Gairebé tothom que treballa utilitza el correu electrònic, però ens pot aclaparar fàcilment. Alguns de nosaltres rebem molt més correu electrònic del que podem tractar eficaçment. Poder respondre a un correu electrònic de forma ràpida i adequada ens pot ajudar a estalviar temps i a semblar més professionals. Nota:
No tots aquests passos i suggeriments funcionen a tots els serveis de correu electrònic, però sí a Gmail.
Passos
Pas 1. Compreneu la raó per la qual la gent utilitza el correu electrònic
El correu electrònic serveix per comunicar-se entre persones; és per enviar text i informació visual d’una persona a una altra / moltes altres. No és per a:
- Emmagatzematge d'informació; és millor desar la informació com a document a l’ordinador o al núvol
- Recordant-vos què cal fer; utilitzeu una llista de tasques o un calendari per fer-ho
Pas 2. Utilitzeu etiquetes o carpetes per mantenir els correus electrònics organitzats i fora de la safata d'entrada
- Utilitzeu una etiqueta de "seguiment" o "respon" per a les coses que heu de fer. A continuació, hauríeu d’afegir-los al vostre diari o a la llista de tasques.
- Utilitzeu "esperant resposta" quan espereu una altra persona
- Utilitzeu "urgent" per a les coses que s'han de fer el més aviat possible
Pas 3. Deseu informació útil i arxiveu el correu electrònic
- Baixeu-vos els fitxers adjunts i deseu els fitxers al lloc adequat
- Aleshores, si no responeu el correu electrònic, arxiveu-lo
Pas 4. Arxiveu els correus electrònics amb què hàgiu acabat
No tinguis por Arxivar; Bàsicament, mou el correu electrònic de la safata d'entrada a un quadre "sense nom" (tècnicament, elimina l'etiqueta "safata d'entrada")
- No ha desaparegut: per això serveix l'eliminació
- Sempre es pot cercar i trobar
Pas 5. Suprimiu els correus electrònics d'error i, a continuació, cancel·leu la subscripció a la seva font
Això mantindrà la vostra safata d'entrada lliure de correus electrònics innecessaris i no desitjats.
- Suprimiu els correus electrònics que no se suposava que havíeu de rebre en primer lloc
- Aquests deixaran de ser capaços de cercar-se ni de trobar-los després d’haver estat un temps a la "paperera"
- Si no voleu tornar a rebre aquest tipus de correu electrònic, assegureu-vos de cancel·lar la subscripció per obtenir-lo buscant la informació de "cancel·lació de la subscripció" a la part inferior del correu electrònic.
- Si no podeu cancel·lar la subscripció, assigneu el correu electrònic com a correu brossa
Pas 6. Utilitzeu les estrelles per a correus electrònics especials, molt importants o urgents
Utilitzeu les estrelles amb moderació, perquè tenir massa correus electrònics destacats no serà útil com cap correu electrònic destacat.
Consells
- Tingueu sempre present l’objectiu del correu electrònic i intenteu no fer-lo servir per res més.
- Utilitzeu el correu electrònic com a part del vostre "flux de treball de productivitat", juntament amb una llista de tasques, un calendari o un diari i qualsevol altra eina que us sembli útil.
