema com el nivell d’urgència que li assigneu ajudarà els recursos humans a prioritzar el vostre problema. Si deixeu aquesta línia en blanc o poc clara, la vostra correspondència pot quedar enterrada a la safata d’entrada d’algú.
Utilitzeu línies com ara: "Problema legal: cal fer una acció", "Canvi de circumstàncies personals - cal atenció immediata", "Pregunta de política urgent" o "Entrevista recent: gràcies"
Pas 3. Utilitzeu salutacions formals al començament i al final del correu electrònic
Voleu establir un to formal i professional al principi d’aquesta conversa. Això ajudarà als recursos humans a saber que esteu tractant el problema seriosament. Fins i tot si coneixeu personalment el representant, recordeu que es tracta d’un debat professional i no només amable.
Comenceu per "Benvolgut [nom complet del representant]" i acabeu amb "Sincerament" o "Gràcies pel vostre temps, [El vostre nom complet]"
Pas 4. Escriviu contingut clar, directe i específic
Mantingueu les frases curtes i al punt. No proporcioneu més informació de la necessària, ja que no voleu que el lector s’enfonsi al correu electrònic. No inclogueu cap detall que pugui confondre els recursos humans sobre el vostre problema. Podeu abordar detalls complicats en persona.
Pas 5. Descriviu el problema amb precisió
Expliqueu la naturalesa exacta del vostre problema. Proporcioneu una cronologia de quan va començar o començarà el problema. Aclariu si creieu que es tracta d’un problema legal o d’un problema que pot gestionar la pròpia empresa.
Si contacteu amb recursos humans per preguntar-vos sobre oportunitats laborals, no introduirà cap problema. Més aviat, presenteu-vos i expliqueu el vostre contacte passat amb l'empresa. Tingueu clar quines accions espereu o voldríeu que fes el representant
Pas 6. Tingueu en compte si teniu documentació del vostre problema
Els recursos humans voldran saber de seguida com abordar problemes legals o de política. La vostra documentació pot afectar la seva resposta, ja que ajudarà a aclarir tant la gravetat del problema com les repercussions legals que pugui tenir un empleat en particular. Feu que el vostre representant tingui coneixement de totes i cadascuna de les “proves” que tingueu a la vostra disposició i ofereu-vos-ho per portar-lo a una reunió presencial.
- Si és possible, voldreu presentar proves de problemes legals als recursos humans. Malauradament, la majoria dels departaments de recursos humans intentaran protegir l’empresa si poden.
- Si pateix assetjament o discriminació, guardeu un registre de les dates dels incidents i deseu qualsevol correspondència escrita que inclogui un llenguatge incriminatori.
- Conserveu còpies electròniques i en paper de qualsevol documentació que proporcioneu a recursos humans. Heu de conservar l'original i proporcionar-ne còpies de recursos humans.
Pas 7. Expliqueu què heu fet per solucionar el problema
És possible que ja hàgiu intentat resoldre el problema abans de contactar amb recursos humans. Potser heu mantingut una conversa amb el vostre cap o company de feina o fins i tot els heu notificat que us posaríeu en contacte amb recursos humans. El representant agrairà tenir aquesta informació, ja que els ajudarà a entendre qui ja és conscient del problema.
Per a qüestions de circumstàncies personals canviants, aquesta comunicació pot semblar menys formal. Si, per exemple, teniu permís de maternitat o paternitat, és probable que ja hàgiu informat el vostre cap del vostre estatus i simplement seguiu els recursos humans
Pas 8. Demaneu una reunió presencial
Una reunió on seure cara a cara amb el seu representant us ajudarà a debatre el problema amb detall. Això proporcionarà al representant l’oportunitat de fer qualsevol pregunta de seguiment o aclariment. El vostre correu electrònic és el lloc perfecte per començar a programar aquesta reunió crítica. Informeu-los dels blocs del vostre horari i demaneu-los que planifiquin en conseqüència.
Pas 9. Assegureu-vos que la vostra informació de contacte estigui inclosa
És possible que els recursos humans us vulguin posar en contacte amb vosaltres per telèfon, de manera que incloeu diversos mètodes de contacte a la part inferior del correu electrònic. Aquesta informació pot anar directament a sota del vostre nom després de tancar la sessió de la correspondència. Comproveu la precisió dels números de telèfon i dels correus electrònics que heu proporcionat.
Pas 10. Editeu el correu electrònic per detectar errors tipogràfics, ortogràfics i gramaticals
La majoria dels serveis de correu electrònic tenen un servei de correcció ortogràfica. A continuació, llegiu el vostre correu electrònic per detectar errors gramaticals, paraules que falten i qüestions de claredat.
Mètode 2 de 3: seguiment d’un correu electrònic enviat
Pas 1. Agraïu els recursos humans per qualsevol resposta que enviïn
En primer lloc, agraïu al representant que s’hagi dedicat el temps necessari per examinar el vostre cas, ja que això donarà immediatament un to de cortesia a la vostra conversa. Assegureu-vos de respondre ràpidament a qualsevol resposta enviada pels recursos humans. Això us indicarà que esteu preocupat pel problema i també us hauria de comunicar el desig d’abordar-lo més aviat que tard.
Pas 2. Organitzeu el material necessari per a la vostra reunió presencial
Prepareu-vos per a la reunió creant una carpeta de fitxers especial que contingui tots els documents que vulgueu portar. Si teniu alguna pregunta sobre polítiques, porteu el manual dels empleats amb les polítiques específiques marcades. Això ajudarà a la reunió a funcionar sense problemes un cop arribeu.
Pas 3. Penseu en la possibilitat de contractar assessor legal si planteja problemes legals
Si us preocupa protegir-vos de qualsevol acció que pugui emprendre la vostra empresa, parleu amb un advocat. Poden proporcionar-vos informació sobre els vostres drets i podeu decidir portar-los a qualsevol reunió presencial. És possible que vulgueu informar els recursos humans dels vostres plans per contractar un advocat si opteu per aquesta via.
Assegureu-vos que sou conscients dels costos associats a la contractació d’un advocat. La majoria costaran, de manera que haureu de pesar aquestes preocupacions pressupostàries amb la vostra necessitat de protecció legal
Pas 4. Envieu un correu electrònic per segona vegada si heu esperat una setmana sense resposta
Generalment, es considera que una setmana és el temps adequat per esperar abans d’enviar un correu electrònic de seguiment. Si teniu un problema especialment urgent, podeu enviar-ne un seguiment al cap de 24 hores. En lloc de preocupar-vos que estigueu molestant al vostre representant, recordeu que tenen moltes responsabilitats. És possible que necessitin un recordatori que en sou un.
Mètode 3 de 3: decidir si voleu contactar amb RRHH
Pas 1. Resol el problema pel teu compte, si pots
Si teniu un problema senzill i no legal que no es relaciona amb la política de l’empresa, és possible que el pugueu solucionar tot sol. Si és possible, parleu del problema amb el vostre cap o companys de feina per solucionar el problema amb ells. Els recursos humans agrairan conèixer els passos que heu fet per trobar una solució abans d’arribar-hi.
Si, per exemple, creieu que el vostre cap us programa molts caps de setmana, parleu primer amb el vostre cap. Tampoc no voleu anar als recursos humans amb una queixa que no sigui crítica, com ara "No m'agrada la meva oficina"
Pas 2. Reviseu el manual dels empleats per comprovar les polítiques de la vostra empresa
És possible que us sembli que infringiu la política de l’empresa. Abans de contactar amb els recursos humans, torneu a llegir les polítiques específiques relacionades amb el vostre problema. Voldreu poder citar aquests exemples en qualsevol discussió que tingueu sobre recursos humans.
Per exemple, si us preocupa que no rebeu prou pauses durant les hores de treball, consulteu les regles escrites sobre els horaris de pausa. És possible que la vostra empresa només tingui una política de ruptura informal, més que no pas codificada, que significa que els recursos humans no poden fer molt per ajudar-vos a títol oficial
Pas 3. Poseu-vos en contacte amb els recursos humans immediatament si us assetgen a la feina
No dubteu a posar-vos en contacte amb vosaltres si esteu experimentant algun tipus d’assetjament verbal, físic o sexual per qualsevol font de la feina. Esteu protegit legalment d’aquest tipus de comportament i els recursos humans estan obligats a ajudar-lo i protegir-lo.
No espereu, però, que els recursos humans puguin mantenir converses fora del registre sobre aquests problemes. Un cop l’informeu, hauran d’actuar
Pas 4. Contacteu amb els recursos humans si les vostres circumstàncies personals canvien
Els recursos humans us poden ajudar a planificar qualsevol canvi en la vostra situació laboral, com ara si esteu preparant-vos per obtenir un permís de maternitat. Podran assegurar-vos que rebeu tots els avantatges i la cobertura. També poden posar-se en contacte amb persones de l’empresa que necessiten informar-se de les vostres circumstàncies canviants.
Pas 5. Contacteu amb els recursos humans si necessiteu protecció governamental
A la feina es poden produir certes situacions que donen dret a la protecció o compensació del govern. Si, per exemple, us lesioneu al lloc de treball, els recursos humans us poden ajudar a coordinar la cobertura de les vostres despeses mèdiques.
Probablement, això requerirà que empleneu tràmits amb recursos humans, així que estigueu preparats per a aquest procés
Pas 6. Contacteu amb els recursos humans si voleu accedir a la formació laboral
És possible que hi hagi programes de formació o mentoria disponibles que us permetin avançar a la vostra empresa. Els recursos humans us poden proporcionar tota la informació necessària sobre aquestes opcions i, possiblement, coordinar la vostra entrada a aquests programes. Aquesta podria ser una gran oportunitat per portar la vostra carrera al següent nivell.
Pas 7. Demaneu ajuda als recursos humans amb els allotjaments necessaris
Els recursos humans també us poden ajudar a atendre qualsevol necessitat individual que pugueu tenir a la feina. El vostre entorn de treball ha d’incloure recursos que us permetin gaudir de les mateixes oportunitats per tenir èxit que qualsevol altre empleat.
Si creieu que no hi ha recursos minusvàlids adequats, per exemple, els recursos humans solucionaran aquest problema. El departament també pot treballar amb vosaltres per garantir que hi hagi un lloc designat per a les mares lactants
Pas 8. Arribeu als recursos humans si busqueu feina
De tant en tant, posar-se en contacte amb un representant de recursos humans en una empresa concreta us pot permetre rebre informació sobre oportunitats de feina actuals o oportunitats d’entrevistes informals “informatives” amb empleats actuals. També podeu contactar amb recursos humans per donar les gràcies per una entrevista recent que heu realitzat amb la seva empresa.
Si no rebeu cap resposta al cap d’una setmana, podeu enviar un correu electrònic de seguiment. Després d'això, és possible que hagueu de deixar anar aquesta empresa
Pas 9. Eviteu contactar amb recursos humans amb greuges personals
Recordeu que els recursos humans funcionen primer per a l’empresa, de manera que no són les persones a qui han d’anar si només voleu desafavorir-los. Tot i que no heu d’evitar denunciar cap situació que us faci sentir incòmode o discriminat, tingueu cura de distingir entre qüestions que poden ser simplement molestes o mesquines i problemes legals més greus.