Si la idea d’organitzar un saló d’automòbils realment millora el vostre motor, esteu a punt de gaudir. Planificar un espectacle pot ser una experiència divertida. Comenceu per analitzar coses bàsiques com el tema, la data i el lloc de l'espectacle. Després, participeu de la resta de la vostra comunitat buscant patrocinis d’empreses locals i contractant venedors locals per proporcionar-vos menjar, premis i entreteniment. Amb una mica de planificació i organització, podeu fer un gran saló automobilístic i fer que la vostra comunitat estigui emocionada.
Passos
Part 1 de 3: Detalls i logística
Pas 1. Trieu un tema o un tipus de cotxe per a l'espectacle perquè se senti cohesionat
Un tema proporciona directrius per als participants i dóna als assistents una idea de què poden esperar el dia de l'espectacle. Els temes més populars inclouen els cotxes clàssics, els antics, els de carreres, els de baix nivell, els de luxe i els estrangers. Assegureu-vos d’incloure el tema als vostres volants i anuncis perquè els propietaris de vehicles puguin saber si són aptes. Per exemple:
- "Tots els cotxes de luxe estrangers i els cotxes de carreres exòtics estan convidats a participar".
- "L'espectacle està obert a totes les barres hots anteriors al 1948 i als cotxes clàssics americans".
- "Els propietaris de sintonitzadors modificats i cotxes exòtics de gamma alta i altament modificats poden inscriure's".
Pas 2. Realitzeu el vostre esdeveniment un dissabte o diumenge per atraure la multitud més gran
Els caps de setmana són els millors per als espectacles de cotxes, ja que la majoria de la gent està fora de la feina i busca alguna cosa divertida. Un cop hàgiu escollit la data i l'hora, comproveu-ho en línia per confirmar que no hi ha altres programes o esdeveniments locals simultàniament. D’aquesta manera, no haurà de competir amb ells per assistir-hi.
- Trieu 2-3 dates possibles per si la primera no funciona.
- Feu el vostre espectacle a la primavera o a la tardor quan el clima és suau. La majoria dels propietaris de vehicles no volen treure els vehicles en ple hivern, i la calor de mitjan estiu també podria evitar que aparegui la gent.
Pas 3. Definiu un pressupost per a l'esdeveniment
Esbrineu quant heu de gastar i quina mida voleu que tingui l’espectacle. Espereu gastar uns 2.000 dòlars per un espectacle petit (50-100 cotxes). Per a un espectacle mitjà amb 100-150 cotxes, pressuposeu com a mínim 5 000 $. A continuació, creeu una llista de despeses estimades per assegurar-vos que pugueu cobrir-ho tot. Els costos típics inclouen el lloguer de locals, les tarifes del venedor, la venda d’entrades, permisos, assegurances, publicitat, flyers, entreteniment i premis.
- Assegureu-vos d’ajustar el pressupost després de finalitzar cada element. D’aquesta manera, sempre treballeu amb números precisos.
- Pregunteu a les empreses locals sobre el patrocini si us falta poc en efectiu. Les bones opcions inclouen tallers de manteniment i recanvis d’automòbils, carrosseries personalitzades i clubs de cotxes. Els avantatges per als patrocinadors inclouen l’exposició de la marca, el seu logotip que es mostra de manera destacada a totes les senyalitzacions i l’oportunitat d’instal·lar un estand de proveïdors a la fira.
Pas 4. Reserveu un local que pugui adaptar-vos a la mida i les necessitats del vostre espectacle
Si teniu una botiga de cotxes vosaltres mateixos, el lloc més ideal és el vostre propi aparcament. En cas contrari, busqueu locals locals amb grans aparcaments. Truqueu per discutir els preus i assegureu-vos d'explorar cada ubicació abans de prendre una decisió final. Imagineu on s’instal·laran els cotxes, on col·locareu la zona de registre, etc. Si no hi ha serveis de bany, planifiqueu llogar Port-a-Potties per a l'esdeveniment. Penseu en llocs com:
- Centres comunitaris o sales de VA
- Empreses d'automòbils locals o pistes de carreres
- Parcs o zones d’esdeveniments comunitaris
- Empreses locals amb bon aparcament
- Aparcaments escolars
Pas 5. Compra una pòlissa d'assegurança per cobrir despeses o danys inesperats
Generalment, el lloc dicta l’assegurança necessària per operar a la seva propietat. Pregunteu al lloc i consulteu el govern local sobre els requisits de cobertura. Si l’espectacle és a la vostra propietat, poseu-vos en contacte amb el vostre agent d’assegurances.
La majoria dels salons automobilístics tenen cotxes clàssics i / o cars, i aquests cotxes són cars. És una bona idea obtenir una assegurança per cobrir possibles problemes, per si de cas
Pas 6. Obteniu els permisos requerits pels funcionaris locals de la ciutat, el comtat o el municipi
Per funcionar legalment, probablement necessiteu almenys 1-2 permisos locals. Cerqueu informació en línia o contacteu directament amb les oficines municipals per saber què heu de fer, els terminis rellevants i els costos dels permisos. Inicieu aquest procés tan aviat com pugueu per estar a punt per sortir a la data de l’espectacle. Alguns dels permisos que podríeu necessitar:
- Tancament de carrers
- Construcció i seguretat
- Serveis de salut (per a venedors d'aliments)
- Control de trànsit
- Departaments de Bombers / Policia
Pas 7. Configureu el preinscripció perquè la gent es pugui inscriure abans d’hora
La majoria d’espectacles permeten preinscripcions i inscripcions in situ, però els participants seriosos solen preferir fer-ho abans d’hora. Per a petits espectacles, incloeu la vostra informació de contacte als fulls volants i animeu la gent a posar-se en contacte directament per inscriure-s'hi. Per a espectacles més grans, configureu un lloc web d’espectacles i dirigiu-hi la gent perquè es registri i pagui la quota d’entrada.
- Oferiu una tarifa de registre amb descompte com a incentiu per inscriure-us abans d’hora.
- Informació que cal capturar per al registre: nom complet, adreça de casa i adreça de correu electrònic del participant. Marca, model, color i any del cotxe.
- Envieu kits d’inscripció als participants 2 setmanes abans de l’espectacle. Cada kit ha d’incloure un mapa, un adhesiu de finestra de prepagament, informació d’estacionament i qualsevol altra instrucció especial.
Pas 8. Pengeu volants d'esdeveniments i envieu invitacions a les xarxes socials
Dissenyeu un fulletó atractiu per al vostre esdeveniment i publiqueu còpies a les botigues i esdeveniments de vehicles locals. A continuació, creeu una pàgina d'esdeveniments a Facebook i animeu la gent a respondre i compartir l'enllaç per ajudar-vos a fer arribar la paraula. Altres maneres de promocionar el vostre esdeveniment:
- Creeu un compte de Twitter i envieu un enllaç a l'esdeveniment als vostres seguidors
- Anuncieu-vos a la ràdio i la televisió locals
- Col·loqueu anuncis al diari local
Part 2 de 3: proveïdors i entreteniment
Pas 1. Reserveu un servei de càtering local o food truck per al vostre esdeveniment
Si teniu una petita exhibició de cotxes, probablement us en sortireu amb la configuració d’unes graelles de barbacoa. Per a esdeveniments més grans, aneu amb un proveïdor de càtering local o un operador de camions de menjar. Truqueu per obtenir preus i reserveu el vostre proveïdor d’aliments el més aviat possible. Feu preguntes al proveïdor sobre:
- Les seves tarifes mínimes
- Si poden adaptar-se a la mida del vostre programa
- El que tenen previst cobrar als hostes
- Tipus i termini de dipòsit
- Les despeses addicionals
Pas 2. Contractar un DJ o una banda local per proporcionar música
La música és una part tradicional de qualsevol espectacle de vehicles i pot crear un ambient molt divertit per al vostre esdeveniment. Penseu en quin tipus de música té sentit per a la vostra multitud esperada abans de prendre decisions. La col·laboració amb una emissora de ràdio local també pot ser una gran opció. Proporcionaran música, s’emetran en directe i promocionaran l’espectacle alhora.
- Si contracteu un DJ, considereu parlar amb ells sobre l'atenció a la gent.
- La contractació d’una banda local per proporcionar música en directe pot crear un bombo addicional.
Pas 3. Configureu un MC si necessiteu una manera de fer anuncis al programa
Els MC poden proporcionar publicitat, atraure la gent i fer els anuncis necessaris, com ara guanyar números de bitllets de rifa, guanyadors de trofeus, etc. Si això és el que necessita el vostre programa, busqueu MC locals que puguin fer la feina.
Si contracteu un DJ, pregunteu si estarien disposats a considerar les funcions de MC juntament amb fer girar la música
Pas 4. Cerqueu una empresa local per dissenyar i proporcionar trofeus als vostres guanyadors
Si el concurs de carros és una competició, necessitareu premis i trofeus per als guanyadors. Consulteu les vostres categories d’espectacles i fulls de jutge per saber quants trofeus necessiteu. A continuació, poseu-vos en contacte amb una empresa local per al disseny i la producció. Objectiu de com a mínim 3-5 trofeus grans.
Pas 5. Llogueu una casa inflable si espereu nens al programa
Si espereu una gent gran, això no és necessari. Tot i això, si creieu que el vostre esdeveniment atraurà moltes famílies de la comunitat, penseu a oferir algun tipus d’entreteniment per als nens. És possible que aparegui més gent si pot portar els seus fills. Altres entreteniments per a nens que cal tenir en compte:
- Pintura de cares
- Globus / animals amb globus
- Pallasso o mag
Pas 6. Tria els teus jutges i prepara'ls per categories i puntuació
Vostè i el seu personal poden ser els jutges o poden convocar experts / entusiastes de clubs de cotxes locals per fer la feina. Estableix regles bàsiques abans de l'espectacle i assegura't que tothom estigui al dia en les categories i sistemes de punts específics si els fas servir.
- Objectiu de 3-5 categories principals com: Millor en espectacle, Millors modificacions personalitzades, Millor rendiment, etc.
- Un full de valoració fet prèviament pot incloure una secció per a cada categoria, un desglossament dels detalls de cada categoria i una explicació del sistema de punts / com utilitzar-lo.
Part 3 de 3: Dia de l'espectacle
Pas 1. Posar cartells i barreres per guiar els participants i els assistents
Assegureu-vos que els rètols del bany estiguin ben marcats i siguin fàcils de trobar. Configureu els senyals d’entrada i sortida per ajudar-vos a controlar el flux de trànsit. Si cal, aixequeu rètols "sense aparcament" a les zones restringides. Marqueu les sortides d'emergència i assigneu una persona o poseu barreres per mantenir aquests camins lliures.
- Compreu signes resistents amb una escriptura clara perquè tothom els pugui veure fàcilment.
- Si necessiteu barreres, demaneu al vostre govern local que les proporcione amb antelació.
Pas 2. Marqueu els llocs d’aparcament dels vostres espectacles amb pintura en aerosol blanca
Cada cotxe participant necessita un espai específic on aparcar, així que marqueu-los diverses hores abans que comenci l’espectacle. Porteu un parell d’estacs i cordes amb vosaltres perquè pugueu fer línies boniques i ordenades amb pintura en aerosol blanca.
Si numereu les places d’aparcament, assegureu-vos de pintar cada número amb esprai clarament a l’espai correcte
Pas 3. Dirigiu els proveïdors i l'entreteniment a les seves àrees per configurar-los
Demaneu als venedors i entreteniment que arribin 1 hora abans per configurar-los. Mostrar al venedor de menjar on anar i ajudar el DJ o la banda a instal·lar-se en una ubicació cèntrica del lloc. Assegureu-vos que hi hagi cables i generadors d’alimentació abans que arribi algú.
Pas 4. Configureu una zona d’inscripció a l’entrada de l’esdeveniment
Assigneu un dels membres del vostre equip perquè s’encarregui de guardar un registre dels participants i de cobrar les quotes d’entrada. Doneu a cada participant registrat una targeta de finestra amb el seu nom, informació del vehicle i classe de vehicles. Assigneu a cada cotxe un espai numerat específic o un lloc d’estacionament clarament marcat perquè sàpiguen on anar.
