Excel és un programa molt útil, però les seves diverses funcions poden semblar aclaparadores. No us preocupeu. Hi ha molts consells i trucs que podeu utilitzar per ajudar-vos a completar el vostre treball ràpidament. Podeu augmentar el vostre conjunt d’habilitats aprenent un nou conjunt de trucs. També podeu aprendre a utilitzar taules dinàmiques per analitzar millor les vostres dades. Finalment, dediqueu una estona a explorar noves funcions. Hi ha moltes maneres de convertir-se ràpidament en un mestre excel.
Passos
Mètode 1 de 4: Trucs i estalviadors d'aprenentatge
Pas 1. Utilitzeu les tecles de drecera per navegar més ràpidament
Implementeu dreceres de teclat i reduïu el temps que necessiteu per utilitzar el ratolí. Per exemple, si manteniu premuda la tecla Ctrl mentre feu clic a un botó de fletxa, seleccionareu totes les cel·les fins al final del full de càlcul. Comproveu quant podeu treballar més ràpid sense el ratolí.
- Per convertir els números en moneda, premeu ctrl, majúscules i $ simultàniament.
- Converteix els números en dates prement Ctrl, Maj i # alhora.
- Canvieu les pàgines ràpidament mantenint premuda la tecla Ctrl mentre premeu la pàgina cap amunt o cap avall, situada a l'extrem superior dret del teclat.
- En general, Excel per a Mac s’ha actualitzat per semblar-se molt a Excel per a Windows. Si teniu problemes amb aquestes dreceres, podeu consultar les instruccions del programa en particular.
Pas 2. Aneu al menú Ordena amb una drecera:
ordre, canvi, r. Excel ofereix llistes personalitzades al menú Ordena. Podeu optar per organitzar el lliurament de productes per setmana, mes o prioritat, per exemple. Després d’entrar a aquest menú, podeu fer clic a obre el quadre desplegable "Ordena per". Allà podeu veure una àmplia gamma d’opcions basades en el vostre propi full de càlcul. Què tan útil és això?
Pas 3. Premeu alt="Imatge" i la fletxa avall per accedir al menú del filtre
Aquesta drecera us permetrà accedir al menú del filtre encara més ràpidament. Veureu menús desplegables que us permetran seleccionar i triar què voleu ressaltar al full de càlcul. També podeu utilitzar altres dreceres de teclat per utilitzar els filtres de manera encara més eficient:
- Premeu Ctrl, Maj, L per activar o desactivar els filtres.
- Premeu ALT, fletxa avall per mostrar el menú desplegable del filtre.
Pas 4. Localitzeu Anàlisi ràpida a l'extrem inferior
Podeu fer anàlisis bàsiques més ràpidament sense haver de cercar la funció que vulgueu. Quick Analysis té un petit menú a l'extrem inferior dret del full de càlcul. En aquest menú, trobareu moltes eines que es poden utilitzar per reunir diferents parts de les vostres dades. Aquest estalvi de temps evita que hagueu de cercar funcions específiques; moltes d’aquestes són en aquest menú.
Pas 5. Aneu a Insereix> Gràfics per trobar gràfics nous
Els gràfics poden fer que les vostres dades semblin molt més interessants. No us enganxeu en la rutina d’utilitzar els mateixos gràfics antics. Impressioneu el vostre cap i animeu les vostres dades mitjançant gràfics jeràrquics, com ara el mapa d’arbres. Això mostrarà les vostres dades com un quadrat (el conjunt de les vostres dades) format per rectangles més petits que representen els components individuals de les vostres dades.
Un altre gràfic més recent és la cascada, que il·lustra com parts de les dades contribueixen al conjunt. També el podeu trobar a Gràfics
Pas 6. Feu prediccions sòlides mitjançant la predicció amb un clic
Aquesta eina us farà sentir com un professional. Seleccioneu les dades que vulgueu analitzar. Aneu a la pestanya Dades i introduïu el grup de Previsió. Trieu Full de previsió i exploreu les opcions del quadre de diàleg.
- Per exemple, podeu triar que la vostra informació es mostri com a gràfic de línies o de barres.
- També podeu seleccionar l'opció de predicció en funció de l'estacionalitat.
Mètode 2 de 4: utilització de taules dinàmiques
Pas 1. Aneu a Dades a Excel i seleccioneu Taules dinàmiques
Dominar les taules dinàmiques pot ser un veritable canvi de joc per als usuaris d'Excel. Les taules dinàmiques us ajudaran a reorganitzar les vostres dades i a mirar-les de diferents maneres. Excel omplirà les vostres dades automàticament, però podeu moure-les com vulgueu. Un cop hàgiu creat la taula, podeu triar com voleu organitzar-la triant una de les quatre opcions següents:
- Filtre d'informes, que us permetrà veure només determinades files.
- Etiquetes de columnes, que poden funcionar com a capçaleres.
- Etiquetes de fila, que podeu utilitzar per anomenar les files.
- Valor, que us permet escollir si voleu comptar o sumar les vostres dades i oferir diverses altres manipulacions.
Pas 2. Afegiu diverses files i columnes alhora
Quan mireu la taula, podeu triar quines files o columnes voleu afegir. Ressalteu les files / columnes que voleu inserir, feu clic amb el botó dret i trieu "Insereix". Això estalviarà temps, ja que és molt més ràpid que afegir columnes o files individuals.
Pas 3. Reduïu les dades amb filtres
Quan feu clic a la pestanya Dades del full de càlcul, trieu "Filtre". A continuació, podeu triar si voleu veure les columnes en ordre descendent o ascendent fent clic a la fletxa que hi ha al costat de la capçalera de la columna. També podeu fer-ho per triar les files que voleu veure.
Pas 4. Ressalteu la columna que voleu transposar
En alguns casos, és possible que vulgueu canviar les dades de files a columnes o viceversa. Ressalteu la fila o la columna que vulgueu canviar i feu clic amb el botó dret del ratolí. A continuació, trieu "Copia". Seleccioneu la cel·la on vulgueu iniciar la nova fila o columna. A continuació, feu clic amb el botó dret i trieu "Enganxa especial". Apareixerà una nova opció i podeu fer clic a "Transposa".
Pas 5. Ressalteu una fila o una columna per eliminar els duplicats
Si esteu treballant amb un conjunt de dades gran, és possible que tingueu moltes repeticions a les vostres dades. Seleccioneu la fila o la columna que vulgueu restringir i ressalteu-la. A la pestanya Dades, mireu a "Eines" i seleccioneu "Elimina duplicats".
Una finestra emergent us demanarà que confirmeu quines dades voleu manipular. De nou, seleccioneu "Elimina duplicats"
Mètode 3 de 4: afegir noves fórmules i funcions al vostre repertori
Pas 1. Utilitzeu l'eina Insereix fórmula
No tingueu por de provar algunes fórmules noves. Per introduir una funció, ressalteu la cel·la que la contindrà. A continuació, feu clic a la pestanya Fórmula de la cinta a la part superior del full de càlcul i trieu "Insereix una funció". Si coneixeu la fórmula exacta que voleu utilitzar, podeu escriure-la. També podeu escriure paraules clau com ara "comptar cel·les". Excel us pot ajudar a trobar la fórmula que necessiteu, cosa que és molt útil.
Pas 2. Practicar l’ús de SUMPRODUCT a Excel
Aquesta funció s'utilitza per multiplicar matrius o intervals i proporcionar-vos la suma del producte. La sintaxi és: = SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Hi ha diferents funcions dins de SUMPRODUCT. Per exemple, si heu d'afegir els valors inferiors de les vostres dades, podeu triar la funció PETIT dins de la funció SUMPRODUCT
Pas 3. Utilitzeu la funció COUNTIF
Això és útil si voleu determinar quantes vegades apareix un número o una paraula al full de càlcul. La fórmula és = COUNTIF (rang, criteris).
Per exemple, si voleu saber amb quina freqüència apareix la paraula "Califòrnia", escrivireu = COUNTIF (B: B, "Califòrnia")
Pas 4. Utilitzeu VLOOKUP per combinar dades
Podeu pensar que VLOOKUP és similar a l’ús d’una agenda telefònica per utilitzar el nom d’una persona per trobar el seu número de telèfon. Aquesta funció us permet mirar una informació i trobar el seu valor corresponent a la mateixa fila o columna.
- És possible que vulgueu combinar 2 o més fulls de càlcul en 1. En primer lloc, assegureu-vos que teniu almenys una columna que sigui absolutament idèntica als dos fulls de càlcul. La fórmula és: = VLOOKUP (valor de cerca, matriu de taula, número de columna, [cerca d'interval]).
-
Per exemple, quan introduïu les vostres pròpies variables, podria ser així:
- = BÚSQUEDA V (C2, Full2! A: B, 2, FALS)
- Això seria útil si tinguéssiu un número de peça per a un equip i necessitéssiu el preu de la peça.
Mètode 4 de 4: consultar altres recursos per obtenir més informació
Pas 1. Consulteu Mr Excel per trobar problemes complicats
Fins i tot un expert d'Excel pot tenir problemes. Està bé! Excel té tantes funcions, que seria bastant difícil conèixer-les totes. Si us trobeu atrapat, aneu a www.mrexcel.com. En primer lloc, podeu provar de trobar la resposta a la vostra pregunta als taulers de missatges. Altres usos poden ser molt útils per ajudar-vos.
Si necessiteu ajuda d'experts, podeu registrar-vos per obtenir una consulta de Mr. Excel. És possible que hagueu de gastar una mica de diners, però és probable que obtingueu una solució personalitzada que us pugui ajudar
Pas 2. Feu un tutorial en línia gratuït
Tant si esteu buscant dreceres noves, com si simplement voleu sorprendre el vostre cap amb noves habilitats, un tutorial us pot ajudar a millorar la vostra vida. GCF Learn Free ofereix un curs realment complet que tracta diversos problemes d'Excel. Podeu aprendre a utilitzar més ràpidament l’anàlisi Què passa-si i veure exemples de com utilitzar moltes fórmules diferents.
Pas 3. Feu una cerca ràpida a Internet per trobar una classe a la vostra zona
Al vostre motor de cerca, escriviu "classe excel" i on viviu. Per exemple, podeu escriure "classe excel a Chicago". Per una quota, us podeu inscriure a classes presencials o en línia. Podreu demanar a un instructor expert que us mostri els darrers trucs.
Consells
- Podeu fer classes a Excel en línia o presencialment a la vostra universitat local.
- També us pot resultar útil descarregar algunes plantilles d'Excel i practicar amb les vostres noves habilitats.
