Aquest wikiHow us ensenya a utilitzar Microsoft Word per crear una factura de facturació. Una factura és una llista detallada de productes venuts o serveis prestats que podeu utilitzar per facturar als vostres clients. La manera més senzilla de començar és utilitzar una de les plantilles de factura gratuïtes de Microsoft, però també podeu crear-ne un a partir d’un document en blanc.
Passos
Mètode 1 de 2: descarregar una plantilla gratuïta
Pas 1. Obriu Microsoft Word per a Windows o macOS
El trobareu al menú Inici a sota Microsoft Office en un PC i al Aplicacions carpeta en un Mac.
- Utilitzeu aquest mètode per crear una factura de manera ràpida i senzilla a partir d’una plantilla prefabricada. Les plantilles us estalvien la dificultat d’haver d’esbrinar què heu d’incloure, però es poden personalitzar segons les vostres necessitats.
- També podeu descarregar plantilles de Word gratuïtes des del lloc de plantilles de Microsoft Office. És millor no descarregar plantilles d'altres llocs web, ja que alguns poden contenir virus.
Pas 2. Cerqueu la barra de cerca de plantilles i seleccioneu Nou
En obrir Word, es mostrarà la pantalla "Nova" automàticament; aquesta pantalla diu "Nou" a la part superior i es mostrarà una barra de cerca amb el text "Cerca de plantilles en línia". Si no veieu aquesta barra de cerca, feu clic a Dossier menú a la part superior esquerra i, a continuació, seleccioneu Novetat per plantejar-ho.
Pas 3. Escriviu la factura a la barra de cerca i premeu ↵ Retorn
Apareixerà una llista de resultats coincidents.
Pas 4. Feu clic a una factura per veure una previsualització
Apareixerà una versió més gran de la factura, juntament amb una breu descripció.
- Si decidiu no utilitzar la plantilla, feu clic a X a la part superior de la finestra per tornar a la llista.
- Algunes opcions simples i simpàtiques són Factura (atemporal) i el que s’acaba de dir Factura.
Pas 5. Feu clic a Crea per utilitzar la plantilla
Es troba a la finestra de visualització prèvia de la plantilla. Es descarrega la plantilla i s'obre automàticament.
Pas 6. Substituïu la informació emplenada prèviament per la vostra
Normalment, cada camp conté text destinat a guiar-vos a emplenar la factura. Simplement podeu fer clic amb el ratolí abans d’obtenir una mica d’informació, prémer ← Retrocés o Eliminar per desfer-vos del que hi ha i escriure la vostra pròpia informació.
A més d’emplenar els espais en blanc, també podeu afegir més detalls a la factura, com ara un logotip, un camp addicional o línies i colors especials
Pas 7. Deseu la factura completada
Per fer-ho, feu clic a Dossier menú, seleccioneu Guardar comi, a continuació, deseu el fitxer a la ubicació desitjada de l'ordinador. Un cop creada la factura, la podeu imprimir o enviar per correu electrònic als vostres clients.
Mètode 2 de 2: Creació d'una factura des de Scratch
Pas 1. Obriu Microsoft Word per a Windows o macOS
El trobareu al menú Inici a sota Microsoft Office en un PC i al Aplicacions carpeta en un Mac.
- Utilitzeu aquest mètode si voleu dissenyar una factura des de zero. Aquest mètode és el millor per a aquells que són competents en l’ús de funcions de Word, inclosa la creació de capçaleres i taules.
- Abans de crear la vostra pròpia plantilla, consulteu alguns exemples de factures en línia abans de començar. Si la vostra factura és específica per al vostre negoci, proveu de cercar el vostre tipus d’empresa i les paraules "mostra de factura" per obtenir exemples específics (per exemple, mostra de factura mèdica, mostra de factura independent).
Pas 2. Feu clic a Document en blanc a la pantalla "Nou"
Si no veieu la pantalla "Nou", feu clic a Dossier menú i seleccioneu Novetat ara.
Pas 3. Creeu un encapçalament de factura
Un encapçalament que inclogui el nom de la vostra empresa, la informació de contacte i la paraula "Factura" hauria d'aparèixer a la part superior del document. Podeu dissenyar i estilitzar aquesta informació de la manera que vulgueu, però intenteu que sigui senzilla i coherent amb els altres materials comercials.
Pas 4. Mostra les dates de la factura
La data de lliurament i de venciment (si escau) hauria de ser visible a la part superior del document, preferiblement molt a prop de la paraula "Factura".
Per inserir la data d'avui ràpidament, feu clic a INSERTAR a la part superior del Word, feu clic a Data i hora, i, a continuació, trieu un format de data. Assegureu-vos d’eliminar la marca de verificació del quadre "Actualitza automàticament" perquè la data no canviï cada vegada que algú obri el fitxer.
Pas 5. Numerar la factura
Cada factura ha de contenir un número únic (en una seqüència) per als vostres registres. La seqüència pot ser global (per a tots els clients) o per client. Podeu afegir-lo a la capçalera si ho desitgeu, però realment es pot col·locar a qualsevol lloc.
Si cada client tindrà la seva pròpia seqüència de numeració de factures, és possible que vulgueu incloure el nom del client com a part del número (per exemple, wikiHow1, wikiHow2 si el client és wikiHow)
Pas 6. Afegiu l'adreça o la informació de contacte del client
Prefaci això amb la paraula "A" (o alguna cosa similar) que faci evident qui està cobrant.
És possible que vulgueu dirigir la factura directament a una persona concreta d’una empresa o al departament de Comptes a pagar
Pas 7. Creeu una llista detallada de productes venuts o serveis prestats
La millor manera de fer-ho és creant una taula amb diverses files i columnes amb nom. Consulteu Com es crea una taula senzilla al Microsoft Word per començar a utilitzar les taules.
Creeu columnes per a la quantitat, el nom o la descripció de l'article / servei, el preu unitari / tarifa i el preu total de la quantitat comprada. Assegureu-vos d’etiquetar aquestes columnes amb capçaleres perquè el client entengui els càrrecs
Pas 8. Mostra l'import total de la factura
Això hauria d'aparèixer just a sota de la llista de càrrecs detallats, preferiblement en un tipus de negreta, de manera que sigui fàcil de veure.
- Si cobreu un impost sobre les vendes, haureu de mostrar un subtotal dels càrrecs detallats, amb l'impost que figura a sota, amb el percentatge a l'esquerra de l'import en dòlars de l'impost i, a continuació, el total ajustat per sota d'aquest.
- Comproveu de nou les vostres matemàtiques per assegurar-vos que siguin exactes.
Pas 9. Incloeu les condicions de pagament
Podeu mostrar les condicions de pagament per sobre o per sota de la informació de facturació. Les condicions de pagament més habituals són "Venciment de rebut", "Venciment en 14 dies", "Venciment en 30 dies" o "Venciment en 60 dies".
També és possible que vulgueu incloure una nota a la part inferior sobre mètodes de pagament, informació general o simplement un agraïment al client per utilitzar els vostres serveis
Pas 10. Deseu la factura completada
Per fer-ho, feu clic a Dossier menú, seleccioneu Guardar comi, a continuació, deseu el fitxer a la ubicació desitjada de l'ordinador. Un cop creada la factura, la podeu imprimir o enviar per correu electrònic als vostres clients.
Consells
- Un cop hàgiu desat un document de factura, podeu utilitzar-lo com a plantilla per crear altres factures mitjançant l'opció "Nou de l'existent" quan creeu una factura nova. També podeu desar el document com a plantilla.dot o.dotx per utilitzar-lo en un futur.
- Una altra manera de mostrar la informació de facturació i total és configurar-la en un llibre de treball de Microsoft Excel i enganxar-hi un enllaç a la factura de Word. Sempre que actualitzeu el full de càlcul, feu clic amb el botó dret al full de càlcul incrustat i seleccioneu "Actualitza l'enllaç" per veure les modificacions.
