Escriure les vostres prioritats en paper funciona si podeu eliminar-les en una tarda. Amb un torrent de tasques entrants a casa o a la feina, moltes es deixen passar al dia següent (o setmana o mes). Aquest full de càlcul Excel s’acosta als terminis i canvia les prioritats de la tasca en conseqüència. En 20 minuts, els passos següents proporcionen una manera més eficaç de gestionar les vostres prioritats.
Passos
Pas 1. Creeu una pestanya "Inici" o "Oficina"
Obriu un nou full de càlcul d'Excel. Feu clic amb el botó dret a la pestanya "Full1" de la part inferior i feu clic a Canvia el nom. Escriviu "Inici" o "Oficina".
Pas 2. Canvieu el nom del full 2 com a "Plantilla" i el full 3 com a "Punts" repetint el pas 1
Pas 3. Creeu la taula Importància
A la pestanya Punts, empleneu les columnes A, B i C:
Pas 4. Definiu el nom "Importància"
Seleccioneu de la cel·la A2 a la C7. Feu clic a Insereix nom defineix
Definiu el nom com a "Importància" i feu clic a D'acord
Pas 5. Creeu la taula d'esforç
Repetiu els passos 3, 4 i 5 per crear la taula Esforç a les columnes E, F i G. Seleccioneu les cel·les E2 a G6 i doneu-los el nom "Esforç".
Pas 6. Creeu la taula d’Urgències
Repetiu els passos 3, 4 i 5 per crear la taula d'Urgències a les columnes I, J i K. Anomeneu-les "Urgència".
Pas 7. Introduïu els encapçalaments a la pestanya Inici
Feu clic a la pestanya Inici i inseriu els encapçalaments a la fila 1:
- A: fórmula de prioritat A, 1 per a la tasca més important, però que pot superar els 100
- B - Nom de la tasca.
- C - Importància A, B, C, D, E o F de la taula.
- D - Esforç A 1-5, de la taula Esforç.
- E - Urgència Una fórmula basada en la data de venciment.
- F - Data de venciment quan s'hauria d'acabar la tasca. Les dates de venciment no són ràpides i difícils. Ramp Up us indica quant d'hora podríeu començar la tasca i Extensió us indica quants dies pot lliscar. Fer-se un tall de cabell pot tenir una pujada de 5 i una extensió de 4: no té cap sentit tallar-se el cabell 2 setmanes abans i la gent es pot adonar si ha tardat més de 5 dies.
- G - Els dies previs a la data de venciment podríeu començar la tasca.
- H - Extensió Extensió automàtica de data de venciment
- I - Dies que queden de fórmula. Nombre de dies abans de la data de venciment; negatiu si ha passat la data de venciment.
- J - La tasca Data de finalització s'ha realitzat realment.
- K - Comentari Qualsevol detall de la tasca.
Pas 8. Introduïu la llista de tasques
La prioritat de la nota, la urgència i els dies restants es deixen en blanc. S'ompliran amb fórmules. Aquí teniu una mostra de tasques casolanes.
Pas 9. Introduïu fórmules per a dies restants, urgència i prioritat
Les fórmules següents són per a la fila 2.
- I (dies restants) = F2-IF (ISBLANK (J2), AVUI (), J2)
- E (Urgència) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2 + H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioritat) = BÚSQUEDA V (C2, Importància, 2, FALS) + BÚSQUEDA V (D2, Esforç, 2, FALS) + BÚSQUEDA V (E2, Urgència, 2, FALS)
Pas 10. Canvieu el format de la cel·la I2 a enter fent clic dret a la cel·la, seleccionant el format i convertint-lo en un número amb 0 posicions decimals
Pas 11. Copieu les fórmules de prioritat, urgència i dies restants a les cel·les restants de cada columna
Seleccioneu la cel·la E2 i escriviu CTRL-C.
Seleccioneu les cel·les E3 a E10 i feu clic a CTRL-V. Repetiu-ho per copiar la cel·la I2 a les cel·les I3 a I10. Finalment, repetiu per copiar la cel·la A2 a les cel·les A3 a A10. Ignoreu els valors estranys que obteniu per a tasques no definides.
Pas 12. Ordeneu les files per prioritat
Seleccioneu entre les cel·les A1 a K, per a tantes files com tingueu dades. A continuació, feu clic a Ordenació de dades.
Pas 13. Deseu el full de càlcul de prioritats, inclosa la data per a la versió
Pas 14. Marca les tasques com a finalitzades
A mesura que completeu les tasques, marqueu la data a la columna Finalitzada. Recordeu CTRL- ;
(clau de control i punt i coma) introdueix immediatament la data actual.
Pas 15. Veure canviar les prioritats cada dia
Aquí teniu les prioritats durant diversos dies. El 13 de juliol totes les tasques són anteriors al Ramp Up punt, així que teniu un gran nombre. El 20 de juliol, apareixen prioritats més altes (xifres més petites) per a quatre tasques, inclosa Tallar gespa que ha tocat el seu Venciment data. El dia 21, la prioritat és més elevada perquè som a la Extensió període i el 23 de juliol és encara més alt perquè és més enllà del Extensió punt. Pagar les factures també passa per una escalada els dies 23 i 25.
Consells
- No dubteu a afegir més columnes: qui ha assignat la tasca, la categoria, etc.
- Dividiu les tasques grans en altres més petites.
- Ordeneu la llista de tasques cada dia si cal.
- Conserveu fitxers Excel separats per a la família / casa i la feina.
- = SI (SETMANA (AVUI (), 2)> 5, AVUI () - (SETMANA (AVUI (), 2) -5) +7, AVUI () - (SETMANA (AVUI (), 2) -5))
- Utilitzeu el filtre automàtic per seleccionar tasques vençudes (urgència = 1) o tasques molt importants (importància = "A")
- Llegiu els articles que es detallen a continuació sobre priorització i gestió del temps.
- Copieu les tasques recurrents a la pestanya Plantilles perquè pugueu trobar-les i tornar-les a copiar fàcilment.
- No dubteu a canviar els punts donats per a cada part de prioritat.
- Una manera de mantenir una tasca que es repeteix actualitzada constantment és introduir-la a la columna de data: (Aquest exemple fa servir divendres, que aquí és "5").
- Afegiu formats condicionals a la data de venciment per indicar quan és vencit.
- Comptes setmanals, mensuals (o potser el doble) compten el nombre de tasques realitzades en cada període. Pot ser que sigui l’únic comentari positiu que pugueu obtenir sobre el vostre treball.
- Es troba la data "avui" (dilluns = 1, dim = 2, … dg = 7) i comprova si és més tard de divendres. Si és així, n'afegirà set al divendres actual, donant divendres properes setmanes. Si no és més tard de divendres, només mostra la data dels divendres d’aquesta setmana.
- En aquest exemple, dilluns = 1, dimarts = 2, dimecres = 3, dijous = 4, divendres = 5, dissabte = 6 i diumenge = 7.
- Per canviar aquesta fórmula perquè funcioni per, diguem-ne, dimarts, ho podem veure mirant la llista anterior a aquest dimarts = 2, de manera que només cal canviar els tres 5s de la fórmula per 2s.
Advertiments
- En lloc de portar els vostres fitxers Excel tot el temps, utilitzeu el full de càlcul de Google perquè els vostres fitxers sempre estiguin disponibles.
- Deseu el full de càlcul cada poques sessions per recuperar-lo.
- La gestió del temps és molt personal i és possible que aquest full de càlcul no s’adapti a les vostres necessitats i preferències. Pot ser intrusiu o massa exigent per visitar diàriament. Pot funcionar per a vosaltres, però no per als vostres amics o viceversa.
- Les prioritats calculades no són nombres ordinaris. Completar una tasca de prioritat "1" no fa canviar totes les altres. Les prioritats poden superar els cent i no tots els números són possibles. Centreu-vos normalment en les prioritats compreses entre l’1 i el 12.
- No us preocupeu per tenir massa tasques; fins i tot dos mesos de tasques poden esperar al final de la llista fins que s’acosti la data de venciment.
