Sembla senzill, però oi? Esteu fent els passos adequats? Hi ha una manera de gestionar el correu electrònic mitjançant les carpetes de correu de Microsoft Outlook, però no sempre és obvi com fer-ho amb eficàcia.
Passos
Pas 1. Identifiqueu persones o grups de persones dels quals rebeu correus electrònics habitualment
Pas 2. Des del correu electrònic, accions, regles i alertes de l'Outlook, creeu noves regles per a cada grup individual o persona de la qual rebeu correus electrònics regularment i dirigeix-los a una carpeta específica a la carpeta Safata d'entrada
Pas 3. Determineu si voleu que A) rebi un avís quan rebeu un missatge especial d’aquest individu o grup i / o B) que el marqueu com a llegit immediatament
Reviseu les altres opcions d'acció per veure si us poden ajudar.
Pas 4. Creeu noves regles per a cada grup o persona a qui envieu correus electrònics regularment i dirigiu-los perquè es moguin com a còpia del correu electrònic que envieu a una carpeta específica de la carpeta Enviats
Pas 5. Segons la prioritat, decidiu quan i en quin ordre voleu deixar de processar una regla
Això és particularment important quan es treballa amb regles que tracten de correus electrònics enviar - en cas contrari, desareu diverses còpies del mateix correu electrònic.
Pas 6. Tingueu una regla enviada a la part inferior de totes les regles enviades amb Atura el processament
Aquesta regla capturarà tots els correus electrònics que no s'han col·locat a subcarpetes individuals.
Pas 7. De manera continuada, avalueu els correus electrònics enviats que van a la carpeta Enviats i que no es mouen a una altra subcarpeta
El nombre de missatges a Enviat La carpeta pot indicar quan és hora de crear noves subcategories de correu electrònic enviat.
Pas 8. De manera continuada, avalueu els correus electrònics de la safata d'entrada que van a la safata d'entrada i no es mouen a cap altra subcategoria
El nombre de missatges a la pàgina principal Safata d’entrada La carpeta pot determinar quan és hora de crear noves subcategories de correu electrònic rebut.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- La clau per gestionar el correu electrònic mitjançant Microsoft Outlook és aprendre a crear categories de correu electrònic i donar prioritat als vostres correus electrònics, penseu-ho com a podar i eliminar el jardí dels vostres correus electrònics, de manera que pugueu beneficiar-vos de la florida informació que teniu disponible.
- Penseu en canviar les propietats de les carpetes per mostrar el nombre total d’elements en lloc del nombre total d’elements no llegits, sobretot, si ja esteu rebent alertes sobre la recepció de missatges nous importants.
- Per a les carpetes per a les quals creeu Enviat correu electrònic, ajusteu la visualització (feu clic amb el botó dret a la barra de visualització / ordenació de la carpeta, Personalitzeu la vista actual, Camps, etc.) per eliminar Des de i Rebut i afegiu el fitxer Per a i Enviat camp.
- Un cop el Enviat i Rebut els correus electrònics es classifiquen, és més fàcil veure d'on prové el "creixement del correu electrònic" i decidir d'on podar i crear noves sucursals.
- Per exemple, pot ser que valgui la pena revisar els correus electrònics publicitaris quan arriben per primera vegada, però aviat es queden obsolets i es poden eliminar. Avisos i rebuts bancaris que potser voldreu retenir durant més temps.
- També podeu afegir altres camps útils a la visualització de la vostra carpeta. Mida us permet veure i ordenar per la mida del missatge. Podeu decidir descarregar les vostres carpetes de correu electrònic de correus electrònics més grans i gestionar-los fora del correu electrònic (és a dir, deseu fitxers adjunts importants o deseu un correu electrònic complet a la ubicació fora d'Outlook).
- Necessiteu ajuda amb el correu brossa a l'Outlook? spambayes. És ràpid. És fàcil. És gratis.
Advertiments
- Quan el nombre de missatges d’una carpeta s’acosta a un nombre determinat (50-100-200), és hora d’avaluar la desherbació, la poda i la subcategorització dels vostres correus electrònics en aquesta carpeta.
- Abans de fer canvis a la vostra versió de treball de l'Outlook (o viceversa, en funció de la vostra importància), hauríeu de convertir la vostra versió personal d'Outlook en el cas de prova per crear regles de correu electrònic d'Outlook.
