Moltes empreses utilitzen Microsoft Excel per fer un seguiment de les despeses globals de departament o de l’empresa. Com que Excel s’inclou amb freqüència amb ordinadors personals que utilitzen el sistema operatiu Windows, si teniu Excel al vostre ordinador domèstic, podeu utilitzar-lo per fer un seguiment de les vostres factures. Hi ha diverses plantilles disponibles per fer un seguiment de les vostres despeses des de llocs web de Microsoft i d'altres, i les versions recents d'Excel inclouen una plantilla per al seguiment de les vostres factures entre les plantilles preinstal·lades. També podeu configurar el vostre propi full de càlcul per fer un seguiment de les vostres factures a Excel. A continuació es detallen les instruccions per a tots dos enfocaments.
Passos
Mètode 1 de 2: Treballar amb una plantilla d'Excel
Pas 1. Trieu una plantilla preinstal·lada
Les versions recents d'Excel inclouen una plantilla per al seguiment de les despeses personals juntament amb plantilles per a aplicacions comercials habituals. Podeu accedir a aquestes plantilles i utilitzar-les per fer un seguiment de les vostres factures a Excel.
- A Excel 2003, seleccioneu "Nou" al menú "Fitxer". Seleccioneu "Al meu ordinador" al tauler de tasques "Llibre de treball nou" per veure el quadre de diàleg "Plantilles".
- A Excel 2007, seleccioneu "Nou" al menú del botó "Fitxer". Es mostrarà el quadre de diàleg "Nou llibre". Seleccioneu "Plantilles instal·lades" al menú "Plantilles" al tauler esquerre. Seleccioneu "Pressupost mensual personal" a les "Plantilles instal·lades" al tauler central i feu clic a "Crea".
- A Excel 2010, feu clic a la pestanya "Fitxer" i seleccioneu "Nou" al menú "Fitxer". Seleccioneu "Plantilles de mostra" a la secció superior del panell "Plantilles disponibles" i, a continuació, seleccioneu "Pressupost mensual personal" a la pantalla de les plantilles de mostra i feu clic a "Crea".
Pas 2. Trieu una plantilla en línia
Si la plantilla de pressupost personal que es preinstal·la amb Microsoft Excel no funciona per fer un seguiment de les vostres despeses, podeu seleccionar una plantilla en línia. Podeu baixar una plantilla des d’un lloc de tercers o utilitzar Excel per connectar-vos amb Microsoft Office Online.
- Per a Excel 2003, podeu seleccionar una plantilla adequada a la biblioteca de Microsoft Office Online a https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (També podeu trobar plantilles destinades a versions posteriors d'Excel aquí).
- A Excel 2007, trieu "Pressupostos" a la secció de Microsoft Office Online del quadre de diàleg "Nou llibre de treball". Heu de tenir una connexió a Internet que funcioni per connectar-vos a la biblioteca de plantilles en línia d'Office.
- A Excel 2010, trieu "Pressupostos" a la secció Office.com del tauler de plantilles disponibles. Heu de tenir una connexió a Internet que funcioni per connectar-vos a la biblioteca de plantilles en línia d'Office.
Pas 3. Introduïu la vostra informació a les cel·les adequades
La informació exacta depèn de la plantilla de full de càlcul que utilitzeu.
Pas 4. Deseu el full de càlcul
Podeu utilitzar el nom que proporciona la plantilla per al vostre full de càlcul o canviar-lo per quelcom més significatiu. Afegiu el vostre nom i l’any al nom de fitxer existent.
Mètode 2 de 2: dissenyar el vostre propi full de càlcul de seguiment de despeses
Pas 1. Obriu Excel
Pas 2. Introduïu un nom per al full de càlcul a la cel·la A1
Utilitzeu un nom significatiu com ara "Pressupost personal", "Seguiment de despeses personals" o alguna cosa similar. (Excloeu les cometes quan introduïu el nom; aquí només s'utilitzen per mostrar que els noms són exemples.)
Pas 3. Introduïu els títols de columna a la fila 2
Els títols i ordres suggerits són "Data", "Categoria de beneficiari" (o "Paga a"), "Nota", "Despeses", "Ingressos" (o "Ingressos" o "Dipòsit") i "Saldo". Introduïu aquests títols a les cel·les A2 a G2; és possible que hàgiu d'ajustar l'amplada de les columnes per adaptar-les a títols o entrades de columna llargues.
Un cop hàgiu configurat el títol del full de càlcul i els encapçalaments de columna, utilitzeu la funció "Congela els panells" per mantenir aquests encapçalaments a la part superior de la pantalla mentre navegueu per les vostres entrades. Freeze Panes es troba al menú "Veure" a Excel 2003 i versions anteriors i al grup "Finestra" de la cinta del menú "Veure" a Excel 2007 i 2010
Pas 4. Introduïu el vostre primer element de despesa a les cel·les de la fila 3
Pas 5. Introduïu la fórmula del saldo a la cel·la G3
Com que es tracta de la primera entrada de saldo, el saldo es determinarà prenent la diferència entre la despesa i els ingressos. La manera com configureu això depèn de si voleu tenir en compte les despeses o els diners en efectiu.
- Si configureu el full de càlcul per tenir en compte principalment les vostres despeses, la fórmula del saldo seria = E3-F3, on E3 és la cel·la que representa la despesa i F3 és la cel·la que representa els ingressos. Si configureu la fórmula d’aquesta manera, el total de les vostres despeses serà positiu, cosa que serà més fàcil d’entendre.
- Si configureu el full de càlcul per mantenir una pestanya actualitzada al vostre abast, la fórmula del saldo seria = F3-E3. Si configureu el full de càlcul d’aquesta manera, el saldo serà positiu quan el vostre flux de caixa supera les vostres despeses i negatiu si teniu més despeses que ingressos.
Pas 6. Introduïu el segon element de despesa a les cel·les de la fila 4
Pas 7. Introduïu la fórmula del saldo a la cel·la G4
Com que la segona i les següents entrades mantindran un saldo corrent, cal afegir el resultat de la diferència entre la despesa i els ingressos al valor del saldo de l’entrada anterior.
- Si configureu el full de càlcul per tenir en compte principalment les vostres despeses, la fórmula del saldo seria = G3 + (E4-F4), on G3 és la cel·la que representa el saldo anterior, E4 és la cel·la que representa la despesa i F4 és la cel·la representant els ingressos.
- Si configureu el full de càlcul per mantenir una pestanya actualitzada en efectiu, la fórmula del saldo seria = G3 + (F4-E4).
- Els parèntesis al voltant de les cel·les que representen la diferència entre despeses i ingressos no són necessaris; s’inclouen només per fer el concepte de fórmula una mica més clar.
- Si voleu mantenir la cel·la amb el saldo buit fins que no s'hagi fet una entrada completa, podeu utilitzar una sentència IF a la fórmula perquè, si no s'ha introduït una data, la cel·la de saldo no mostrarà cap valor. La fórmula per a la segona entrada es diu = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) si configureu el full de càlcul per fer un seguiment de les despeses i es llegeix = IF (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) si esteu configurant el full de càlcul perquè mostri diners en efectiu. (Podeu ometre els parèntesis al voltant de les cel·les que representen les despeses i els ingressos, però no el conjunt de parèntesis.)
Pas 8. Copieu la fórmula del saldo a les altres cel·les de la columna G (la columna Saldo)
Feu clic amb el botó dret a la cel·la G3 i seleccioneu "Copia" al menú emergent; després arrossegueu per seleccionar les cel·les que hi ha a sota a la columna. Feu clic amb el botó dret a les cel·les seleccionades i seleccioneu "Enganxa" al menú emergent per enganxar la fórmula a les cel·les seleccionades. (A Excel 2010, trieu l'opció "Enganxa" o "Enganxa fórmules" al menú emergent.) La fórmula actualitzarà automàticament les referències de cel·la per indicar les referències de despeses, ingressos i data (si s'utilitza) de la fila actual i la referència del saldo de la fila que hi ha a sobre de la fila actual.
Pas 9. Deseu el full de càlcul
Assigneu un nom significatiu al full de càlcul, com ara "Expense Tracking.xls" o "Personal Budget.xls". Com passa amb un full de càlcul de pressupost basat en plantilles, és possible que vulgueu incloure el vostre nom i l'any al nom del fitxer. (Una vegada més, tingueu en compte que les cometes només s’utilitzen per mostrar els noms d’exemple i no s’han d’escriure. Tampoc no escriviu el sufix del fitxer; Excel us el proporciona.)
Excel 2003 i versions anteriors desen fitxers de full de càlcul amb el format ".xls" anterior, mentre que Excel 2007 i 2010 desen fulls de càlcul amb el format ".xlsx" més recent basat en XML, però també poden llegir i desar fulls de càlcul en el format ".xls" anterior.. Si teniu diversos equips i teniu previst mantenir aquest full de càlcul a tots, utilitzeu el format anterior si algun dels vostres equips té Excel 2003 o anterior i el format més recent si tots els vostres equips tenen almenys Excel 2007
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Utilitzeu "Completament automàtic" a les categories de despeses i ingressos per garantir una ortografia coherent.
- Per distingir les factures pagades de les despeses pendents però no pagades, podeu posar en negreta o acolorir el text de les factures pagades o utilitzar l'ombrejat de cel·les.
- Per evitar canviar accidentalment una fórmula o capçalera de columna, és possible que vulgueu protegir aquestes cel·les dels canvis. Seleccioneu les cel·les que vulgueu canviar (la data, la categoria del beneficiari, la despesa, els ingressos i els valors de les notes) i desbloquegeu aquestes cel·les i, a continuació, apliqueu protecció a tot el full de càlcul.
