L’enviament de correus electrònics forma part de la vida de gairebé tots els professionals, estudiants i treballadors que viuen actualment. Tot i que alguns correus electrònics poden resultar freds, d’altres poden ser descaradament descortesos i necessiten adreçar-se. Podeu tractar aquests correus electrònics mantenint la calma, responent després d’haver fet un pla i avançant amb el vostre dia.
Passos
Part 1 de 3: Mantenir la calma i elaborar un pla
Pas 1. Tingueu en compte si el missatge de correu electrònic vol ser descortès
Pot ser difícil saber si algú és groller o no per correu electrònic, sobretot perquè no es poden veure les seves expressions facials ni sentir el to de la seva veu per ajudar-lo a decidir. Abans de reaccionar a un missatge de correu electrònic que us sembli groller, considereu si la descortesa pot ser una mala comunicació.
Proveu de preguntar directament a la persona què volia dir parlant amb ella cara a cara o per telèfon. Això pot ajudar a solucionar un problema a causa d’una simple comunicació errònia
Pas 2. No respongueu immediatament
Tot i que pot ser temptador començar immediatament a encadenar una sèrie de paraules dolentes o perjudicials en resposta a aquest correu electrònic, eviteu fer-ho a tota costa. Probablement us penedireu més endavant. En lloc d’això, aparteu-vos del correu electrònic, tanqueu el navegador i dediqueu uns quants moments a recollir els vostres pensaments.
- Passegeu uns minuts fins que us sentiu tranquils.
- Respireu profundament i beveu una mica d’aigua.
Pas 3. Desfeu un esborrany de correu electrònic, però no l’envieu
Una altra manera d’obtenir energia negativa de manera constructiva és redactar un correu electrònic a la persona, però no l’envieu. D’aquesta manera, podeu començar a recollir els vostres pensaments inicials, per intensos que siguin, alhora que us doneu temps per perfeccionar-los, perfeccionar-los i afegir-los.
- Extraieu un correu electrònic separat i escriviu una resposta sense haver introduït mai cap destinatari perquè no l’envieu per accident. O podeu incloure el vostre propi correu electrònic com a destinatari.
- Penseu en totes les ocasions en què heu reaccionat immediatament a alguna cosa i després heu lamentat totes les coses intel·ligents o motivadores que podríeu haver dit. Això us donarà temps per desenvolupar-los i evitar el pesar.
Pas 4. Accepteu la responsabilitat quan sigui necessari
En llegir el correu electrònic, és possible que ho hàgiu interpretat com a descortès perquè una part és certa i la veritat pot fer mal. Tot i que això no els allibera de la seva culpabilitat davant la situació, sí que us proporciona un cert espai per a la superació personal i per a l'honestedat, tant amb vosaltres mateixos com amb el remitent del correu electrònic.
Per exemple, potser el vostre cap us ha enviat un correu electrònic descortès sobre arribar tard a la feina. Tot i que la redacció no necessitava ser grollera, haureu de reconèixer i rectificar la vostra tardança
Pas 5. No emulis el seu mal comportament
Quan algú és groller amb vosaltres, pot ser massa temptador retornar-vos el favor. Una vegada més, abstingueu-vos de respondre negativament, però també abstingueu-vos de comportaments passius agressius o grollers si els veieu en persona abans de respondre. No els doni mirades brutes ni els ignori si us parlen.
- En el seu lloc, practica l’amabilitat. Saludar-los i seguir caminant.
- No passeu temps al seu voltant a menys que sigui necessari, però tampoc els eviteu activament.
Pas 6. Penseu en l'arrel
De vegades, un correu electrònic descortès té molt poc a veure amb vosaltres ni amb les circumstàncies que l’envolten. Llamar-se a algú mai no està bé, però de vegades la persona que ha enviat el correu electrònic pot estar passant una mica més del que pot gestionar i podria haver-li enviat això per frustracions que no us involucren. Potser ni tan sols s’adonen que han estat grollers. Això no els excusa, però entendre l’estat i les motivacions actuals d’una persona pot ajudar a fer passos endavant.
- Per exemple, si tenen problemes matrimonials o si algú de la seva família ha mort recentment, això podria explicar la seva descortesa.
- També és possible que passin un mal dia.
Part 2 de 3: Respondre al correu electrònic
Pas 1. Demaneu ajuda a un amic
Els amics o companys de feina poden ser particularment útils per ajudar-vos a elaborar una resposta a un correu electrònic descortès o desagradable, i també poden oferir una segona opinió sobre la situació. Durant aquest temps, abstingueu-vos de demanar ajuda als vostres amics amb capçalera; acosteu-vos a aquells que siguin tranquils, intel·ligents i centrats en la solució.
Si és possible, pregunteu per veure les respostes anteriors als correus electrònics descortesats que han enviat
Pas 2. Reconeix la seva descortesa
Quan redacteu el vostre correu electrònic, caldrà que reconegueu la grolleria que tenien. Podria ser que ignoressin que les seves paraules serien insensibles, però, independentment, hauríeu de posar-hi atenció.
- Digueu alguna cosa com "Abans de començar amb una resposta, vull reconèixer la descortesa que es mostra al vostre correu electrònic, sobretot al voltant de les vostres declaracions acusadores i insultants".
- Ser directe és útil per a vosaltres i per a l’altra persona, i pot ajudar a evitar que es repeteixi la mateixa situació.
Pas 3. Reconeix la seva frustració
Tot i que el seu correu electrònic era groller, potser la seva frustració provenia d’un lloc molt real. Si és així, reconegueu aquesta frustració i expresseu comprensió, encara que només sigui marginal. Això els permetrà sentir-se menys mentalitat de tu i d’ells i moure’ls cap a una possible pau.
- Digueu alguna cosa com ara "El vostre correu electrònic va indicar que esteu frustrat".
- Assegureu-vos de centrar-vos en el que deia el seu correu electrònic i no en ells personalment.
Pas 4. Pregunteu per què
De vegades, però, és possible que no tingueu cap idea de per què algú ha decidit enviar-vos aquest missatge de correu electrònic després de molta autoreflexió i consulta amb els altres. En aquest cas, haureu de demanar al remitent un senzill "per què" perquè pugueu comprendre i abordar millor el problema.
Podríeu dir "he pensat bé en el vostre missatge de correu electrònic i encara estic una mica confós amb la vostra justificació en enviar-lo, així que voldria saber què el va motivar"
Pas 5. Oferiu una solució o una explicació
Un cop hàgiu abordat algunes de les vostres preocupacions i punts preliminars al correu electrònic, hauríeu de començar a buscar solucions i respondre a les seves preocupacions, si hi són presents. Feu-los saber què esteu disposat a fer, exploreu àrees de compromís i expresseu la vostra voluntat de treballar.
- Establir una reunió també pot ser beneficiós. Les persones solen ser més amables en persona que quan s’amaguen darrere de la pantalla de l’ordinador.
- Podríeu dir alguna cosa així com "vau expressar ràbia perquè ahir vaig tornar de dinar 15 minuts tard, però vaig haver de recollir la meva filla malalta de l'escola. Tot i que segur que puc intentar tornar a temps en el futur, hi haurà moments com aquest que són inevitables ".
Pas 6. Establir límits
Després d’haver ofert solucions amb èxit, és hora d’establir algunes regles bàsiques per a qualsevol conversa continuada. Feu-los saber que no tolerareu aquesta descortesa en el futur i fer-ho farà que sigui molt difícil, si no impossible, continuar treballant junts de manera cooperativa.
- Digueu-los que no acceptareu insults ni acusacions inadequades.
- Demaneu-los que vinguin a vosaltres amb inquietuds i amabilitat abans de saltar l’arma.
Pas 7. Suprimiu-lo, si cal
És possible que llegiu i rellegiu el correu electrònic una vegada i una altra i que us quedi atrapat per sentiments negatius al respecte. Tanmateix, això no us ajudarà a avançar i probablement només us farà sentir més bojos i frustrats. Si és absolutament necessari, suprimiu el correu electrònic de la safata d'entrada perquè no hi tingueu accés.
Si creieu que és possible que necessiteu de nou el correu electrònic en el futur, envieu-lo a algú de confiança, però suprimiu-lo de la vostra safata d'entrada
Part 3 de 3: Continuar amb el vostre dia
Pas 1. Continueu sent productius
Tot i que sembla que aquest correu electrònic us ha arruïnat el dia, feu tot el que pugueu per desautoritzar-ho. Continueu amb la vostra rutina, feu una llista de tasques i completeu totes les tasques necessàries. No deixeu que un sol descarregui el vostre dia o el vostre progrés.
Mantenir-se ocupat us ajudarà a mantenir el focus en allò que és important per a vosaltres i evitar rumiar en un correu electrònic
Pas 2. Fixeu objectius petits per mantenir el vostre impuls
Per mantenir la vostra rutina, fixeu-vos objectius petits i assolibles que us pugueu comprometre aquell dia. Completar-los us ajudarà a sentir-vos més assolit i, posteriorment, menys afectat pel maleducat correu electrònic que heu rebut.
Penseu a fixar objectius com ara "respondre a la resta de correus electrònics" o "anar al gimnàs"
Pas 3. Distreu-vos
De vegades, per avançar en alguna cosa, necessiteu una mica de distracció. Feu un descans per escoltar música, dinar o trucar a un amic per xerrar sobre alguna cosa que no sigui el correu electrònic. Desprendre’s de les coses us pot donar un descans catàrtic i molt necessari.
Pas 4. Penseu en informar-ne, si cal
Al final, de vegades la millor manera d’avançar és gestionar el problema de manera permanent. Si el correu electrònic contenia amenaces o insults que es poguessin considerar discursos d'odi, informeu d'aquesta persona a les persones adequades, que podrien ser el departament de recursos humans al vostre lloc de treball o la conducta dels estudiants a la vostra escola. També podeu impedir que us enviïn correus electrònics en el futur.
- Notifiqueu-los a les autoritats si amenacen físicament contra vosaltres.
- Intenteu primer enviar un correu electrònic al vostre gestor per fer-los saber què passa. Si no aborden el problema, porteu-lo a RRHH.
