El correu electrònic, com altres formes de comunicació, té la seva pròpia etiqueta i protocols socials. Si heu d’escriure un correu electrònic demanant-vos comentaris a la feina o a l’escola o en un manuscrit escrit, hauríeu de tenir en compte la formulació, el temps i l’estructura a l’hora d’elaborar el vostre correu electrònic perquè sigui el més eficaç possible. Ser educat, puntual i específic als vostres correus electrònics us pot ajudar a obtenir els comentaris que necessiteu.
Passos
Mètode 1 de 4: demanar comentaris al treball
Pas 1. Dirigiu-vos a la persona més qualificada per fer comentaris sobre el vostre treball
Sovint aquest serà el gestor immediatament a sobre vostre. En qualsevol cas, hauríeu de començar per ells o per un company o company de feina més alt. Tindran l’experiència d’ajudar-vos i donar-vos els comentaris que necessiteu.
Pas 2. Sigui educat i humil al correu electrònic
Heu de seguir les normes de la vostra oficina per obtenir correus electrònics. La humilitat recorre un llarg camí en demanar comentaris, però no sigueu tan humil que el vostre cap o gerent pensi que no sabeu res de la vostra feina. Més aviat, emmarqueu les preguntes de manera que mostreu el vostre progrés en un projecte o una tasca. Això farà saber al cap que no només esteu assegut a les mans a l’espera de rebre comentaris. Tingueu en compte també els consells següents.
- Podeu dir: "Estava treballant en la presentació de demà quan em vaig trobar amb un problema amb el format: no estic segur de si segueixo l'estàndard de la companyia. Us adjunto la presentació. Tens algun suggeriment per al format? Gràcies per la vostra ajuda amb això ".
- No oblideu agrair-los al correu electrònic.
Pas 3. Sigueu específics a la vostra sol·licitud de suggeriments
Això us pot ajudar a evitar comentaris excessivament amplis que és poc probable que us ajudin a la vostra feina. Eviteu preguntes sobre sí o no, tret que sigui necessari. En lloc d’això, se centren en parts específiques d’un projecte que necessiten treballar. Intenteu no bombardejar el cap o el company de feina amb totes les possibles preguntes sobre la vostra feina alhora.
- Podeu dir, per exemple, "no estava segur de com procedir amb el fitxer Eastman. El client no ha respost als meus correus electrònics i, ja que es tracta d’una tasca d’alta prioritat, he pensat que és millor enviar-vos un correu electrònic per veure què he de fer ".
- Si voleu obtenir comentaris més generals en forma de revisió o informe, sol·liciteu-ho específicament. Ser educat, concís i tan específic com puguis us ajudarà. Per exemple, podeu demanar un informe sobre la vostra eficiència o creativitat. Si sol·liciteu comentaris dels que us informen, potser haureu de fer una enquesta anònima.
CONSELL D’EXPERT
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Coach Workplace
Proveu el mètode KISS quan sol·liciteu comentaris generals.
El model KISS és una bona manera d’ajudar la gent a donar-vos comentaris adequats i accionables. Pregunteu a la persona:"
mantenir? Què hauria de fer? millorar? Què hauria de fer? començar? I què hauria de fer? Atura?"
Pas 4. Envieu un correu electrònic d’agraïment un cop hàgiu respost
Si els comentaris us suggereixen que necessiteu moltes millores o que el vostre treball no està a l’alçada, assegureu-vos d’incloure una breu declaració de com solucionar-ho. Doneu-vos temps per processar les emocions abans de respondre immediatament.
Assegureu-vos de respondre en un màxim de 1-2 dies
Mètode 2 de 4: demanar comentaris a l’escola
Pas 1. Identifiqueu-vos
El vostre professor pot tenir centenars d’estudiants, sobretot si són professors universitaris. Haureu d’incloure el vostre nom (nom i cognom), la vostra classe i la secció. Si encara esteu a l’institut, això pot significar el vostre període o franja horària. D’aquesta manera no perdreu el temps del professor fent-los esbrinar qui sou, i dedicaran més temps als comentaris que necessiteu.
Pas 2. Mantingueu-ho formal
De vegades, els estudiants lluiten amb això quan envien per primera vegada als professors un correu electrònic. Podeu dir "Hola Dr. Smith" o "Benvolguda senyora Turner". Si el vostre professor us ha enviat un correu electrònic, no sigueu menys formal del que han estat. Mantingueu el to professional. En lloc de dir: "Ei, què en penses del meu paper? No és el més gran ", diuen," no estic segur d'entendre la tasca. Tenia algunes preguntes específiques sobre el diari ".
Pas 3. Mantingueu-lo breu
No us preocupeu per explicar tot el context de les vostres preguntes, tret que el context sigui necessari per a aquestes preguntes. Per exemple, si sol·liciteu comentaris sobre una possible extensió, és possible que el vostre professor necessiti context, però si simplement intenteu fer una pregunta sobre una tasca, no els expliqueu la història de com el vostre gos us va fer arribar tard i per què envieu un correu electrònic ara (tret que estigui molt a prop del temps de l'assignació) o qualsevol altra cosa que pugui ser irrellevant per a l'assignació actual.
Pas 4. No espereu a demanar comentaris fins a la nit anterior a l'examen o a la data de venciment
És probable que el vostre professor no només us proporcioni comentaris propers a la data de venciment, sinó que probablement estigui irritat per haver esperat fins a l’últim moment per demanar-los comentaris. Si heu d’enviar preguntes d’última hora, sigueu breus, específics i disculpeu-vos. Farà que el professor tingui més probabilitats de respondre, suposant que vegi el correu electrònic a temps.
Pas 5. Utilitzeu els formats de fitxer que el vostre professor ha sol·licitat
Sovint, el professor us indicarà al programa quins formats de fitxer acceptaran per a tasques o per correu electrònic. Per exemple, si el vostre professor especifica un fitxer.doc, no envieu un fitxer.pdf ni un.pages. Si no esteu segur, podeu enviar un fitxer.rtf o.pdf o simplement preguntar-ho.
Pas 6. Demaneu informació sobre un treball o examen que ja heu presentat
Simplement haureu d’enviar per correu electrònic al professor i ser educat. Si el professor té horari d'oficina, podeu visitar-los o concertar una cita. Podeu dir: "Benvolgut professor Smith, no he anat tan bé en el meu examen com esperava. Em podríeu ajudar a resoldre alguns dels errors que vaig cometre per poder fer-ho millor en el proper examen?" Normalment, el vostre professor hauria de respondre favorablement a aquesta sol·licitud.
Mètode 3 de 4: sol·licitud de comentaris sobre un manuscrit
Pas 1. Envieu un correu electrònic a algú que coneixeu primer
Si voleu comentaris atents, la millor persona per donar-los és algú que conegueu, preferiblement un amic o un company de feina. Quan envieu un missatge de correu electrònic a algú que coneixeu, assegureu-vos d’enviar-lo per correu electrònic com ho faríeu normalment. Si normalment els truqueu, probablement hauríeu de fer-ho. No envieu el manuscrit al primer correu electrònic, tret que sàpiga que és probable que digui que sí (algú per al qual heu llegit un manuscrit o algú a qui se li ofereixi la lectura del vostre).
Podeu incloure una breu descripció o un resum, en funció de si la persona a qui envieu un correu electrònic és un amic o un company de feina
Pas 2. Envieu un correu electrònic a un expert
Si realment necessiteu assessorament d'experts, envieu un correu electrònic a un expert que coneixeu i expliqueu el vostre projecte i per què necessiteu comentaris. No us agudeixi, sinó que els agraïu la seva consideració i digueu: "Entenc si no teniu temps de fer-me comentaris". Fins i tot potser voldreu preguntar-vos si coneixeu algú amb temps i experiència que us pugui ajudar si no.
Pas 3. No envieu un manuscrit per correu electrònic a ningú
Probablement, això quedarà sense resposta, tret que els digueu específicament que pagareu la seva ajuda. Si són un autor famós, és poc probable que responguin a aquest missatge de correu electrònic ja que en reben un munt. En lloc d’això, pregunteu als vostres amics, col·legues, professors, etc. És més probable que us puguin ajudar i més probablement us vulguin ajudar.
Pas 4. Sigueu específics sobre el que voleu dels seus comentaris
Si només voleu comentaris positius, digueu-los-ho. Digueu-los si heu detallat comentaris, comentaris locals o globals i si voleu comentaris estètics, gramaticals o estructurals. Això pot ajudar molt al vostre lector a saber què en voleu.
- Els comentaris positius no han de ser poc constructius. Si expliquen per què els agrada el que els agrada, podeu aprendre molt sobre el vostre manuscrit.
- Si obteniu comentaris negatius, doneu-vos temps per respondre. Si són el vostre amic, és probable que només vulguin ajudar-vos. Si són professors, per molt que us sentiu enfadat o molest, no hauríeu de respondre d’aquesta manera. En el seu lloc, agraïu-los la vostra ajuda i aneu endavant. Passat el temps, potser trobareu que els comentaris van ser útils, fins i tot si la forma en què es van lliurar no ho era.
Pas 5. Doneu temps al vostre lector per respondre
Si heu sol·licitat comentaris detallats sobre un manuscrit nou, no espereu cap comentari en un dia o fins i tot en una setmana. Es necessita temps per editar un manuscrit d’aquesta extensió. Si teniu un termini previst, feu-ho saber al vostre lector. També podeu preguntar-los si poden fer les modificacions en una data determinada. Recordeu que tenen la seva pròpia vida i obligacions.
Pas 6. Agraïu-los la seva ajuda
Si és un amic, és possible que vulgueu comprar-los un regal com una caixa de bombons o simplement retornar-vos el favor a temps. Si és professor, potser voldreu escriure un correu electrònic d’agraïment per fer-los saber que aprecieu la seva feina i el vostre temps. Oblidar-vos d’agrair el vostre lector pot deixar que se sentin utilitzats i / o poc apreciats i pot fer que sigui menys probable que us ajudin en el futur.
Mètode 4 de 4: sol·licitud de comentaris dels clients
Pas 1. No feu massa preguntes
Els clients estan desbordats per les enquestes de gairebé totes les empreses que hi ha. Si voleu assegurar-vos que un client suprimeixi automàticament el vostre correu electrònic en llegir-lo, empleneu-lo amb un munt de preguntes. Si voleu mantenir el client interessat, feu una o dues preguntes i deixeu-ho en compte.
Pas 2. Feu preguntes obertes
En lloc d’utilitzar preguntes de sí / no, feu preguntes que obtinguin respostes més completes. En lloc de preguntar: "Ens recomanaria a un amic?", Pregunteu "Com ens descriuríeu a un amic?" Aquest tipus de preguntes us proporcionen més informació a les respostes que una simple pregunta sí / no.
Pas 3. Feu saber al client que hi tornareu ràpidament
Això fa que el client senti que la seva opinió no només va a alguna safata d’entrada gegant, on es pot llegir o considerar. Probablement també obtindreu més comentaris sincers si saben que respondreu.
Quan respongueu, sigueu sincer i professional. A la cultura d’Internet viral actual, podeu arruïnar la reputació d’una empresa en un segon si responeu amb qualsevol cosa que no sigui professionalitat i sinceritat
Pas 4. No inclogueu funcions flash ni altres funcions de càrrega lenta
Si un client té una connexió lenta, probablement suprimirà el correu electrònic immediatament quan vegi que no es pot carregar. Recordeu que els comentaris sovint són més importants per a vosaltres que ells.
Pas 5. Utilitzeu un tipus de lletra i un format ben dissenyats
Voleu que el vostre correu electrònic sembli net i professional. És improbable que un correu electrònic amb gràfics de mala qualitat o tipus de lletra còmica sense impressioni els vostres clients. En lloc d’això, utilitzeu tipus de lletra estàndard com Times New Roman o Arial si no esteu segur de la font i mantingueu l’excés de gràfics al mínim.
Pas 6. Assegureu-vos que el correu electrònic no és compatible amb el dispositiu
Un format d’una sola columna és més flexible que els dissenys de diverses columnes. També voldreu assegurar-vos que els vostres tipus de lletra no siguin massa petits. Voleu que el correu electrònic es mostri avantatjós en ordinadors portàtils, telèfons i tauletes. Amb tanta gent que comprova el seu correu electrònic als seus telèfons, és imprescindible formatar els correus electrònics en conseqüència.
Ajuda per escriure correus electrònics
Coses que cal incloure en un correu electrònic per demanar comentaris
Coses que cal evitar en un correu electrònic per demanar comentaris
Correu electrònic anotat que sol·licita comentaris
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- No molesteu a la gent per obtenir comentaris.
- Mantingueu una etiqueta de correu electrònic adequada a la situació.
- Una mica d’humilitat recorre un llarg camí.
