Aquest wikiHow us ensenya a automatitzar els informes de dades a Microsoft Excel. Per a dades externes, aquest wikiHow us ensenyarà a consultar i crear informes des de qualsevol font de dades externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) des del full de càlcul mitjançant connectors Excel que enllacen el full de treball amb fonts de dades externes.
Per a les dades ja emmagatzemades en un full de treball d'Excel, utilitzarem macros per crear informes i exportar-los en diversos tipus de fitxers amb només prémer una tecla. Per sort, Excel inclou una gravadora de passos integrada que significa que no haureu de codificar les macros vosaltres mateixos.
Passos
Mètode 1 de 2: per a dades que ja estan a Excel
Pas 1. Si les dades sobre les quals heu d'informar ja estan emmagatzemades, actualitzades i conservades a Excel, podeu automatitzar els fluxos de treball d'informes mitjançant Macros
Les macros són una funció integrada que us permet automatitzar tasques complexes i repetitives.
Pas 2. Obriu Excel
Feu doble clic (o feu clic si feu servir un Mac) a la icona de l'aplicació Excel, que s'assembla a una "X" blanca sobre fons verd, i després feu clic a Llibre de treball en blanc a la pàgina de plantilles.
- En un Mac, és possible que hagueu de fer clic Dossier i després feu clic a Nou llibre de treball en blanc al menú desplegable resultant.
- Si ja teniu un informe d'Excel que voleu automatitzar, feu doble clic al fitxer de l'informe per obrir-lo a Excel.
Pas 3. Introduïu les dades del full de càlcul si cal
Si no heu afegit les etiquetes i els números de columna per als quals voleu automatitzar els resultats, feu-ho abans de continuar.
Pas 4. Activeu la pestanya Desenvolupador
Per defecte, el fitxer Desenvolupador la pestanya no apareix a la part superior de la finestra d'Excel. Podeu habilitar-lo fent el següent segons el vostre sistema operatiu:
- Windows: feu clic a Dossier, feu clic a Opcions, feu clic a Personalitza la cinta a la part esquerra de la finestra, marqueu la casella "Desenvolupador" a la part inferior dreta de la finestra (és possible que primer hàgiu de desplaçar-vos cap avall) i feu clic a D'acord.
- Mac: feu clic sobresortir, feu clic a Preferències …, feu clic a Cinta i barra d'eines, marqueu la casella "Desenvolupador" a la llista "Pestanyes principals" i feu clic a Desa.
Pas 5. Feu clic a Desenvolupador
Aquesta pestanya hauria d'estar ara a la part superior de la finestra d'Excel. En fer-ho, apareix una barra d'eines a la part superior de la finestra d'Excel.
Pas 6. Feu clic a Grava macro
Es troba a la barra d'eines. Apareixerà una finestra emergent.
Pas 7. Introduïu un nom per a la macro
Al quadre de text "Nom de la macro", escriviu el nom de la vostra macro. Això us ajudarà a identificar la macro més endavant.
Per exemple, si creeu una macro que farà un gràfic a partir de les vostres dades disponibles, podeu anomenar-lo "Gràfic1" o similar
Pas 8. Creeu una combinació de tecles de drecera per a la macro
Premeu la tecla Maj along junt amb una altra tecla (per exemple, la tecla T) per crear la drecera de teclat. Això és el que faràs servir per executar la macro més endavant.
En un Mac, la combinació de tecles de drecera acabarà sent ⌥ Opció + ⌘ Ordre i la vostra tecla (per exemple, ⌥ Opció + ⌘ Ordre + T)
Pas 9. Emmagatzemeu la macro al document Excel actual
Feu clic al quadre desplegable "Desa la macro a" i, a continuació, feu clic a Aquest llibre de treball per assegurar-vos que la macro estarà disponible per a tothom que obri el llibre.
Haureu de desar el fitxer Excel en un format especial perquè es desi la macro
Pas 10. Feu clic a D'acord
És a la part inferior de la finestra. En fer-ho, es desarà la configuració de la macro i es situarà en mode de registre. Es gravaran tots els passos que feu des d’ara fins que atureu la gravació.
Pas 11. Seguiu els passos que vulgueu automatitzar
Excel farà un seguiment de cada opció de clic, pulsació de teclat i format que introduïu i els afegirà a la llista de la macro.
- Per exemple, per seleccionar dades i crear-ne un gràfic, ressalteu les dades i feu clic a Insereix a la part superior de la finestra d'Excel, feu clic en un tipus de gràfic, feu clic al format de gràfic que vulgueu utilitzar i editeu el gràfic segons sigui necessari.
- Si voleu utilitzar la macro per afegir valors de les cel·les A1 a través A12, feu clic a una cel·la buida, escriviu = SUM (A1: A12) i premeu ↵ Retorn.
Pas 12. Feu clic a Atura la gravació
És al Desenvolupador barra d'eines de la pestanya. D’aquesta manera s’aturarà l’enregistrament i es desaran els passos que hàgiu fet durant la gravació com a macro individual.
Pas 13. Deseu el full d'Excel com a fitxer amb macro
Feu clic a Dossier, feu clic a Guardar comi canvieu el format del fitxer a xlsm en lloc de xls. A continuació, podeu introduir un nom de fitxer, seleccionar una ubicació de fitxer i fer clic a Desa.
Si no ho feu, la macro no es desarà com a part del full de càlcul, cosa que significa que altres persones de diferents equips no podran utilitzar la vostra macro si els hi envieu el llibre
Pas 14. Executeu la vostra macro
Premeu la combinació de tecles que heu creat com a part de la macro per fer-ho. Hauríeu de veure el full de càlcul automatitzat segons els passos de la vostra macro.
També podeu executar una macro fent clic a Macros al Desenvolupador, seleccioneu el nom de la vostra macro i feu clic a Correr.
Mètode 2 de 2: per a dades externes (MySQL, Postgres, Oracle, etc.)
Pas 1. Descarregueu el connector Excel de Kloudio des de Microsoft AppSource
Això us permetrà crear una connexió persistent entre una base de dades externa o una font de dades i el vostre llibre de treball. Aquest connector també funciona amb Fulls de càlcul de Google.
Pas 2. Creeu una connexió entre el full de càlcul i la font de dades externa fent clic al botó + al portal de Kloudio
Escriviu els detalls de la vostra base de dades (tipus de base de dades, credencials) i seleccioneu qualsevol opció de seguretat / xifratge si treballeu amb dades confidencials o de l'empresa.
Pas 3. Un cop hàgiu creat una connexió entre el full de càlcul i la base de dades, podreu consultar i crear informes a partir de dades externes sense sortir d'Excel
Creeu els vostres informes personalitzats des del portal de Kloudio i seleccioneu-los al menú desplegable d'Excel. A continuació, podeu aplicar filtres addicionals i triar la freqüència que actualitzarà l'informe (de manera que pugueu actualitzar automàticament el full de càlcul de vendes cada setmana, dia o fins i tot cada hora).
Pas 4. A més, també podeu introduir dades al full de treball connectat i fer que les dades actualitzin la font de dades externa
Creeu una plantilla de càrrega des del portal de Kloudio i podreu carregar manualment o automàticament els canvis al full de càlcul a la font de dades externa.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Baixeu només connectors d'Excel de Microsoft AppSource, tret que confieu en el proveïdor extern.
- Les macros es poden utilitzar per a qualsevol cosa, des de tasques simples (per exemple, afegir valors o crear un gràfic) fins a complexes (per exemple, calcular els valors de la vostra cel·la, crear un gràfic a partir dels resultats, etiquetar el gràfic i imprimir el resultat).
- Quan obriu un full de càlcul amb la vostra macro inclosa, és possible que hàgiu de fer clic Activa el contingut en un bàner groc a la part superior de la finestra abans de poder utilitzar la macro.
Advertiments
- Les macros es poden utilitzar de manera malintencionada (per exemple, per suprimir fitxers de l’ordinador). No executeu macros des de fonts no fiables.
- Les macros implementaran literalment tots els passos que feu durant la gravació. Assegureu-vos que no introduïu accidentalment el valor incorrecte, obriu un programa que no vulgueu utilitzar o suprimiu un fitxer.
