Aquest wikiHow us ensenya a utilitzar la funció "Combinar correu" a Microsoft Word. La combinació de correu us permet utilitzar un full de càlcul d’informació de contacte per assignar automàticament una adreça, un nom o una altra informació diferent a cada còpia d’un document. Això és útil per personalitzar butlletins o declaracions, ja que no cal escriure a mà el nom o l'adreça de cada persona a la part superior de cada document.
Passos
Part 1 de 3: Creació d'un full de contacte
Pas 1. Obriu Microsoft Excel
La icona de l'aplicació de Microsoft Excel s'assembla a una "X" blanca sobre un fons verd fosc. S'obrirà la pàgina Excel "Nova".
Si ja teniu un full de contacte a Excel, aneu a importar els contactes d'Excel
Pas 2. Feu clic a Llibre de treball en blanc
Es troba a la part superior esquerra de la pàgina "Nou". S’obrirà un document Excel nou i en blanc.
Pas 3. Afegiu les capçaleres de contacte
Començant a la cel·la A1 i des d'allà, introduïu les capçaleres següents:
- FirstName: els noms dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel A1).
- Cognom: els cognoms dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel B1).
- Tel: els números de telèfon dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel C1).
- StreetAddress: les adreces dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel D1).
- Ciutat: les ciutats de residència dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel E1).
- Estat: els estats de residència dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel F1).
- ZIP: els codis postals dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel G1).
- Correu electrònic: les adreces de correu electrònic dels vostres contactes apareixeran en aquesta columna (cel H1).
Pas 4. Introduïu la informació dels vostres contactes
A partir de la columna A, cel·la 2, comenceu a introduir la informació de contacte de cadascuna de les persones per a les quals voleu generar una combinació de correu.
Assegureu-vos que aquesta informació sigui exacta abans de continuar
Pas 5. Deseu el document
Per fer-ho:
- Windows: feu clic a Dossier, feu clic a Guardar com, feu doble clic Aquest PC, feu clic a una ubicació desada a la part esquerra de la finestra, escriviu el nom del document al quadre de text "Nom del fitxer" i feu clic a Desa.
- Mac: feu clic Dossier, feu clic a Guardar com…, introduïu el nom del document al camp "Desa com a", seleccioneu una ubicació desada fent clic al quadre "On" i fent clic a una carpeta i feu clic a Desa.
- Tingueu present la ubicació desada seleccionada: més endavant haurà de trobar el full de càlcul d'Excel.
Pas 6. Tanqueu Excel
Feu clic a X a l'extrem superior dret d'Excel (Windows) o al cercle vermell a l'extrem superior esquerre (Mac). Ara podeu procedir a crear la combinació de correu al Microsoft Word.
Part 2 de 3: importació de contactes a Word
Pas 1. Obriu Microsoft Word
La icona de l'aplicació Word té l'aspecte d'una "W" blanca sobre fons blau fosc. Igual que amb Excel, s'obrirà la pàgina "Nova".
Si teniu un document de Microsoft Word existent al qual voleu importar els contactes d'Excel, feu-hi doble clic per obrir-lo i ometre el pas següent
Pas 2. Feu clic a Document en blanc
És un quadre blanc a la part superior esquerra de la pàgina. S'obrirà un document en blanc de Microsoft Word.
Pas 3. Feu clic a la pestanya Mailings
Aquesta pestanya es troba a la part superior de la finestra de Microsoft Word. Aquí apareixerà una barra d'eines just a sota de la fila de pestanyes.
Pas 4. Feu clic a Selecciona destinataris
Es troba a la secció "Inicia la combinació de correu" de Enviaments barra d'eines. En fer-ho, apareixerà un menú desplegable.
Pas 5. Feu clic a Utilitza una llista existent …
Aquesta opció la trobareu al menú desplegable. S'obrirà una finestra nova.
- Si voleu utilitzar contactes de l'Outlook, podeu seleccionar el fitxer Trieu un dels contactes de l'Outlook al menú desplegable.
- També podeu escriure una llista temporal d’informació de contacte a Word seleccionant Escriviu una llista nova opció. Això és útil quan només necessiteu crear un grapat d'informació de contactes.
Pas 6. Seleccioneu el full de contacte de Microsoft Excel
A la part esquerra de la finestra, feu clic a la carpeta on heu desat el full d'Excel i, a continuació, feu clic al full d'Excel per seleccionar-lo.
Pas 7. Feu clic a Obre
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 8. Confirmeu la decisió
Feu clic al nom del full d'Excel a la finestra emergent i, a continuació, feu clic a D'acord a la part inferior de la finestra. El full d'Excel es seleccionarà com la ubicació des de la qual es carregaran els vostres contactes.
Assegureu-vos que la casella de selecció "Primera fila de dades conté capçaleres de columna" a la part inferior d'aquesta finestra està marcada
Part 3 de 3: Ús de la combinació de correu
Pas 1. Aneu al lloc on voleu inserir la informació de contacte
Cerqueu el lloc on voleu inserir la informació de contacte (per exemple, la part superior del document) i feu-hi clic per col·locar-hi el cursor.
Pas 2. Feu clic a Insereix camp de combinació
És una opció a la secció "Escriu i insereix camps" del fitxer Enviaments fitxa. Apareixerà un menú desplegable.
És possible que hagueu de fer clic a Enviaments de nou abans de fer això.
Pas 3. Seleccioneu un tipus d'informació
Al menú desplegable, feu clic al nom d'una de les capçaleres del document d'Excel per inserir-lo.
Per exemple, feu clic a Nom al menú desplegable si voleu inserir una etiqueta per als noms dels contactes.
Pas 4. Afegiu altra informació si cal
Això pot incloure adreces de contactes, cognoms, números de telèfon, etc.
Pas 5. Feu clic a Finalitza i combina
Es troba a l'extrem dret de la Enviaments barra d'eines de la pestanya. Això demana un menú desplegable.
Pas 6. Seleccioneu una opció de combinació
Feu clic a una de les opcions següents:
- Editeu documents individuals - Obre el document de cada destinatari, cosa que us permet personalitzar més els documents.
- Imprimeix documents … - Us permet imprimir una còpia del vostre document per a cada persona que apareix al full de contacte.
- Envia missatges de correu electrònic … - Permet enviar els documents com a correus electrònics. Les adreces de correu electrònic dels contactes se seleccionaran com a adreces de correu electrònic de destinació.
Pas 7. Seguiu les instruccions que apareixen a la pantalla
En funció de l’opció seleccionada, tindreu un formulari addicional per revisar (per exemple, si heu seleccionat Correu electrònic, haureu d'introduir un tema i, a continuació, feu clic a D'acord). En fer-ho, es completarà el procés de combinació de correu.