Quan treballeu amb un full de càlcul de Microsoft Excel amb moltes dades, probablement us trobareu amb entrades duplicades. La funció de format condicional de Microsoft Excel us mostra exactament on es troben els duplicats, mentre que la funció Elimina duplicats els suprimirà. La visualització i la supressió de duplicats garanteixen que les vostres dades i presentacions siguin el més exactes possible.
Passos
Mètode 1 de 2: utilitzar el format condicional
Pas 1. Obriu el fitxer original
El primer que heu de fer és seleccionar totes les dades que vulgueu examinar per si hi ha duplicats.
Pas 2. Feu clic a la cel·la a l'extrem superior esquerre del grup de dades
Comença el procés de selecció.
Pas 3. Mantingueu premuda la tecla Maj and i feu clic a la cel·la final
Tingueu en compte que la cel·la final ha d'estar a l'extrem inferior dret del grup de dades. Això seleccionarà totes les vostres dades.
Podeu fer-ho en qualsevol ordre (per exemple, feu clic al quadre inferior dret primer i ressalteu des d'allà)
Pas 4. Feu clic a "Format condicional"
" Es pot trobar a la pestanya "Inici" de la barra d'eines (en molts casos, a la secció "Estils"). Si hi feu clic, apareixerà un menú desplegable.
Pas 5. Seleccioneu "Ressalta les regles de les cel·les" i, a continuació, "Valors duplicats"
" Assegureu-vos que les vostres dades encara es ressalten quan feu això. Això obrirà una finestra amb opcions de personalització en un altre menú desplegable.
Pas 6. Seleccioneu "Duplicar valors" al menú desplegable
Si voleu mostrar tots els valors únics, podeu seleccionar "Únic"
Pas 7. Trieu el color de ressaltat
El color de ressaltat designarà els duplicats. El valor per defecte és de color vermell clar amb text de color vermell fosc.
Pas 8. Feu clic a "D'acord" per veure els resultats
Pas 9. Seleccioneu el quadre d'un duplicat i premeu Suprimeix per suprimir-lo
No voldreu suprimir aquests valors si cada dada representa alguna cosa (per exemple, una enquesta).
Un cop hàgiu suprimit un duplicat únic, el seu valor de partner perdrà el més destacat
Pas 10. Torneu a fer clic a "Format condicional"
Tant si heu suprimit els duplicats com si no, heu d’eliminar el format destacat abans de sortir del document.
Pas 11. Seleccioneu "Esborra les regles" i, a continuació, "Esborra les regles del full sencer" per esborrar el format
Això suprimirà el ressaltat dels duplicats que no heu suprimit.
Si teniu format diverses seccions del full de càlcul, podeu seleccionar una àrea específica i fer clic a "Esborra les regles de les cel·les seleccionades" per eliminar-ne el ressaltat
Pas 12. Deseu els canvis del document
Si esteu satisfet amb les vostres revisions, heu trobat i suprimit correctament duplicats a Excel.
Mètode 2 de 2: utilitzar la funció Eliminar duplicats d'Excel
Pas 1. Obriu el fitxer original
El primer que heu de fer és seleccionar totes les dades que voleu examinar per si hi ha duplicats.
Pas 2. Feu clic a la cel·la a l'extrem superior esquerre del grup de dades
Comença el procés de selecció.
Pas 3. Mantingueu premuda la tecla Maj and i feu clic a la cel·la final
La cel·la final es troba a l'extrem inferior dret del grup de dades. Això seleccionarà totes les vostres dades.
Podeu fer-ho en qualsevol ordre (per exemple, feu clic al quadre inferior dret primer i ressalteu des d'allà)
Pas 4. Feu clic a la pestanya "Dades" a la secció superior de la pantalla
Pas 5. Cerqueu la secció "Eines de dades" de la barra d'eines
Aquesta secció inclou eines per manipular les dades seleccionades, inclosa la funció "Elimina duplicats".
Pas 6. Feu clic a "Elimina duplicats
" Això obrirà una finestra de personalització.
Pas 7. Feu clic a "Selecciona-ho tot"
" Això verificarà que totes les vostres columnes estiguin seleccionades.
Pas 8. Marqueu les columnes en què vulgueu utilitzar aquesta eina
El paràmetre predeterminat té totes les columnes marcades.
Pas 9. Feu clic a l'opció "Les meves dades tenen capçaleres", si escau
Això demanarà al programa que etiqueti la primera entrada de cada columna com a capçalera, deixant-los fora del procés de supressió.
Pas 10. Feu clic a "D'acord" per eliminar els duplicats
Quan estigueu satisfet amb les vostres opcions, feu clic a "D'acord". Això eliminarà automàticament els valors duplicats de la selecció.
Si el programa us indica que no hi ha cap duplicat, sobretot si en sabeu, proveu de posar un xec al costat de columnes individuals a la finestra "Elimina duplicats". Si analitzeu cada columna d'una en una, se solucionaran els errors aquí
Pas 11. Deseu els canvis del document
Si esteu satisfet amb les vostres revisions, heu eliminat correctament els duplicats a Excel.
Consells
- També podeu identificar valors duplicats instal·lant una utilitat de complement de tercers. Algunes d'aquestes utilitats milloren la funció de format condicional d'Excel per permetre-us utilitzar diversos colors per identificar valors duplicats.
- Suprimir els duplicats és útil quan es revisen llistes d’assistència, directoris d’adreces o documents similars.
