Tenint en compte que cada dia s’envien i reben més de 300.000 milions de correus electrònics, no és estrany que la gent hagi desenvolupat “fatiga per correu electrònic”. Per això, és tan important escriure correus electrònics eficaços que transmetin el vostre punt de vista de manera clara i concisa; no voleu que la gent no llegeixi completament el vostre correu electrònic de invitació a la reunió perquè és massa llarg o no està clar. No us preocupeu: aquest wikiHow us guiarà a través de tot el que heu de fer quan escriviu un correu electrònic per a una invitació a una reunió, com ara com escriure un assumpte fort, què heu de dir al cos del vostre correu electrònic i com podeu utilitzar un aplicació de calendari per facilitar les coses.
Passos
Mètode 1 de 3: escriure una línia de tema forta
Pas 1. Escriviu una línia curta i rellevant amb la data i el tema de la reunió
La inclusió d’aquests detalls significa que la gent sabrà quan és i què s’ha de discutir sense ni tan sols obrir el correu electrònic. Per exemple, podeu escriure "Reunió 12/8: noves directrius d'informes".
Advertència:
Deixar de banda el tema de la reunió probablement farà que la gent respongui, preguntant si és rellevant per al seu departament o si la seva assistència és obligatòria, així que assegureu-vos d’indicar el tema.
Pas 2. Demaneu confirmació d'assistència a l'assignatura
Si necessiteu saber qui vindrà a la reunió, demaneu confirmació a l'assumpte. D’aquesta manera, sabran que han de respondre el més aviat possible, fins i tot abans d’obrir el correu electrònic. Podeu escriure "Divendres 10/6 reunió de recursos humans, si us plau confirmeu el més aviat possible".
També podríeu escriure: "Si us plau, respongueu amb nosaltres: reunió de recursos humans 10/6"
Pas 3. Feu-los saber si es tracta d’una reunió d’emergència a l’assumpte
Si es tracta d’un tema urgent o sensible al temps que justifica una reunió de seguida, afegiu una sensació d’urgència al tema. Per exemple, podeu escriure alguna cosa en la línia de "Reunió d'emergència dilluns 31/02: ciberseguretat".
És important tenir en compte també el tema de la reunió per donar-los una idea de què poden esperar
Pas 4. Indiqueu si l'assistència és obligatòria o suggerida
Si treballeu per a una empresa gran, és possible que no sigui necessària la presència d’algunes persones per a totes les reunions. Indiqueu el departament corresponent a l’assumpte o informeu els destinataris si han d’assistir. Per exemple, podeu escriure "Reunió de màrqueting obligatòria 10/6".
Si la reunió no és obligatòria, podeu escriure: "Reunió suggerida 10/6 sobre tàctiques de recerca eficients"
Pas 5. Utilitzeu paraules completes a l'assumpte per evitar confusions
Les abreviatures poden semblar eficients, però no són tan específiques com les paraules completes i poden provocar confusió. Per exemple, "SAP" pot significar "sistemes i processament" o "pla de mostreig i anàlisi" segons qui conegui i no conegui la vostra llengua.
Tot i això, està bé utilitzar abreviatures habituals com "RSVP", "HR" i "Wed"
Mètode 2 de 3: elaboració del cos del vostre correu electrònic
Pas 1. Escriviu una breu introducció amistosa i una nota breu
Presentar-se és necessari si treballa per a una gran empresa o si encara no coneix a tothom. També és important esmentar en aquesta breu introducció si cal completar i / o portar algun document o subministrament a la reunió.
Feu que la vostra presentació sigui agradable o rellevant per al treball. Per exemple, "Hola equip, espero la presentació del nou programa la setmana que ve!"
Consell:
Recordeu als destinataris si necessiten completar alguna tasca o portar alguna cosa a la reunió. Per exemple, "Com a recordatori, porteu 4 còpies impreses de les llistes de contactes del vostre proveïdor".
Pas 2. Enumereu la data i l'hora de la reunió a la seva pròpia línia perquè destaqui
Aquesta informació és essencial perquè la gent assisteixi a la reunió, de manera que voleu que quedi clara i que es distingeixi de la resta del text. Sagnar 2 línies per sobre i per sota i / o posar-la en negreta.
- Exemple: "6 d'octubre, de 10:30 a 11:45"
- Si la reunió està en línia, indiqueu la zona horària perquè les persones de diferents zones horàries no es perdin a causa d’una mala comunicació. Per exemple, podeu escriure: "6 d'octubre, de 10:30 a 11:45 (PST)"
Pas 3. Llista la ubicació després de la data i l'hora
Feu que la ubicació destaqui tant com la data i l’hora, sobretot si us trobeu en un lloc nou, si és difícil de trobar o si sabeu que alguns dels destinataris no estan familiaritzats amb la ubicació. Per a reunions virtuals (mitjançant un fòrum en directe o un xat de vídeo), proporcioneu un enllaç al fòrum o una videotrucada per facilitar-ne l'accés.
Quan proporcioneu indicacions, sigueu el més detallat possible. Com a exemple: “Si us plau, vingueu a la sala de conferències 592 de l’edifici Timaren (209 Nix St.). L’habitació 592 es troba al 2n nivell de l’edifici, de manera que haureu de pujar l’ascensor des de la planta baixa, sortir a la 12 i utilitzar els ascensors del costat sud de l’edifici (a la vostra esquerra) per pujar al pis 59”
Pas 4. Compartiu l'objectiu de la reunió
Feu saber als destinataris què farà la reunió. Oferir una agenda breu per a la reunió els ajudarà a reconèixer quines tasques cal fer prèviament. Simplement podeu indicar el tema (com ara "Actualització de ciberseguretat") o bé podeu proporcionar una cronologia:
- 10:30 - 10:45 Comparteix les actualitzacions d'estat del projecte
- 10:45 - 11:10 Compareu i seleccioneu ofertes viables
- 11:10 - 11:30 Pluja d’idees i objectius per al llançament
Pas 5. Reviseu el correu electrònic si hi ha errors gramaticals i de fet
Les coses més importants que cal revisar són la data, l’hora i la ubicació de la reunió, així que assegureu-vos que les teniu correctes. També podeu revisar la vostra introducció, agenda o altres notes que potser heu inclòs per assegurar-vos que heu cobert tots els aspectes bàsics.
Llegiu el vostre correu electrònic en veu alta per assegurar-vos que el vostre escrit és clar i concís abans d’enviar-lo
Mètode 3 de 3: utilitzar Outlook o una aplicació de calendari integrada
Pas 1. Feu clic a "Reunió nova" a la pestanya d'inici de l'Outlook
Si la vostra empresa utilitza una base de dades de comunicació amb un calendari integrat, com l'Outlook, utilitzeu-la per configurar la reunió. Normalment, aquest és el punt de contacte preferit per a les persones amb qui treballeu.
Si la vostra empresa no utilitza Outlook ni res semblant, podeu utilitzar el vostre correu electrònic relacionat amb la feina per enviar la invitació
Pas 2. Seleccioneu una hora i una data a la finestra "Assistent de programació"
Després de crear una reunió nova, apareixerà la finestra del calendari. Feu clic a "Assistent de programació" i ressalteu la data i l'hora disponibles per a la reunió.
Assegureu-vos que sigui el moment en què vosaltres i els assistents previstos estigueu disponibles. En funció de l’aplicació de la vostra empresa, és possible que hàgiu d’ajustar la configuració de visualització per mostrar la programació de tots (a més de la vostra)
Pas 3. Afegiu assistents escrivint els seus noms o utilitzant la vostra llibreta d'adreces
Feu clic a la barra de text per introduir manualment els noms o desplaçar-vos per la llibreta d'adreces i seleccionar-ne els noms de la llista. Utilitzeu la funció "Assistent de programació" per comprovar la disponibilitat d'altres persones.
Si la gent no està disponible, els seus noms apareixeran ressaltats. L’assistent fins i tot mostrarà franges horàries recomanades per adaptar-se a vosaltres i als horaris dels assistents
Pas 4. Definiu les hores d'inici i finalització de la reunió
Assegureu-vos que la data de la reunió sigui la data que heu seleccionat anteriorment i feu clic al botó del calendari per fer els canvis si cal. A continuació, utilitzeu les fletxes desplegables a la dreta de les llistes de temps per seleccionar les hores d’inici i finalització correctes.
Afegir els temps finals és molt respectuós amb el temps de la gent perquè sàpiga què esperar i pugui planificar els desplaçaments o la feina al voltant de la reunió
Pas 5. Feu clic a "Cita" a la pestanya "Reunió" a la part superior de la pantalla
En fer clic en aquest botó, tornareu a la pantalla de cita general i hauríeu de veure la vostra entrada programada. A partir d’aquí podreu afegir un assumpte, una ubicació i unes notes.
Si no veieu la vostra entrada programada a la pantalla de cites, torneu enrere i repetiu el procés fins que aparegui
Pas 6. Sigueu específics quan introduïu l'assumpte, la ubicació i les notes
Informeu els destinataris de què tracta la reunió en poques paraules breus (per exemple, "Pròximes proves de producte"). Sigueu específics sobre la ubicació i proporcioneu indicacions si no és un lloc de reunió habitual o si és difícil arribar-hi. Afegiu notes addicionals (com qualsevol treball de preparació) que siguin rellevants per a la reunió.
- Indiqueu l'adreça de la ubicació, fins i tot si creieu que ja ho saben.
- Feu clic a "Envia" quan hàgiu acabat.
Consell:
Eviteu temes excessivament amplis com ara la "pluja d'idees" perquè això no explica molt a la gent sobre el propòsit de la reunió. En lloc d'això, podríeu dir: "Pluja d'idees per a proveïdors de productes nous".
Consells
- Quan corregiu el vostre correu electrònic o invitació, mantingueu-lo breu i al punt.
- Utilitzeu un to d’escriptura amable i professional.
- Comproveu de nou la llista de destinataris per assegurar-vos que hi estigui convidat tothom que hi sigui.
- Escriviu adreces a la línia "bcc" si voleu que totes les adreces quedin ocultes als destinataris.
Advertiments
- No envieu la invitació ni el correu electrònic sense data, hora i ubicació. Probablement frustrarà els convidats i rebrà una sèrie de respostes que us demanaran aquesta informació.
- No escriviu amb majúscules, s’interpretarà com un crit i és molt poc professional.
