Tant si sou un jove parpell que mai no havia sentit a parlar d’un fax, ni si heu estat a prop del barri però us heu oblidat, probablement haureu de saber com enviar un fax en algun moment. Tingueu en compte que hi ha diverses variacions entre les màquines de fax, de manera que, si les teniu a mà, heu de consultar el manual o les instruccions del vostre equip personal. Per utilitzar la majoria de màquines cal inserir una carta de presentació, marcar el número de fax i enviar el fax al seu pas.
Passos
Mètode 1 de 2: abans d'enviar el fax
Pas 1. Creeu la carta de presentació
Les màquines de fax sovint són compartides per oficines o diverses persones dins d’una oficina. Com que tothom pot veure un fax enviat a una màquina de fax, és una bona idea incloure una carta de presentació. Això assegurarà que el fax arribi a la persona correcta.
La carta de presentació inclou informació com el nom del destinatari, el contingut del fax i quantes pàgines inclou. També ha d’incloure la informació del remitent, com ara el nom i el número de fax, perquè el destinatari sàpiga de qui ha vingut i pugui respondre si cal
Pas 2. Marqueu el número de fax
A continuació, haureu de marcar el número de fax de la mateixa manera que ho faríeu per telèfon. A la majoria de màquines de fax noves, no caldrà marcar el prefix per a un número local, però encara és necessari per als números de llarga distància. Algunes màquines de fax requereixen el codi d’àrea independentment de la ubicació. Consulteu o demaneu informació sobre la vostra màquina.
- El codi de país (el número 1 dels telèfons i números de fax dels EUA) també de vegades s'haurà de marcar abans dels números locals, però només quan també es requereixi el codi d'àrea. El codi de país és gairebé sempre necessari per marcar números de llarga distància.
- Sovint també haureu de marcar 9 abans de marcar números de llarga distància. Consulteu les especificacions de la vostra màquina de fax individual o consulteu-la.
- Assegureu-vos que el número que utilitzeu sigui el número de fax i no el número de telèfon de la persona a qui intenteu arribar. Sovint, els números apareixen un al costat de l’altre a les targetes de visita i és fàcil llegir-lo malament o mirar el número incorrecte.
Pas 3. Determineu el mètode d’alimentació
Quan col·loqueu el material per enviar per fax a la màquina, haureu de col·locar-los en la direcció adequada. El paper s’escanejarà, de manera que si el paper està enfocat de manera equivocada només s’escanejarà la part posterior i el fax que envieu quedarà en blanc. Assegureu-vos que els papers estan orientats cap a la part dreta cap amunt abans d’enviar el fax.
-
Diferents màquines de fax s’alimenten de maneres diferents. Útilment, totes les màquines de fax estan etiquetades amb la direcció adequada per col·locar els papers. En algun lloc proper a la zona on alimenteu el paper, busqueu el símbol d’un full de paper amb una cantonada doblegada. Veureu en aquest símbol que un costat del full té línies i l’altre costat està en blanc.
- Si la cantonada plegada té les línies, això vol dir que els fulls s’han d’introduir a la màquina de fax amb la cara en blanc mirant cap amunt.
- Si la cantonada plegada està en blanc, vol dir que heu d’alimentar la màquina amb la cara frontal del paper mirant cap amunt.
Pas 4. Envieu per fax el material adequat
Les màquines de fax funcionen millor amb paper de mida estàndard. L'enviament de qualsevol cosa de mida no estàndard pot no funcionar o pot encallar o danyar la màquina de fax. Si heu d’enviar alguna cosa de mida no estàndard, com ara una còpia del rebut, voldreu fer primer una fotocòpia de l’article i enviar-la per fax.
El paper de mida més comuna per a les màquines de fax, com passa amb les impressores, és el paper de capçalera A4 o americà
Mètode 2 de 2: enviament del fax
Pas 1. Utilitzeu la màquina de fax per enviar el fax
Un cop hàgiu fet tot el que s'ha indicat anteriorment, ja podreu enviar el fax. Amb el paper inserit correctament i el número marcat, podeu prémer enviar. Aquest botó sol ser gran i ben etiquetat. Això és! Ja heu enviat el fax.
Notareu que, després de prémer la tecla d'enviament, la màquina emetrà una sèrie de sons sonors i sonors. Això és normal. Aquests sons són la forma en què les màquines de fax es comuniquen entre elles. Quan hagi passat un fax amb èxit, normalment escoltarà un so llarg i clar després d’uns minuts. Quan un fax es troba amb un problema i no es produeix, normalment se sentirà com un horrorós tipus de mort. Si sentiu aquest horrible so, hauríeu de comprovar el fax per avaluar el problema
Pas 2. Utilitzeu Internet per enviar un fax
També és possible utilitzar Internet per enviar material a un fax. Hi ha una sèrie de serveis que es poden utilitzar, la majoria costen diners. Tanmateix, això pot suposar una inversió intel·ligent si no envieu faxos molt sovint i no voleu comprar una màquina de fax ni tractar amb serveis com FedEx.
- PamFax és un excel·lent servei de fax per Skype. No obstant això, aquest programa cobra una petita tarifa.
- HelloFax és un servei que integra bé Google Drive, que permet enviar documents de Google fàcilment per fax. Inclou un cert nombre de faxos gratuïts i, a continuació, cobra una tarifa.
Pas 3. Utilitzeu el correu electrònic per enviar un fax
Segons el número al qual envieu el fax, és possible que només envieu el fitxer per correu electrònic a la màquina de fax sense cap cost. Tot i això, heu de tenir en compte que aquest mètode només cobreix un nombre limitat de números de fax i només pot enviar informació limitada.
- Podeu comprovar si el número de fax està cobert mirant en línia.
- Utilitzeu aquesta fórmula per crear l'adreça a la qual enviarà el correu electrònic: "remote-printer. [email protected]"
- Elimineu els pressupostos, canvieu els números pel número de fax (incloent-hi el codi de país i d'àrea) i el primer i l'últim pel nom de la persona a qui l'envieu.
- Tingueu en compte que només el text del quadre de text apareixerà al fax. No podeu adjuntar fitxers PDF ni cap altre material amb aquest mètode.
Consells
- Introduïu sempre el número sencer, inclòs el prefix d'àrea i el número 1 per a llarga distància.
- La majoria de màquines de fax disposaran d’instruccions. Deixeu que la saviesa dels que han vingut abans de guiar-vos en el vostre viatge …
