A l’època dels telèfons mòbils, l’etiqueta telefònica ha passat en gran mesura pel camí. Saber rebre missatges segueix sent útil quan esteu treballant a una oficina o rebent trucades per a una altra persona. És clau ser educat, escriure-ho tot i enviar el missatge amb promptitud.
Passos
Pas 1. Contesteu el telèfon
La persona que hi ha a l’altre extrem demana el vostre supervisor immediat o company de feina que no estigui al seu escriptori. El primer que heu de fer és dir: "En aquest moment no està disponible. Puc rebre un missatge?" Suposant que diuen que sí, continueu amb el següent pas. Si diuen que no, insisteix que almenys et permetran ajudar-los. Si es neguen educadament, demaneu a la persona que, com a mínim, us indiqui el seu nom i el seu nom comercial; assegureu-vos d’assenyalar el número de identificador de trucada i també feu saber a la persona un bon moment per tornar-ho a provar. Recordeu que heu de preguntar si podeu fer alguna cosa més; és possible que vulguin tornar a trucar i deixar un missatge al contestador automàtic. Assegureu-vos de permetre a qui va fer la trucada qui va trucar i quan es podria tornar a provar.
Pas 2. Escriviu tot el que diuen
És possible que no cregueu que el que diuen és important, però la persona per la qual escriviu el missatge pot pensar que sí. Si cal, demaneu-los que repeteixin informació.
Pas 3. Digueu adéu (i "Si us plau" si és aplicable)
Pas 4. Doneu el missatge a la persona el més aviat possible o deixeu-lo en algun lloc on el trobi
Consells
- Ser cortès.
- Escriviu amb una escriptura a mà ordenada.
- Assegureu-vos que no escriviu l’error. No voldríeu que la persona que rep el missatge tingués una idea equivocada.
