Tot i que avui en dia no s’utilitzen amb tanta freqüència, la màquina de fax continua sent un dispositiu important per transmetre documents, formularis i notes escrites a mà de manera ràpida i eficaç, especialment en un entorn d’oficina. Una màquina de fax utilitza un telèfon fix actiu per enviar i rebre documents i fer-ne un és tan fàcil com marcar un número de telèfon. Un cop hàgiu configurat correctament la màquina de fax i us familiaritzeu amb els mètodes per enviar i rebre un fax, enviarà documents amb facilitat en un tres i no res.
Passos
Part 1 de 3: Configuració de la màquina de fax
Pas 1. Col·loqueu la màquina de fax
Col·loqueu la màquina de fax sobre una superfície plana a prop de les preses de corrent i d’una presa de telèfon. Assegureu-vos que l'alimentació del paper estigui orientada cap a l'exterior. Això ajudarà a evitar que els faxos entrants i els documents escanejats s’enganxin entre la paret i la màquina i evitarà que es facin malbé.
Pas 2. Connecteu la font d'alimentació
Connecteu el fax a la presa de corrent més propera. Assegureu-vos que la connexió sigui sòlida i que l’endoll s’adapti correctament a la presa de corrent. Un cop el fax estigui connectat a la font d'alimentació, assegureu-vos que romangui apagat durant la resta de la configuració.
Pas 3. Assegureu la línia telefònica
Una màquina de fax utilitza una línia telefònica per enviar i rebre dades per crear i imprimir documents. No funcionaran mitjançant una línia telefònica basada en Internet. Assegureu-vos de tenir una línia de telèfon activa i un número de telèfon per a la màquina de fax perquè l’equip pugui transmetre i rebre senyals per crear els documents.
Truqueu al vostre proveïdor de cable i telèfon per configurar un telèfon fix si cal
Pas 4. Connecteu el cable del telèfon
Cal connectar un cable de telèfon estàndard a la presa de telèfon de la màquina de fax, que normalment es troba a la part posterior de la màquina. L'altre extrem del cable s'hauria de fixar directament a la presa de telèfon més propera de la paret. Comproveu de nou que el cable estigui connectat a la màquina i al connector del telèfon de la paret.
Pas 5. Afegiu paper i tinta
El fax requerirà un subministrament de paper i tinta per crear i imprimir els documents entrants. Assegureu-vos de tenir aquests subministraments a mà.
- Abans d’inserir el paper, ventileu-lo o feu-lo passar per la pila de paper per assegurar-vos que no s’enganxen. Això ajudarà a evitar encallaments de paper.
- Cada màquina allotjarà un determinat tipus, mida i nombre de cartutxos de tinta. Reviseu les instruccions de la màquina per decidir quina tinta funciona millor amb la vostra màquina.
Pas 6. Comproveu la connexió
Un cop connectada la màquina de fax i inserit el paper i la tinta, engegueu la màquina i comproveu la connexió telefònica. La connexió ha de ser segura per poder utilitzar el fax.
- Comproveu que la línia fixa estigui correctament connectada agafant el receptor de la màquina de fax si està disponible al dispositiu. El receptor hauria d’assemblar-se a un telèfon. Escolteu el brunzit d'un to de marcatge que us indicarà que la connexió és segura.
- Si el fax no té un receptor, podeu connectar un telèfon mitjançant la presa de telèfon externa de la màquina de fax. Si la connexió és sòlida, hauríeu d’escoltar el soroll d’un to de marcatge.
Part 2 de 3: Enviar un fax
Pas 1. Engegueu la màquina
Assegureu-vos que l’aparell està engegat i que el cable telefònic està ben fixat abans d’enviar un document. És possible que vulgueu comprovar si el receptor té un to de marcatge per assegurar-vos que la connexió és segura.
Pas 2. Utilitzeu un full de portada
Un full de portada és una bona manera de garantir que el document arribi a la persona correcta. Això és particularment útil quan s’envien faxos a una empresa on diversos empleats poden utilitzar el mateix dispositiu. Un full de portada hauria d’incloure el nom del destinatari, el seu número de fax i el vostre, la vostra informació de contacte i el nombre de pàgines que el destinatari hauria d’esperar rebre al fax.
Incloure el recompte de pàgines a la portada és útil per al destinatari, de manera que sabrà si ha rebut totes les pàgines necessàries
Pas 3. Ordeneu els documents correctament
Assegureu-vos d’afegir números de pàgina i de col·locar les pàgines del document en l’ordre que desitgeu que es rebin. No voleu que el destinatari desconcerti les pàgines. Això pot provocar confusió i pot interferir amb el significat previst darrere del document. Ordenar les pàgines i numerar-les assegurarà una transferència eficient d’informació.
Pas 4. Inseriu els documents a l'escàner
La majoria de màquines de fax requeriran que col·loqueu el document cap per amunt o cap per avall a la part de l'escàner de la màquina de fax. No hi ha cap mètode estàndard en tots els dispositius. La majoria de màquines de fax indicaran quin mètode s’ha d’utilitzar amb un símbol de lectura fàcil a la part frontal del dispositiu.
Pas 5. Marqueu el número de fax del destinatari
Feu servir el teclat de la part frontal del fax per marcar el número de fax del destinatari, inclòs el prefix. Si envieu un document per fax internacionalment, heu d’inserir el codi del país. Si hi ha un número corporatiu que s'utilitza per marcar externament (sovint "7" o "9"), assegureu-vos de prémer aquest dígit abans del codi d'àrea o país i el número de fax.
Pas 6. Envieu els documents
Un cop hàgiu marcat el número, la majoria de màquines de fax requeriran que premeu el botó "enviar" o "iniciar" per transmetre el document. Mireu com el document es transmet en cas que hi hagi un error o un embús de paper. Quan la transferència de documents s'hagi realitzat correctament, el fax amb la impressió d'un informe de progrés o pàgina de confirmació. Si rebeu un missatge d'error, proveu d'enviar el document de nou.
Part 3 de 3: Recepció d'un fax
Pas 1. Comproveu la connexió
Assegureu-vos que la màquina de fax estigui engegada. També és important assegurar-se que la màquina de fax estigui connectada a una font d'alimentació i a la presa de telèfon per rebre faxos. És possible que vulgueu agafar el receptor i escoltar el to de marcatge per garantir una connexió adequada.
Pas 2. Inspeccioneu el subministrament de paper i tinta
Voleu proporcionar suficient paper i tinta a la màquina de fax. Si rebeu molts documents per fax, assegureu-vos de revisar aquests subministraments amb freqüència. En cas contrari, això us pot impedir rebre un document en la seva totalitat o retardar la seva arribada.
Pas 3. Escolteu el to de trucada
La màquina de fax sonarà o farà sonar una connexió telefònica quan rebi un document entrant. La màquina està configurada per processar aquests documents automàticament, de manera que no esteu obligats a fer res en aquest moment. Eviteu prémer els botons de la màquina durant aquest temps o bé es pot alterar o desconnectar la connexió.
Pas 4. Reviseu el document
Un cop la màquina de fax hagi rebut el document amb èxit, imprimirà les pàgines en l'ordre en què van ser col·locades pel remitent. Reviseu el full de portada per assegurar-vos que sou el destinatari previst i que totes les pàgines s'han transmès i imprès amb èxit.
Pas 5. Seguiment amb el remitent
Si voleu confirmar que heu rebut el fax o si us preocupa que no rebeu tota la informació necessària, és possible que vulgueu fer un seguiment amb el remitent per telèfon o correu electrònic. La informació de contacte es pot incloure al full de portada, de manera que consulteu aquesta pàgina si no teniu a mà la informació del remitent.
