Els registres duplicats poden aparèixer si hi ha diverses persones que introdueixen dades a una base de dades sense les garanties suficients. La combinació de diverses bases de dades juntes també pot provocar duplicats. Access proporciona una eina de consulta per trobar duplicats a la vostra base de dades. A continuació, podeu eliminar-les o combinar-les, de manera que la vostra base de dades sigui més fàcil de llegir i sigui més eficaç.
Passos
Pas 1. Conegueu què fa que les dades siguin "duplicades"
Les dades duplicades no volen dir que tots els camps siguin idèntics. Per exemple, un client que s'hagi introduït a la base de dades dues vegades pot tenir dos identificadors diferents i possibles grafies diferents. D'altra banda, si el nom és comú, podrien ser dos clients diferents. Haureu de comparar les dades disponibles i comprovar cada resultat detingudament per determinar què es duplica i no.
Pas 2. Feu una còpia de seguretat de la vostra base de dades
Es recomana crear una còpia de seguretat nova abans de fer canvis importants. D'aquesta manera, podeu restaurar la base de dades si suprimiu accidentalment les entrades incorrectes.
- Feu clic al menú Fitxer i seleccioneu "Desa com a" o "Desa i publica".
- Feu clic a "Base de dades de còpia de seguretat" a la secció Avançada. Seguiu les instruccions per fer una còpia de seguretat de la vostra base de dades.
Pas 3. Informeu els altres usuaris que esteu a punt de fer canvis
Per evitar conflictes de dades, intenteu assegurar-vos que cap altre usuari afegirà dades a la base de dades. Això no és necessari, però us pot estalviar algun mal de cap més endavant si les coses van malament.
Si podeu, configureu la vostra base de dades al mode exclusiu. Això evitarà que altres usuaris puguin fer canvis. Feu clic al menú Fitxer i seleccioneu "Opcions" i, a continuació, seleccioneu "Configuració del client". A la secció "Mode obert per defecte", seleccioneu "Exclusiu". Si no teniu molta gent que utilitza la base de dades, en general no us heu de preocupar d'això
Pas 4. Obriu l'Assistent de consulta
L'eina de consulta pot trobar entrades que contenen contingut duplicat. El procés per iniciar l'assistent varia en funció de la versió d'Access que utilitzeu:
- 2013/2010: feu clic a la pestanya "Crea" i feu clic a "Assistent de consulta".
- 2007 - Feu clic a la pestanya "Insereix" o "Crea" i seleccioneu "Assistent de consulta".
- 2003: obriu la finestra de la base de dades i seleccioneu la pestanya "Consultes". Feu clic al botó "Nou".
Pas 5. Seleccioneu "Assistent de cerca de duplicats"
Aquesta consulta compara camps per trobar entrades duplicades.
Pas 6. Trieu la taula que vulgueu cercar
Es mostraran totes les taules de la vostra base de dades. Seleccioneu la taula que vulgueu comprovar si hi ha duplicats.
Per a la majoria de comprovacions de duplicats, voldreu mantenir la vista "Taules" seleccionada
Pas 7. Seleccioneu els camps que creieu que contenen duplicats
Seleccioneu tots els camps que vulgueu comparar per obtenir dades duplicades. Incloeu prou camps per fer un judici. Els duplicats només es retornen si els camps coincideixen amb caràcters. Podeu utilitzar expressions per trobar coincidències parcials.
- Eviteu utilitzar camps generals. Eviteu utilitzar camps com la data o la ubicació per reduir el desordre quan compareu entrades.
- Sense prou camps per distingir entre registres o amb camps massa generals, obtindreu molts resultats duplicats.
Pas 8. Seleccioneu camps addicionals per visualitzar
Un o dos camps addicionals us poden ajudar a decidir si les dades són realment duplicades. Per exemple, un camp Identificador de comanda us ajudarà a determinar si el mateix nom dues vegades són entrades separades. Incloeu almenys un camp per ajudar a fer aquesta distinció i evitar la pèrdua accidental de dades.
Pas 9. Creeu la consulta
Se us demanarà que doneu un nom a la consulta. Feu clic a "Finalitza" per veure els resultats.
Pas 10. Reviseu els resultats amb atenció
Es mostraran els duplicats potencials segons els vostres criteris. Reviseu cadascun dels resultats i utilitzeu els coneixements que teniu sobre la vostra empresa per decidir si l'entrada és un duplicat. Assegureu-vos absolutament que un registre és un duplicat abans d’eliminar-lo.
Si no ho podeu decidir, torneu a crear la consulta amb un camp addicional per ajudar-vos a prendre la decisió
Pas 11. Eliminar registres duplicats
Feu clic amb el botó dret a la columna esquerra i seleccioneu "Suprimeix registre" per eliminar un duplicat. Podeu seleccionar diversos registres per eliminar-los alhora.
- És possible que vulgueu combinar algunes dades d’un dels registres duplicats al registre que voleu conservar.
- Assegureu-vos de no suprimir tots els registres que apareixen a la llista de resultats duplicats o no us quedarà cap registre original.
