És important fer una salutació ideal per a missatges de veu. Pot donar una primera impressió a les persones que truquen, de manera que és important deixar una salutació educada i professional, sobretot si un potencial empresari us truca. Desfeu-vos d’aquesta vella bústia de veu d’acudit que molesta a la vostra mare i enregistreu una felicitació informativa i amable que us faci quedar bé.
Passos
Part 1 de 3: Planificar el que voleu dir
Pas 1. Escriviu una llista d’informació que vulgueu incloure a la vostra salutació de correu de veu
Escriure una llista de punts que cal incloure pot semblar feixuc, però quan la vostra bústia de veu pot ser la primera impressió que algú té de vosaltres, és millor que no inclogui un munt de "Um, uh", sorolls i pauses incòmodes.
- Voleu que el vostre missatge de veu contingui informació bàsica d’una manera educada que ajudi a la persona que truca a saber que sou vosaltres i que us deixi la informació perquè pugueu tornar a trucar el més aviat possible.
- Incloeu el vostre nom (i l’empresa si es tracta d’un missatge de veu d’empresa), una declaració que permeti a la persona que truca saber que us disculpeu per haver perdut la trucada i la informació que desitgeu de la persona que truca, com ara el nom, el número i un breu missatge sobre la finalitat de la convocatòria.
Pas 2. Escriviu un script per a la vostra salutació
Voleu crear un script des del qual pugueu llegir mentre enregistreu la vostra bústia de veu. Si teniu alguna cosa per llegir, podeu relaxar-vos i semblar educat i segur.
- Comenceu amb un educat "Hola". Informeu a qui truca de qui sou i disculpeu-vos per perdre la trucada.
- Finalitzeu el script demanant a la persona que truca que deixi un nom i un número de contacte amb un breu missatge. Informeu a la persona que truca que hi tornareu el més aviat possible. Si voleu, també podeu tancar la sessió amb un amic "Que tingueu un bon dia".
Pas 3. Llegiu el vostre script
Voleu assegurar-vos que soni professional i amable mentre es transmet un missatge clar. Penseu en el tipus de persones que us poden deixar missatges de veu i assegureu-vos que la vostra informació sigui agradable i informativa.
- Assegureu-vos que el vostre script inclogui la informació de la vostra llista. Eviteu les salutacions comunes i planes com ara "La vostra trucada és molt important per a mi". Si la trucada és important, farà l’esforç per tornar-la el més aviat possible.
- Si configureu un missatge de veu per a la feina, fins i tot si és al vostre mòbil, penseu en oferir a les persones que truquen maneres alternatives d’arribar-hi. Indiqueu una adreça de correu electrònic o l'adreça del vostre lloc web on es pot trobar més informació.
- Un cop hàgiu llegit el missatge de veu en veu alta i tingueu la sensació que proporciona informació rellevant de manera amable i professional, ja podreu gravar.
Part 2 de 3: Gravació del vostre missatge de veu
Pas 1. Limiteu el soroll de fons
Voleu que la vostra veu surti nítida i clara, així que assegureu-vos que no hi hagi soroll al fons, com ara una ràdio, un televisor o la gent que parli.
- El millor lloc per gravar la vostra bústia de veu és en una habitació tranquil·la allunyada d’un soroll excessiu.
- Les habitacions més petites també funcionaran millor, ja que no hi haurà tant so ambiental com en un espai gran i obert.
Pas 2. Introduïu la funció de configuració del correu de veu al telèfon
En funció del vostre operador i del vostre telèfon, hi ha diverses maneres de gravar una felicitació nova.
- Si teniu un iPhone i teniu iOS 8 o posterior, podeu accedir a l'aplicació "Telèfon" i prémer el botó "Correu de veu". Això us portarà a una pantalla que mostra els vostres missatges de veu i, a l'extrem superior esquerre, hi haurà una opció per a "Salutació", feu-hi clic i des d'allà podreu escoltar o editar la vostra salutació.
- Els usuaris d'Android poden mantenir premuda la tecla 1 del marcador fins que el telèfon es connecti al servei de correu de veu. Introduïu el PIN quan se us sol·liciti o configureu la safata d’entrada de la veu per primera vegada i, a continuació, seguiu les instruccions per enregistrar una felicitació nova. Alguns dispositius Android poden incloure una aplicació de correu de veu, segons el vostre operador.
- Proveu de marcar el vostre propi número de telèfon si teniu dificultats per accedir al servei de correu de veu.
Pas 3. Llegiu el vostre guió
Esteu a punt per gravar, esteu en un lloc tranquil i còmode i teniu el guió a la mà. Simplement llegiu el vostre meravellós guió quan se us demani que enregistreu.
- Intenteu no utilitzar una veu completament monòtona. Voleu parlar amb un to de conversa amable.
- Si teniu problemes per afegir alguna expressió a la vostra veu o per parlar amb claredat, proveu de practicar la vostra salutació davant d’un amic per obtenir comentaris i sentir-vos més còmodes.
Pas 4. Previsualitzeu la gravació
Després d’haver enregistrat la vostra salutació de la bústia de veu, teniu l’opció de previsualitzar-la abans de desar-la. Escolteu el vostre missatge de veu per assegurar-vos que heu parlat de manera clara i educada i que heu inclòs tota la informació important.
- Recordeu que voleu incloure el vostre nom o el de la vostra família.
- Informeu a la persona que truca que us disculpeu per haver perdut la trucada i que la retornarà el més aviat possible.
- Doneu un breu conjunt d’instruccions sobre la informació que voleu que faciliti la persona que truca perquè pugueu ser informat quan torneu la trucada.
Pas 5. Feu que un amic us truqui
Feu que algú de confiança escolti la vostra salutació de correu de veu i us doni comentaris.
Fer que un amic truqui al telèfon i escolti la salutació de la vostra bústia de veu és una manera excel·lent de veure si heu enregistrat amb èxit una salutació adequada i amigable que els autèntics usuaris poden escoltar i entendre
Part 3 de 3: Resolució de problemes
Pas 1. Proveu a reiniciar el telèfon si el correu de veu no funciona
Reiniciar el telèfon és una solució ràpida per a molts problemes habituals de correu de veu. Si no us podeu connectar al servei de correu de veu o teniu problemes de correu de veu, proveu de reiniciar el telèfon abans de continuar.
Pas 2. Comproveu que el correu de veu estigui configurat al telèfon
Si utilitzeu un telèfon nou o simplement canvieu de targeta SIM, haureu de configurar el correu de veu per al vostre compte abans de poder enregistrar la vostra nova salutació. Hi ha diverses maneres d'accedir a les funcions de correu de veu, segons el vostre servei i dispositiu:
- Mantén premut 1 al marcador del telèfon. Això funciona a la majoria de dispositius i serveis.
- Toqueu el botó Correu de veu al marcador del vostre iPhone.
- Marqueu * 86 (Verizon) o 123 (T-Mobile).
- Marqueu el vostre propi número des del telèfon. Per a molts serveis, això cridarà al vostre correu de veu.
Pas 3. Assegureu-vos que el vostre pla inclou missatges de veu
Tot i que la majoria dels plans inclouen serveis bàsics de correu de veu actualment, encara és possible que tingueu un pla que no tingui cap funció de correu de veu. Comproveu l'extracte mensual o poseu-vos en contacte amb el vostre operador si no esteu segur.
Pas 4. Poseu-vos en contacte amb el vostre operador si heu oblidat la contrasenya del correu de veu o no podeu fer funcionar el correu de veu
Si anteriorment havíeu configurat el vostre missatge de veu, però no recordeu la vostra contrasenya, haureu de posar-vos en contacte amb la línia d'atenció al client del vostre operador. Un representant del servei podrà restablir la vostra contrasenya de correu de veu. El departament d’atenció al client també hauria de poder ajudar-vos a solucionar qualsevol altre problema que pugueu tenir amb la bústia de veu.
Consells
- Torneu a gravar la salutació si cal. Preneu-vos el temps i no us afanyeu.
- També podeu considerar una salutació multilingüe si vostè o algú disponible parla aquest idioma. El segon idioma pot seguir la salutació anglesa.
- Quan enregistreu la vostra salutació de la bústia de veu, poseu-vos de peu i fins i tot passegeu una mica.
- Mantingueu la gravació curta i dolça.
- Si esteu enregistrant una salutació de correu de veu per a una empresa, digueu qui són a la vostra empresa i el nom de l'empresa. També podeu incloure mètodes alternatius per arribar-hi.
- Si esteu enregistrant una salutació de correu de veu que és temporal perquè estareu fora, no deixeu que les trucades sàpiguen on aneu o que no esteu a casa.
