Els correus electrònics són una manera ràpida i senzilla de posar-se en contacte amb companys de feina i altres col·laboradors comercials i són una eina eficaç per programar tot tipus de reunions. Tant si intenteu establir una cita amb un company de feina, un superior o un desconegut complet, primer heu de formatar el correu electrònic amb un assumpte i un text corporals clars. Un cop hàgiu tancat la sessió del correu electrònic i enviat el missatge, espereu 3-5 dies abans d’enviar una resposta de seguiment.
Passos
Mètode 1 de 2: formatar el correu electrònic
Pas 1. Esmenta l’assumpte que voldries conèixer
Indiqueu clarament el vostre propòsit a l’assumpte del correu electrònic perquè el destinatari sàpiga immediatament que voleu reunir-vos amb ells. Eviteu utilitzar un llenguatge imprecís com ara "Reunió" o "Possible hora de reunió". En lloc d’això, utilitzeu dates i marcs de temps específics a la línia d’assumpte perquè el destinatari sàpiga què esperar de seguida.
Per exemple, escriviu una cosa així: "Sol·licitud de reunió del 17/05 a les 11:00"
Pas 2. Utilitzeu una salutació adequada per començar el vostre correu electrònic
Proveu d’utilitzar una felicitació formal estàndard quan comenceu a escriure el vostre missatge. Si contacteu amb un funcionari públic o amb una altra persona distingida que mai no heu conegut, utilitzeu el títol complet a l’encapçalament. Si contacteu amb un company de feina o superior, utilitzeu un document honorífic com ara "Mr.", "Mrs.", "Mx." O "Miss". Com a norma general, proveu d'utilitzar felicitacions com "Benvolgut", "Hola" i "Hola" per iniciar el vostre correu electrònic.
- Si us adreceu a una oficina o grup general en lloc d'un particular, utilitzeu "A qui li pot interessar".
-
Per exemple, si contactàveu amb el vostre superior, proveu de redactar la salutació així:
"Benvolgut senyor Jackson, Espero que aquest correu electrònic us trobi bé. Volia contactar amb vosaltres pel que fa a una possible reunió ".
Pas 3. Presenteu-vos si us trobeu amb un desconegut complet
Dediqueu el vostre primer paràgraf a una breu introducció si escriviu a un funcionari públic o a una altra persona que mai no hàgiu conegut. Centreu-vos en el vostre nom, posició i connexió professional perquè el destinatari sàpiga qui sou i per què els contacteu. Si contacteu amb algú que ja coneixeu, com ara un cap o un company de feina, no us sentiu obligat a incloure un paràgraf introductori.
- La vostra introducció no hauria de trigar a llegir-se.
-
Intenta escriure alguna cosa així:
Benvolguda senyora Atkins, Em dic Sarah Clement i treballo al refugi d’animals del comtat de Jones.
Pas 4. Descriviu el motiu de la reunió i la seva importància general
Al principi del missatge de correu electrònic (després de la vostra introducció, si decidiu incloure-ne un), indiqueu el tipus de reunió que voleu tenir amb el destinatari i si serà un assumpte formal o casual. Un cop hàgiu explicat per a què serveix la reunió, expliqueu per què és important la reunió per a la tasca que esteu intentant completar. Intenteu que la vostra explicació sigui breu, ja que és possible que el destinatari no tingui molt de temps per passar el correu electrònic.
Per exemple, proveu d'escriure alguna cosa així: "Podeu conèixer-me la setmana vinent per parlar de la propera impuls d'adopció? Com que sou l’actual assessor financer del refugi d’animals, crec que podríeu proporcionar una gran informació sobre el pressupost de treball de l’organització per a l’esdeveniment"
Pas 5. Suggeriu un lloc i hora possibles per a la reunió
Proveu de pensar en un lloc conegut i fàcilment accessible per al destinatari. Si treballeu al mateix edifici o ubicació general que la persona a qui envieu un correu electrònic, consulteu si us podeu trobar durant un descans per dinar. Si vosaltres i el destinatari no viviu ni treballeu en un lloc proper, proveu de suggerir un restaurant o una altra àrea pública on us pugueu trobar. A més, mencioneu un seguit de vegades que us convé, de manera que el destinatari us pugui indicar la seva disponibilitat amb més facilitat.
- Si teniu dos horaris ocupats, penseu en programar una reunió per telèfon o videoconferència.
- Per exemple, redacteu una cosa així: "Podríeu passar una estona al refugi d'animals aquesta setmana? Estaré a la recepció tots els dies de 9 a 5."
Pas 6. Demaneu que el destinatari respongui al vostre missatge
Com que estàs programant tècnicament un esdeveniment, demana educadament que el destinatari respongui amb la seva disponibilitat. Si contacteu amb una persona especialment ocupada, recordeu que pot trigar un dia o dos a respondre. esquena.
Per exemple, digueu una cosa així: "Si em poguéssiu informar de la vostra disponibilitat per a la setmana que ve, ho agrairia molt"
Pas 7. Utilitzeu un llenguatge de tancament cordial en acabar el correu electrònic
Redacta una frase de cloenda que ressegueixi el propòsit del teu correu electrònic, de manera que el destinatari entengui clarament el propòsit de la reunió. Utilitzeu un to amable per tancar la sessió del correu electrònic amb frases com "Atentament", "Gràcies" o "Els millors desitjos". Després d’escriure l’inici de sessió, deixeu una signatura a sota del vostre nom, que reafirmi la vostra posició o carrera professional.
- Envieu el vostre idioma al destinatari. Si parleu amb un company de feina, tindria més sentit un tancament de sessió com ara "Fins aviat" que "Respectuosament vostre". Si us poseu en contacte amb un superior, "Sincerament" o "Els millors desitjos" serien més adequats que un tancament de sessió casual com "Ens veiem".
-
Per exemple, escriviu alguna cosa així:
Estic desitjant reunir-vos aviat, ja que vull que aquest impuls d’adopció tingui el màxim èxit possible.
Atentament, Sarah Clement
Coordinador d'activitats, refugi d'animals del comtat de Jones
Pas 8. Incloeu els fitxers adjunts rellevants relacionats amb la reunió
Adjunteu qualsevol document, full de càlcul o altres fitxers rellevants que puguin ajudar a preparar el destinatari per a la reunió. Si contacteu amb algú sobre un tema complex, incloeu els fulletons o fulls de dades necessaris per ajudar el destinatari a entendre el tema de la reunió.
Per exemple, si esteu parlant de canvis pressupostaris per a un esdeveniment proper, és possible que vulgueu incloure un full de càlcul del pressupost de l'any anterior
Pas 9. Utilitzeu un llenguatge professional i una gramàtica adequada a tot el correu electrònic
Reviseu el missatge per si hi ha errors gramaticals o ortogràfics evidents, de manera que l’esborrany final sembli el més polit i net possible. A més, elimineu les abreviatures o argot que facin que el missatge sembli més informal o sigui més difícil d’entendre. Si el vostre esborrany final no sembla professional, el destinatari potser no es prendrà seriosament la vostra sol·licitud.
Tot i que els emojis poden ser divertits d’utilitzar en textos i correus electrònics informals, no els heu d’utilitzar per sol·licitar una reunió
Mètode 2 de 2: Seguiment amb el destinatari
Pas 1. Redacteu un missatge de correu electrònic de seguiment si el destinatari no us repeteix en 3-5 dies
Doneu uns dies al destinatari per llegir i respondre a la vostra sol·licitud. Si no en teniu cap en una setmana laboral, envieu-li un missatge de correu electrònic ràpid per recordar-li que espereu una resposta. Destaca que agraeixes l’oportunitat de conèixer-los i que agraeixes el seu temps.
- Les trucades de seguiment també són una manera eficient de registrar-se amb la persona amb qui intenteu conèixer.
- Per exemple, redacteu una cosa així: "Només volia fer un seguiment amb vosaltres pel que fa a la meva sol·licitud de reunió. Quan tingueu un moment lliure, podríeu dir-me la vostra disponibilitat per a una reunió la setmana que ve?"
Pas 2. Planifiqueu els detalls de la reunió en un correu electrònic addicional
Negocieu amb la programació d'una altra persona un cop respongueu. Preneu nota de la disponibilitat de l’altra persona i confirmeu l’hora de la reunió en una data en què tots dos estigueu disponibles. Proveu de confirmar la data i l'hora dins d'un o dos correus electrònics per evitar confusions i molèsties a la safata d'entrada.
- Intenta ser el més flexible possible. Si contacteu amb una persona ocupada, és possible que no pugui reunir-vos de seguida.
- No programeu cap reunió a l’últim moment. Si el destinatari està ocupat, és possible que no pugueu acordar una data per complir.
Pas 3. Envieu un recordatori o una confirmació uns dies abans de la reunió
Si voleu tenir una preparació addicional abans de la reunió programada, proveu d’enviar un correu electrònic de confirmació al destinatari com a recordatori. No feu que aquest missatge de correu electrònic sigui massa llarg, en lloc d’això, indiqueu el dia, l’hora i el lloc que teniu previst reunir per comprovar que la reunió segueixi activada segons el previst.
-
Per exemple, escriviu alguna cosa així:
Només volia confirmar que encara ens reunim el 17 de maig a les 11 del matí al refugi d’animals del comtat de Jones.
