Sempre és frustrant quan cal esperar una resposta, ja sigui per a una entrevista de treball, una proposta comercial o simplement fer plans amb un amic. L’enviament d’un correu electrònic de seguiment pot ser molt eficaç per obtenir aquesta resposta, sobretot si feu la vostra sol·licitud després d’una espera raonable i l’escriviu de manera clara, concisa i respectuosa. Per millorar encara més les vostres probabilitats d'èxit, realitzeu tot el que pugueu per fer les coses més fàcils al vostre destinatari.
Passos
Mètode 1 de 3: triar quan i on enviar els seguiments
Pas 1. Espereu almenys 3 dies laborables per enviar un seguiment
No hi ha cap norma universal quant de temps heu d’esperar abans d’enviar un correu electrònic de seguiment. Una bona regla general és de 3 dies laborables, tret que la vostra persona de contacte hagi indicat una data concreta en què respondria. En aquest cas, espereu almenys un dia laborable després d’aquesta data.
- Per exemple, si la persona va dir que respondria abans o dimarts 19, espereu fins almenys dimecres 20 per respondre.
- Per al seguiment de les entrevistes de feina, normalment és millor esperar almenys cinc dies laborables.
- No cal comptar només els dies laborables (és a dir, saltar-se els caps de setmana i els dies festius) quan es fa un seguiment personal.
- No suposeu el pitjor que no heu obtingut la feina o que no els interessa la vostra proposta empresarial, només perquè no vau obtenir una resposta ràpida. És possible que la vostra persona de contacte estigui molt ocupada.
Pas 2. Dirigiu el correu electrònic directament a la vostra persona de contacte
Això sempre és el cas dels correus electrònics personals, per descomptat, i normalment la millor estratègia per al seguiment empresarial. Si la persona us ha proporcionat la seva informació de contacte o us ha convidat a fer-ne un seguiment, envieu-li sempre el missatge (i només a ells).
- Si la persona no us ha proporcionat la seva informació de contacte ni us convida a fer-ne un seguiment, envieu el vostre correu electrònic a la vostra persona de contacte dirigida (com ara un assistent administratiu o un coordinador de contractació). Sol·liciteu a l'assumpte que el missatge es dirigeixi a la persona amb qui vau tractar anteriorment.
- Si heu tingut un contacte previ amb la persona per correu electrònic, utilitzeu les mateixes adreces de correu electrònic "cap a" i "des de" que abans.
Pas 3. Envia un màxim de 2 correus electrònics de seguiment en total
És prou difícil saber quan s’ha d’enviar un seguiment, i què passa amb un seguiment a un seguiment? Si el vostre primer seguiment no té resposta, espereu almenys 1-2 dies laborals per enviar el segon seguiment. Si aquest segon missatge no té resposta, deixeu de fer el seguiment o poseu-vos en contacte amb algú més de l'empresa.
- Tot i que podeu crear un missatge de seguiment nou si ho desitgeu, també està bé enviar el mateix missatge que el vostre seguiment original, però afegiu una nota a la part superior com la següent: "(Tom: He enviat aquest seguiment dimarts i tinc moltes ganes de rebre notícies vostres sobre l'oportunitat comercial que vam parlar dijous passat. Gràcies, Jan)"
- Com a norma general, no us preocupeu en absolut (per no obtenir la feina, etc.) si heu d’enviar 1 seguiment. Preocupeu-vos una mica si heu d'enviar 2 seguiments. Comenceu a preocupar-vos una mica més si no sentiu res després del segon seguiment.
Pas 4. Eviteu la necessitat d'un seguiment amb un correu electrònic d'agraïment
Sempre és educat enviar un correu electrònic d’agraïment l’endemà de qualsevol reunió d’empresa (especialment, però no només, una entrevista de treball), així com després de molts escenaris de contacte personal. Si incloeu una menció de seguiment en aquest agraïment, és possible que pugueu animar una resposta sense haver d’enviar-ne cap seguiment uns dies després.
- El correu electrònic d’agraïment pot utilitzar gairebé el mateix format i contingut que un correu electrònic de seguiment, només amb una mica més d’espai dedicat a donar les gràcies a la persona i una mica menys invertit a sol·licitar una resposta.
- Tot i això, no es considera un seguiment "oficial", de manera que podeu enviar fins a 2 seguiments "reals" si cal.
Mètode 2 de 3: formatar correus electrònics de seguiment
Pas 1. Consulteu directament el vostre contacte previ a l'assumpte
Si el tema és imprecís o irrellevant, és possible que el seguiment acabi sense llegir o a la paperera. Trieu les vostres paraules amb cura perquè l’assumpte es connecti de manera immediata i explícita a la vostra interacció amb el destinatari.
- Una de les estratègies és afegir "RE" a una descripció de la vostra interacció anterior, de manera que es pugui llegir com una continuació d'aquest esdeveniment: "RE: Entrevista el divendres 23 de setembre a les 11 del matí".
- Una altra opció és incloure el vostre nom, un descriptor breu i directe i el motiu del vostre correu electrònic: "Seguiment de l'entrevista Terry Regula 9/23".
- No suposeu mai que la persona reconegui la vostra adreça de correu electrònic i obrirà el missatge. Utilitzeu l'assumpte per al vostre avantatge.
Pas 2. Anomeneu el destinatari a la vostra salutació i agraïu-los al tancament
Tot i que podeu ser adequadament informal per a un correu electrònic de seguiment personal, un seguiment empresarial hauria d’equilibrar la formalitat respectuosa i la familiaritat produïda per la vostra interacció prèvia. En la majoria dels casos, per exemple, podeu saludar la persona pel seu nom, sempre que es presentessin com a "Joe Selmon" o diguessin "anomeneu-me Barb".
- La vostra salutació normalment pot tenir aquest aspecte: "Benvolgut Joe" o "Benvolgut Barb", tret que considereu més adequada la formalitat: "Benvolgut senyor Selmon" o "Benvolgut doctor Bennet".
- Per al tancament, agraïu-los per última vegada i utilitzeu el vostre nom i cognom: "Gràcies, Steve Caraway".
Pas 3. No utilitzeu més de 3-4 paràgrafs, cadascun de 2-3 frases
A l’hora d’escriure seguiments, aneu al punt i arribeu-hi ràpidament. Això no significa escriure només una frase, però sí crear un correu electrònic simplificat sense contingut superflu. Creeu paràgrafs clars i nets seguint les línies següents (o similars):
- Salutació
- Paràgraf 1: un agraïment i una declaració clara que està seguint.
- Paràgraf 2: resum ràpid de les dades del vostre contacte.
- Paràgraf 3: reafirmació ràpida del vostre interès o afany.
- Paràgraf 4: afirmació que voleu "actualitzar" o que "seria agraïda".
- Tancament
Pas 4. Proporcioneu tota la informació rellevant que necessiti el destinatari
Assegureu-vos que l’altra persona ha de fer el mínim possible per fer-vos un seguiment. L’única raó per la qual encara no us han tornat a respondre és probablement perquè han estat ocupats. Per tant, si han de mirar enrere a través de les seves notes o fitxers per obtenir informació sobre la vostra interacció anterior, és més probable que decideixin que tampoc no paga la pena tornar-hi.
- Si heu tingut una entrevista, mencioneu la data i l'hora concretes, el nom de la posició i un resum ràpid de l'entrevista o bé una anècdota o episodi seleccionat. Per exemple: "Escric per fer un seguiment de la nostra entrevista el passat dilluns 23 al migdia. Probablement recordeu que tenia tantes ganes de parlar sobre la posició de gerent de vendes que gairebé vaig vessar el cafè al vostre escriptori."
- Assegureu-vos que proporcioneu informació clara sobre cada forma de contacte que vulgueu que tingui l’opció d’utilitzar: correu electrònic, telèfon / text, correu, etc.
Mètode 3 de 3: ser clar, concís i respectuós
Pas 1. Agraïu al destinatari i indiqueu que esteu fent un seguiment just al principi
No enterris el fet que estàs escrivint un seguiment al mig del correu electrònic. En lloc d’això, feu saber a la persona de seguida per què els contacteu i mostreu-li una mica d’agraïment mentre hi participeu.
Proveu alguna cosa així: “Gràcies de nou per dedicar-vos temps a reunir-vos amb mi dijous passat. Us escric per fer un seguiment d’aquesta reunió i de les vostres opinions sobre la meva proposta"
Pas 2. Reduïu el límit de la vostra interacció i reafirmeu el vostre interès ràpidament
Doneu informació a la persona sobre el vostre contacte previ, especialment en un escenari empresarial quan sabeu que l’altra persona ha estat gestionant moltes entrevistes, reunions, etc. Assegureu-vos que recordin immediatament qui sou i què heu comentat.
Per exemple: "Va ser un plaer presentar el meu pla per racionalitzar les vostres operacions de facturació i espero que compartiu el meu entusiasme per treballar junts per implementar-lo"
Pas 3. Sigueu directe i educat, no exigent, apologètic o passiu-agressiu
No us avergonyiu de fer el seguiment. És bo confirmar el vostre interès i el vostre desig de saber on esteu, sempre que ho feu amb educació i respecte. Recordeu que no teniu cap resposta segons els vostres termes, però, feu una sol·licitud, no una sol·licitud.
- Utilitzeu un to com aquest: "Estic desitjant saber on estic respecte a la posició de divulgació de la comunitat".
- No us enganxeu: "Vau prometre una resposta per ahir i he de rebre notícies vostres el més aviat possible".
- Tampoc siguis passiu-agressiu: "Suposo que no vaig aconseguir la feina ja que mai no em vas tornar, però m'agradaria confirmar-ho".
Pas 4. Mostrar i dir al destinatari que valora el seu temps
Utilitzar un assumpte clar i arribar al punt del vostre correu electrònic de seguida demostra respecte pel temps de l’altra persona. També és una bona idea indicar específicament una o dues vegades al missatge que aprecieu el temps que us dediquen. Fer-ho amb afalagament no és necessari ni tan sols és útil, però mostrar cert respecte sempre millora les possibilitats de resposta ràpida.
- Per exemple: "Sé que estàs molt ocupat en aquesta època de l'any i agraeixo el temps que has passat interactuant amb mi".
- O bé: “Gràcies de nou per dedicar-vos temps a respondre les meves preguntes dijous passat. Només tinc una sol·licitud ràpida més ".
- Si la persona ha estat massa ocupada per tornar-hi, mostrar-li i dir-li quant valora el seu temps és una manera fantàstica de convèncer-lo a respondre.
