Si la vostra línia de treball requereix que us poseu en contacte amb els clients per telèfon, és probable que us deixeu molts missatges de veu. Però, què heu de dir exactament després del pit? Pot ser una molèstia nerviosa intentar recordar tota la informació rellevant que necessiteu per transmetre i, en conseqüència, es deixaran de banda detalls importants. Deixeu els missatges improvisats i dispersos creant un sistema per deixar missatges de veu. Executant una llista de comprovació ràpida al cap, podeu assegurar-vos que heu proporcionat tota la informació que necessiteu per transmetre al destinatari i millorar les vostres possibilitats de rebre una trucada.
Passos
Part 1 de 3: Identificar-se
Pas 1. Utilitzeu el to de veu adequat
Tan bon punt comenceu a gravar el missatge, parleu amb una veu clara i sonora. No murmuri ni parli massa ràpid. Feu tot el possible per semblar interessat i enèrgic per cridar l'atenció del vostre oient. Tot i que el destinatari no us pot veure, el vostre to general apareixerà per telèfon, així que assegureu-vos que en transmetreu el correcte.
- Enuncia tot el que dius. Una mala recepció pot distorsionar la veu i provocar un tall. Fins i tot una veu parlant normal es pot confondre per telèfon.
- La qualitat de la vostra veu ha de reflectir adequadament la forma de la trucada. Per exemple, està bé sonar emocionat quan deixeu un missatge de veu per felicitar el vostre nebot per la seva graduació en secundària. No obstant això, si oferiu condols a un amic en pena, hauríeu de mantenir el vostre to solemne i respectuós.
Pas 2. Esmenta el teu nom
Indiqueu primer al destinatari el vostre nom. D’aquesta manera, la persona a qui truqueu sabrà qui sou just. Un senzill "això és (el vostre nom)" es farà en la majoria de situacions, o un "el meu nom és (nom complet)" més introductori si la persona a qui truqueu no us ha conegut abans. Els amics i familiars us reconeixeran sense necessitat de més identificació. Si es tracta d’una trucada professional, tindran un nom per associar-lo a la veu i al missatge, cosa que us ajudarà a obrir una línia de comunicació més personal.
- Aquest pas sembla un fet, però sovint s’oblida de les persones que truquen quan es posen al moment.
- Si teniu un títol laboral o una descripció personal que us pot resultar útil per al destinatari en una trucada de seguiment, indiqueu-lo després del vostre nom, és a dir, "Em dic Dr. Holdsworth, radiòleg sènior del Sacred Heart Medical Center" o "es tracta de Gloria Carpenter, sóc la mare de Chloe de l'escola".
Pas 3. Deixeu el vostre número de telèfon
Reciteu el vostre número de telèfon immediatament després del vostre nom. La majoria de les persones que truquen esperen al final del missatge de veu per proporcionar la seva informació de contacte, però si el destinatari no l’atrapa la primera vegada, es veuran obligats a tornar a escoltar tot el missatge. Recordeu parlar lentament i enunciar en deixar el vostre número de telèfon perquè sigui comprensible.
- Una manera senzilla d’oferir el vostre número de telèfon al principi del missatge és dir alguna cosa com ara “aquest és (el vostre nom), el meu número és (el vostre número de telèfon)” o “el meu nom és (nom) que truca des de (número) ".
- Tot i la prevalença de les funcions d'identificació de trucades, sempre és aconsellable deixar el vostre número de telèfon en cas que la persona a la qual truqueu no tingui el número guardat o bé sol·liciteu que us retorni la trucada en una extensió diferent.
Pas 4. Feu una connexió
Quan escolteu missatges de veu o missatges de veu relacionats amb empreses de remitents desconeguts, les persones començaran a ser sospitoses o desinteressades si no saben a qui sou ni per què truqueu. Poseu-los tranquils esmentant un amic o una referència comuna que us hagi proporcionat el seu número. Una vegada més, això fa que la trucada se senti més personal. El correu de veu semblarà menys invasiu i és més probable que rebeu una resposta.
- Proveu de fer una breu introducció que doni a conèixer l’oient, com ara "He rebut el vostre número de Pat, que diu que esteu interessat en vendre el vostre vaixell".
- Fins i tot si no feu cap trucada empresarial, establir una connexió us pot ajudar a fer que el destinatari sigui més còmode. "Aquest és Bob, el teu veí de l'altre costat del carrer" és més agradable que "Aquest és Robert Henderson".
Puntuació
0 / 0
Quiz de la primera part
Si deixeu un missatge per a un amic o familiar, com us heu de presentar?
Només amb el vostre nom.
Exactament! Si truqueu a algú que us conegui bé, us podran identificar només amb el vostre nom. Deixar el vostre nom complet per a un membre de la família o un amic només sonarà rígid i incòmode. Seguiu llegint per obtenir una altra pregunta.
Amb només el vostre cognom.
Torna-ho a provar. Llevat que seguiu el vostre cognom amb els vostres amics, és estrany presentar-vos així en un missatge de veu. I és probable que molts dels vostres familiars tinguin el mateix cognom, de manera que no els ajudarà a identificar-vos. Endevina-ho de nou!
Amb el vostre nom complet.
No exactament! Heu de deixar el vostre nom complet si deixeu un missatge de veu per a algú que no heu conegut mai. Però un membre de la família o un amic no necessitarà el vostre nom complet per identificar-vos. Endevina-ho de nou!
En realitat, no cal que doneu el vostre nom a algú que us conegui bé.
No necessàriament! Recordeu que parlar per telèfon us distorsiona la veu. Per tant, fins i tot les persones que us coneixen bé poden no reconèixer la vostra veu per telèfon. Tria una altra resposta.
Voleu més proves?
Seguiu provant vosaltres mateixos!
Part 2 de 3: declaració del vostre negoci
Pas 1. Penseu en què direu prèviament
Tingueu una idea clara del que direu abans de començar a deixar un missatge de veu. Això no hauria de suposar cap problema si truqueu amb una intenció específica, però escoltar el so a l’altre extrem i saber que s’estan enregistrant pot provocar que moltes persones que truquin quedin en blanc. Divideix la informació en punts de bala i fes clic a cadascun abans de penjar.
- Per als missatges de veu especialment urgents o importants, penseu a escriure un guió aproximat abans d’hora.
- Si us capteu espaiat, només heu de centrar-vos a treure el nom, el número de devolució de trucada i el motiu per trucar en poques paraules.
- Imatge que envieu un missatge de veu per fer un seguiment amb un interès romàntic sobre la cita d’ahir a la nit. Esbossar mentalment el missatge abans de gravar-lo pot significar la diferència entre sortir tan fresc, tranquil i recollit i un naufragi balbuceig i nerviós.
Pas 2. Mantingueu breu el missatge
Restringiu el missatge de correu de veu a 20-30 segons. Poques vegades hi haurà ocasions en què cal que el missatge de veu sigui més llarg. No voleu avorrir el destinatari amb una introducció o una història massa llarga i serpentejant. Mantingueu-vos tensos i al punt. Un missatge curt pot generar curiositat i convèncer una persona perquè torni a trucar quan potser no en té una altra.
- D’altra banda, si deixeu un missatge de veu massa curt, és possible que el destinatari pensi que no té importància i l’esborri sense ni tan sols escoltar-lo. Això és especialment probable si truqueu des d’un número no cotitzat.
- El punt de deixar un missatge de veu és obligar algú a trucar-vos de nou, i no descarregar tota la informació que compartiu amb ells durant la trucada.
Pas 3. Obriu amb la informació més important
Estigueu al cas i sigueu explícits sobre el vostre motiu de trucada. Si només toqueu la base, digueu-ho; si teniu una oferta de vendes o esteu seguint una transacció o confirmant una cita, feu-ho saber al destinatari. El vostre oient perdrà ràpidament l’interès i pot suprimir el missatge si no els informeu del vostre propòsit per endavant.
- Només teniu poc temps per fer arribar el vostre punt. Si pateix tot el que passa, l’oient pot renunciar al missatge abans d’arribar a qualsevol informació crucial.
- És molt millor donar notícies difícils com ara "el pare està a l'hospital" i fer servir la resta del missatge per consolar i explicar, que no pas ballar al voltant del tema i fer que el seu oient es preocupi.
Pas 4. Sigues personal i orgànic
Resisteix les ganes de lliscar en una "veu de telèfon" estilitzada i amb un so genèric. Sigues educat, sigues tu mateix i parli amb naturalitat. La gent pot saber quan algú intenta vendre-li alguna cosa o sortir d’una determinada manera, i és molt més probable que us doni l’hora del dia si creu que s’hi acosta en igualtat de condicions.
Sembla que llegiu d’un guió donarà la impressió a l’oient que són una trucada més que heu de fer
Puntuació
0 / 0
Prova 2a part
Quanta informació hauríeu de proporcionar durant el missatge de veu?
El mínim possible, per exemple, el vostre nom i número.
No, no! No intenteu ser misteriós per la bústia de veu, sobretot si truqueu des d’un número no inclòs. Si sou massa críptic, és possible que la persona a qui truqueu suprimeixi la vostra bústia de veu com a poc important. Tria una altra resposta.
El suficient per explicar per què us han de trucar de nou.
Correcte! Sigueu succint, però doneu a la persona a qui truqueu prou informació per saber per què heu trucat. És més probable que et tornin a trucar si no ets ni massa retingut ni massa xerraire. Seguiu llegint per obtenir una altra pregunta.
Tota la informació que hauríeu donat si hagués agafat el telèfon.
No exactament! Els missatges de veu no són substituts de les converses completes. Si parleu més de 20 o 30 segons, és probable que la persona a la qual truqueu s’avorreixi o s’enfadi i probablement no us tornarà a trucar. Trieu una altra resposta.
Voleu més proves?
Seguiu provant vosaltres mateixos!
Part 3 de 3: tancament de sessió
Pas 1. Feu una pregunta o sol·licitud específica
Al finalitzar el missatge, especifiqueu per què voleu que el destinatari us torni a trucar. Feu-los una pregunta precisa o feu una sol·licitud que els motivi a agafar el telèfon. Si se senten confosos o incerts sobre la vostra intenció després d'escoltar el vostre missatge de veu, no ha fet la seva feina.
- Proveu frases com ara "feu-me saber com us ha agradat la recepta que us he enviat" o "M'interessa escoltar les vostres idees sobre aquesta proposta".
- La gent està més motivada per posar-se en contacte quan l’heu seleccionat amb una sol·licitud que si simplement dieu "Truca’m".
Pas 2. Reformuleu el vostre nom i la vostra informació de contacte
Acabeu de nou el vostre missatge i doneu a l’oient el vostre nom i número de telèfon. Repetiu el número de telèfon dues vegades per tal que no hi hagi cap possibilitat que s’equivoquin en un dígit o que no l’escrivin. Assegureu-vos d’incloure també qualsevol informació que pugui ser útil quan el destinatari torni la trucada, com ara quan estareu disponibles i no estareu disponibles i el millor moment del dia per trucar.
- Explicar el número de telèfon més del doble al final de la trucada és excessiu i fins i tot es pot interpretar com a descortès.
- També és possible que vulgueu precisar el vostre cognom si la persona que us ha trucat mai no us ha conegut.
- No us haurà de preocupar d’aquest pas si el missatge és casual per a un amic o familiar.
Pas 3. Eviteu els finals llargs
Quan arribi el moment de penjar, no tragueu ni prolongueu el missatge innecessàriament. Si no és una trucada personal a un ésser estimat, no cal desitjar-li un bon dia. L’atenció del destinatari s’erosionarà quan més llarg passi el correu de veu, així que intenteu no perdre el focus al final. Agraïu-los el vostre temps i deixeu-los en mans de la següent fase de comunicació.
- Els tancaments amistosos com "Espero escoltar-vos" són més càlids i, per tant, més eficaços que els comercials genèrics, com ara "passar un bon dia".
- No recapituleu ni resumiu el vostre missatge al final. Si el destinatari ha de tornar a escoltar certs detalls, pot reproduir-lo més tard.
Puntuació
0 / 0
Part 3: qüestionari
Quantes vegades hauríeu de dir el vostre número de telèfon al final d'un missatge de veu?
Cap, suposant que ho vau dir al principi del missatge.
No exactament! Sí, haureu de donar el vostre número al començament del correu de veu. Però, fins i tot llavors, hi ha la possibilitat que la persona ho hagi perdut la primera vegada, així que és bo repetir-ho al final del missatge. Feu clic a una altra resposta per trobar la correcta …
Un cop
Tanca! Definir el vostre número una vegada al final del missatge és definitivament millor que no dir-lo en absolut. Però, idealment, hauríeu de repetir-ho més d’una vegada per assegurar-vos que la persona ho aconsegueixi. Tria una altra resposta.
Dues vegades
Sí! Al final del missatge, repeteix el número dues vegades. Aquest és el número ideal per assegurar-se que la persona l’escolta correctament sense que aparegui tan exigent ni groller. Seguiu llegint per obtenir una altra pregunta.
Tres vegades
Gairebé! No haureu d’indicar el vostre número tres vegades al final d’un missatge de veu. La persona a qui truqueu rebrà el vostre número amb menys repeticions que aquesta. I el que és pitjor, repetir-ho tres vegades o més pot resultar groller. Proveu una altra resposta …
Voleu més proves?
Seguiu provant vosaltres mateixos!
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Penseu en els moments en què heu rebut missatges de correu de veu que us han fet pensar "què vol aquesta persona?" Deixeu el tipus de missatge de veu que voleu rebre.
- Proporcioneu la vostra adreça electrònica o un altre mètode de contacte a més del vostre número de telèfon quan sigui rellevant per a la vostra interacció amb el destinatari.
- Somriu! Es transmet, fins i tot per telèfon.
- Recordeu mencionar la data si compartiu informació sensible al temps.
- Si truqueu sobre un tema sensible, limiteu la informació que incloeu a la bústia de veu per si la senten altres persones.
- En cas d’emergència o desastre natural, utilitzeu el missatge de correu de veu de sortida per fer saber a la gent que està bé.
Advertiments
- Si intenteu que algú us torni a trucar, no publiqueu intents de trucades fallits. Això pot fer que sembli molest i es sentirà menys còmode quan tracti amb vostè.
- En circumstàncies professionals, sempre heu de deixar un missatge de veu si la persona a qui truqueu no respon. Veure diverses trucades perdudes sense missatges de correu de veu soscava la importància del vostre negoci.
