Començar un missatge de correu electrònic amb la salutació adequada pot ser complicat. Quan envieu un correu electrònic professional o escriviu a algú que no coneixeu bé, la vostra millor aposta sol ser triar una salutació senzilla i versàtil com "Hola" abans de dirigir-se a la persona pel seu cognom. Si escriviu a un amic, a un familiar o a una altra persona amb qui tingueu una relació més informal, no està malament fer-hi referència pel seu nom.
Passos
Mètode 1 de 4: triar una salutació adequada
Pas 1. Digueu "Hola" per començar el correu electrònic amb una nota amigable
Un simple "Hola" seguit del nom de la persona funcionarà bé per a la majoria de correus electrònics. És relaxat i personal sense sentir-se excessivament formal ni casual. I, com que és tan curt i directe, no distraurà el lector ni es veurà fora de lloc.
També podeu utilitzar "Hola" quan us adreseu a diversos destinataris alhora, com a "Hola a tothom"
Consell:
"Hola" és una bona salutació per a tots els propòsits, tant si el vostre correu electrònic està pensat per a un amic, un supervisor o un desconegut.
Pas 2. Obriu amb "Estimat" per obtenir missatges més formals
"Estimat" és una salutació versàtil; és més adequat que "Hola", però encara té un anell càlid i agradable a l'antiga. Això el converteix en una manera perfecta de convidar la correspondència tant amb éssers estimats com amb persones que no coneixeu molt bé.
Aquesta salutació també es pot utilitzar per a amics i familiars
Pas 1.
- La paraula "Benvolgut" també comporta una nota de propietat i respecte que les salutacions menys formals no tenen.
- Un desavantatge d’aquest obridor és que es podria considerar una mica massa formal per a alguns, especialment en un entorn empresarial.
Pas 2. Utilitzeu una salutació anònima si no coneixeu el nom del destinatari
"Salutacions" i "A qui pot preocupar-se" són dues de les salutacions anònimes més inofensives. Són una aposta segura en aquells moments en què no esteu segur de qui llegirà el vostre missatge.
- També podeu provar alguna cosa ambigua com "Benvolgut senyor o senyora", tot i que això pot resultar una mica tapat en tots els correus electrònics menys els més formals.
- Les felicitacions anònimes s’utilitzen més sovint a l’hora d’escriure a grups, com ara empreses i organitzacions, en lloc de particulars.
Pas 3. Poseu el nom de la persona per si mateix si voleu anar al punt
Si us interessa quin missatge de salutació voleu utilitzar o preferiu deixar que el vostre missatge ocupi el lloc central, no està malament indicar el nom del destinatari i deixar-ho en aquest sentit. Només cal afegir una coma, saltar-se una fila i dir el que vol dir.
- "Senyora. Thompson "no sona ni més ni menys formal que" Hola senyora Thompson "i us permet passar per alt la indecisió de triar la salutació més adequada.
- L’ús del nom de la persona com a felicitació en si mateix també pot ser útil en la correspondència de seguiment quan no necessàriament voleu triar una nova felicitació cada vegada.
Mètode 2 de 4: adreçar-se al vostre destinatari
Pas 1. Truqueu a la persona pel seu nom si la coneixeu bé
Aquesta regla és bastant senzilla: si teniu un nom amb algú, és correcte utilitzar-ne el nom. En cas contrari, és una bona idea mantenir-se en el seu cognom per evitar ser presumptuosos i, potencialment, fregar-los de manera equivocada.
Quan escriviu a un conegut conegut, podeu dirigir amb el seu nom per si mateix o adjuntar una salutació més informal com a introducció (és a dir, "Hey Jackie")
Advertència:
No us referiu mai a algú que no hàgiu conegut pel seu nom, tret que us digui que està bé que ho faci. Simplement no és educat!
Pas 2. Consulteu els contactes professionals i desconeguts pel seu cognom
Trieu una salutació adequada (recordeu, "Hola", "Benvolgut" i "Salutacions" són útils per a diverses situacions) i, a continuació, fixeu-vos amb el nom familiar de la persona. La majoria dels correus electrònics que envieu començaran probablement amb el cognom del destinatari, sobretot si pertanyen a la feina.
- Si la persona que envieu per correu electrònic és una dona, aneu amb el prefix "Sra." en lloc de "Sra." tret que sàpiga del cert que està casada.
- Fer una idea de fer servir el cognom del destinatari estableix un to cortès i respectuós amb la correspondència a seguir.
Pas 3. Utilitzeu un terme com "Tothom" quan saludeu a més d'un destinatari
Els grups grans poden contenir molts tipus diferents de persones i no voleu fer cap suposició sobre el seu sexe o el seu nivell de familiaritat. Com que termes com "Nois" i "Senyores i senyors" es poden interpretar com a restrictius de gènere, és millor passar-los a favor d'alguna cosa més inclusiva.
- Assegureu-vos d’evitar felicitacions excessivament informals, com ara “gent” o “tots”, també.
- Llançar un pronom col·lectiu equivocat podria fer que un dels vostres lectors se sentís totalment marginat o ignorat.
Pas 4. Esmenteu el títol o la posició de la persona si és rellevant per al vostre missatge
En circumstàncies normals, pot semblar estrany iniciar un missatge de correu electrònic amb "Greetings Chief Customer Service Representant". Tanmateix, si la posició de la persona està directament relacionada amb la vostra raó per la qual va escriure, pot ser una bona manera de preparar-la per a qualsevol pregunta, sol·licitud o queixa.
- Adreçar un correu electrònic al "Directe de comunicacions" en lloc de "Sr. Everett "farà saber al destinatari que l'assumpte en qüestió implica l'exercici de les seves funcions individuals.
- De la mateixa manera, quan poseu-vos en contacte amb el líder d'una organització, podeu encapçalar les coses amb una felicitació com "Estimat organitzador sindical de Salt Lake City".
Mètode 3 de 4: evitar errors de salutació comuns
Pas 1. Recordeu incloure sempre una salutació
La regla número u per escriure una felicitació per correu electrònic és assegurar-se que n’hi hagi una. Pot ser discordant obrir un missatge de correu electrònic i enfrontar-se a un bloc de text sense introducció ni amabilitats personals, i només triguen uns segons a escriure algunes paraules per resumir la intenció de la vostra comunicació.
Molts veuran un correu electrònic sense salutació com a incomplet. Com a resultat, pot reflectir-se malament en tu o en la teva capacitat de comunicació eficaç
Consell:
No us ho plantegeu massa, si no esteu segur de què posar, opteu per un senzill "Hola" i canalitzeu la vostra energia cerebral cap a la composició de la resta del vostre correu electrònic.
Pas 2. Eviteu "Ei" tret que estigueu a prop de la persona que escriviu
"Ei" és gairebé tan informal com es fa. Per aquest motiu, és una manera acceptable d’iniciar un missatge de correu electrònic al vostre millor amic o a un company de feina del mateix rànquing, però no a un superior o a qualsevol persona amb qui us comuniqueu per primera vegada.
- Tot i que poden sonar inofensius, les salutacions massa informals com "Ei" poden senyalitzar sense voler una manca de respecte cap al destinatari.
- Altres modes d’adreça desconeguts, com ara “Què passa” o “Jo”, no s’han d’utilitzar mai als correus electrònics. Aquestes felicitacions es reserven millor per a l'intercanvi de missatges de text.
Pas 3. Aneu amb compte quan utilitzeu felicitacions específiques per al temps, com ara "Bona tarda
Si feu referència al temps que escriviu, el vostre correu electrònic tindrà una sensació més personalitzada i us permetrà relacionar-vos millor amb el vostre destinatari. Tot i això, només hauríeu de fer-ho quan estigueu segur que es troben al mateix fus horari. Si no ho és, podria acabar semblant despistat o desconsiderat.
- Dir "Bon dia" a algú que viu a l'altra banda del món pot provocar confusió, sobretot si el vostre correu electrònic conté informació sensible al temps.
- Si teniu el cor decidit a fer servir una d’aquestes salutacions, no us farà res trigar-vos a veure quina hora (i data) es troba al lloc on el vostre destinatari llegirà el vostre missatge.
Pas 4. Mantingueu la puntuació senzilla i adequada
La millor manera de donar format a qualsevol felicitació és escriure la salutació que trieu i el nom del destinatari i, a continuació, inserir una coma perquè els seus ulls passin al cos del correu electrònic. Podríeu pensar que una exclamació és més expressiva, però hi ha la possibilitat que es pugui llegir com a juvenil o poc professional.
- En alguns casos, també podeu acabar la salutació amb dos punts o un guió per obtenir un efecte més formal o casual, respectivament.
- Transmetre molta il·lusió fins i tot podria molestar a la persona a qui escriviu si no comparteix el vostre entusiasme.
Pas 5. Assegureu-vos que escriviu correctament el nom del destinatari
Comproveu l'ortografia del nom de la persona tal com apareix en un missatge de correu electrònic anterior o en un document original abans de prémer "Envia". Una falta d’ortografia innocent no és el final de la paraula, però cometre el mateix error més d’una vegada diu que no us importa prou per fer-ho bé.
- Si us trobeu amb un nom particularment desafiant o inusual, consulteu si podeu copiar-lo i enganxar-lo directament al correu electrònic des d’una font externa.
- Correu el risc d’alienar el lector escrivint el seu nom de manera equivocada de manera inconsistent.
Mètode 4 de 4: elaboració de la línia d'obertura del vostre correu electrònic
Pas 1. Indiqueu el propòsit del vostre correu electrònic immediatament
Utilitzeu la vostra primera frase per dir al vostre destinatari exactament per què escriviu. D’aquesta manera, no es deixaran penjats. Normalment, és tan senzill com destil·lar el que discutireu al cos del missatge en una idea central i convertir-lo en una breu introducció.
- Un obridor sòlid per al vostre correu electrònic podria ser: "Estic escrivint per preguntar sobre …" o "Volia obtenir la vostra opinió sobre …"
- No avorriu el destinatari amb un llarg preàmbul o amb informació innecessària. No hi ha cap necessitat de donar-li la volta al bosc, només cal saltar-hi directament.
Pas 2. Agraïu el destinatari si escriviu una resposta
Quan reponeu a algú un missatge que us ha enviat, és habitual que preneu un moment per donar les gràcies. Que us agraeixin alguna cosa pot ser molt gratificant i una petita expressió d’agraïment us ajudarà a assegurar-vos que la vostra correspondència comença amb el peu dret.
- Mentre formulava la vostra primera frase, assegureu-vos de reconèixer o resumir l'objectiu del correu electrònic original, com ara a "Gràcies per contactar amb Acme Corporation sobre la vostra experiència recent" o "Gràcies per respondre tan ràpidament".
- Si la vostra correspondència no està relacionada amb els negocis, podeu obrir-vos amb alguna cosa com ara: "Gràcies per contactar-nos. Fa tant de temps que no parlem!"
Pas 3. Saluda els contactes propers amb una nota més personal
Si coneixeu el vostre destinatari raonablement bé, podeu optar per un enfocament més sentimental consultant-los o demanant actualitzacions sobre la seva vida. Les salutacions personals tenen una sensació íntima i serveixen per establir una dinàmica amable i sincera.
- Podeu utilitzar una línia de contacte com ara "Enhorabona pel nou bebè". o "Jo només estava a Brooklyn i em va portar molts bons records" per recordar a un familiar o a un company d’oficina dolent que estan en els vostres pensaments.
- Assegureu-vos que qualsevol comentari o pregunta personal que incloeu sigui adequat atesa la vostra relació amb el vostre destinatari. Preguntant: "Com us agrada el vostre nou apartament?" pot arrossegar algú que només heu conegut una o dues vegades.
Pas 4. Treballeu amb una mica d'humor com a trencaglaços que cridin l'atenció
Tot i que l’humor es desaconsella sovint en el món professional, pot proporcionar un moment d’alleujament de la naturalesa tosca de la comunicació pràctica del dia a dia quan s’utilitza amb criteri. La majoria de la gent està acostumada a analitzar correus electrònics secs i puntuals, de manera que les felicitacions divertides poden tenir l’efecte d’enganxar el lector i fer-los més compromesos.
”Si voleu alleugerir una mica les coses, proveu una línia inicial com ara:“Ja és divendres?” o bé: "Sé quant t'agrada sentir-me a primera hora del matí"
Advertència:
Un suggeriment ràpid o una mica de joc de paraules ximple pot ser útil per animar correus electrònics professionals incolors, però només quan la situació ho requereixi.
Consells
- Tot i ser breu, la salutació és una de les parts més importants d’un correu electrònic empresarial. Essencialment, dóna al destinatari la seva primera impressió sobre tu i el seu comportament professional.
- La majoria de les persones o noms preferits es poden trobar a la informació del remitent o a la seva adreça electrònica.
- Si apreneu el nom d’un destinatari anònim després del vostre correu electrònic inicial, assegureu-vos d’incloure’l als missatges posteriors per reconèixer el canvi i fer un acord més personal.
