Access és un gestor de bases de dades relacionals que us permet importar una o diverses bases de dades d'Excel al seu sistema perquè pugueu fer coincidir camps comuns entre ells o entre ells. Com que un sol fitxer Access pot contenir diversos fulls de càlcul d'Excel, el programa també és una bona manera d'agregar o analitzar grans quantitats d'informació. En primer lloc, però, heu d’importar el full de càlcul Excel a Access. Això només requereix uns quants passos clau.
Passos
Part 1 de 3: Preparació per importar Excel a Access
Pas 1. Obriu els dos programes a l'ordinador
Haureu de comprar i descarregar un paquet de Microsoft Office que inclogui Excel i Access. Podeu fer-ho en línia a través del lloc de Microsoft.
- Un cop descarregats els programes, feu clic a "Inici" al Windows i seleccioneu "Tots els programes".
- Feu clic a "Microsoft Office" i seleccioneu "Accés" (o "Excel") al menú desplegable. És possible que ja tingueu creat un full de càlcul d'Excel que us hagi enviat una altra persona o que heu descarregat des d'un altre lloc. Tenir Office al vostre ordinador us permet obrir-lo.
Pas 2. Netegeu el full de càlcul d'Excel abans d'importar-lo a Access
Serà més fàcil si feu uns quants passos senzills abans d'importar el full de càlcul d'Excel a Access. La clau és que les vostres dades han de ser coherents entre els fulls de càlcul importats.
- És una bona idea assegurar-se que la primera fila del full de càlcul d'Excel conté les capçaleres de les columnes (o els noms dels camps) i que siguin molt clars i fàcils d'entendre. Per exemple, per a una columna que contingui els cognoms de les persones, és possible que vulgueu anomenar el nom de la capçalera / camp de la columna "cognom". Sigueu clars i precisos perquè us ho facilitarà quan intenteu fer coincidir les capçaleres de columna d’un full Excel amb un altre.
- L’accés us permet enllaçar camps comuns entre dos o entre molts fulls de càlcul. Suposem que teniu un full d'Excel que conté informació sobre la nòmina. Inclou els noms i cognoms de les persones, les adreces i els sous. Suposem, per raó d'argument, que voleu fer coincidir aquest full dins de l'accés a un segon full d'Excel que conté informació sobre les contribucions al finançament de campanyes. Aquest segon full conté noms de persones, adreces i donacions. El que us permet Access és fer coincidir diferents capçaleres de columna. Podeu enllaçar capçaleres de noms per veure quines persones amb el mateix nom apareixen a les dues bases de dades, per exemple.
- Escanegeu els fulls d'Excel per assegurar-vos que cada tipus de dades es manegen de la mateixa manera i netegeu-les abans d'importar-les a Access. Ha de ser el que Access anomena "relacional". Per exemple, si el hipotètic full de càlcul per a la nòmina contenia nom, cognoms i inicial del mig en una columna, però el segon full de càlcul només contenia nom i cognoms en columnes separades, Access registrarà que no coincideix. Cal que hi hagi capçaleres / camps de columna coincidents.
Pas 3. Dividiu la informació dins d'una columna d'Excel
Per solucionar aquest problema, és possible que vulgueu dividir la informació en una columna d'Excel, de manera que no es registri erròniament com a "no coincideix" a Access.
- Com a exemple, podeu dividir el primer nom en la seva pròpia columna, la inicial del mig en la seva pròpia columna i el cognom en la seva pròpia columna. Si ja es fa de la mateixa manera al segon full de càlcul, quan enllaceu, digueu, cognom amb cognom a Access, hauria de generar coincidències quan els noms siguin els mateixos.
- Per dividir una columna a Excel, ressalteu la columna que conté la informació que vulgueu dividir-hi. Feu clic a "dades" a la barra d'eines del programa Excel. Feu clic a "envia text a columnes". En general, escollireu l'opció "delimitada". Feu clic a Següent.
Pas 4. Continueu fent servir l'assistent per dividir les columnes combinades
Ara ja esteu a punt per completar el procés de dividir la informació combinada en una columna en diverses columnes.
- Trieu com es "delimiten" les dades de la columna. Això significa que cada informació de la columna està separada per alguna cosa. Les opcions més habituals inclouen un espai, una coma o un punt i coma. Sovint la informació només està separada per un espai. Com a l'exemple següent: diguem que el nom "John A. Doe" apareix en una sola columna. El primer nom John està separat de la inicial A mitja per un espai. El cognom Doe està separat de la inicial mitjana A per un espai. Trieu l'espai a l'assistent delimitat.
- Feu clic a Següent. Feu clic a Finalitza. El programa hauria de dividir John, A. i Doe en tres columnes. A continuació, podeu donar a les noves columnes noms de capçaleres nous per indicar el tipus d'informació que s'hi allotja (cognom, nom, etc.). És una bona idea crear diverses columnes en blanc a la dreta de les dades que esteu dividint abans de fer-ho, perquè empènyerà les dades a les noves columnes en blanc (en lloc de les columnes que ja contenen informació).
Part 2 de 3: importació d'Excel a Access
Pas 1. Obriu el programa Access a l'ordinador
Aneu al menú d’inici, trieu Microsoft Office i feu clic a Microsoft Access. Heu d’obrir una nova base de dades d’Access en blanc per importar-hi el full Excel.
- Trieu "base de dades d'escriptori en blanc" per crear una base de dades nova dins del programa Access.
- Doneu-li un nom nou si voleu. Feu clic a "crea".
Pas 2. Importeu un full de càlcul d'Excel a Access
El següent pas és extreure el full de càlcul d'Excel (o més d'un) a la base de dades Access.
- Feu clic a "Dades externes" a la barra d'eines quan estigueu al gestor de bases de dades Access. Trieu "Excel". En algunes versions d'Access, trobareu aquesta funció fent clic a "fitxer" a la barra d'eines i a "Obtenir dades externes".
- On es diu "nom del fitxer", feu clic a "navega". Això us permetrà trobar el full d'Excel a l'ordinador.
- Deixeu marcada la casella que diu "importeu les dades d'origen a una taula nova de la base de dades actual". Es comprovarà per defecte.
- Quan trobeu el full de càlcul d'Excel que voleu importar a l'ordinador, feu-hi clic. Feu clic a "D'acord". Això us portarà a l'assistent per importar Excel a Access.
Part 3 de 3: Ús de l'assistent per completar el procés d'importació
Pas 1. Seguiu els passos de l'assistent que apareix a Access
Per completar el procés d'importació del full de càlcul, heu de completar els passos de l'assistent.
- Trieu el full de càlcul del full de càlcul d'Excel que vulgueu importar. De vegades, això és senzill perquè el full de càlcul d'Excel és només un full. Tanmateix, de vegades les persones creen diverses pàgines dins d'un sol full de càlcul d'Excel, que podeu veure fent clic a les pestanyes de la part inferior del full de càlcul. Si aquest és el cas, heu d’indicar a l’assistent d’Access quin full de càlcul escolliu. Feu clic a Següent.
- A la pàgina següent hi ha un quadre on es pregunta si la primera fila del full Excel té encapçalaments de columna. Això significa la fila d’un full de càlcul que identifica les dades de cada columna (com ara cognoms, adreça, salari, etc.). És una bona idea si primer heu netejat el full d'Excel per assegurar-vos que la primera fila tingui encapçalaments de columna ben definits. A continuació, comproveu que la primera fila conté capçaleres de columna. Aquest és l'enfocament més senzill. Feu clic a Següent.
- Si la primera fila no conté capçaleres de columna, la pàgina següent us demanarà si voleu canviar el nom dels anomenats "camps" a Access (són capçaleres de columna). Si no n’heu nomenat cap de clar i fàcil de reconèixer cada camp abans d’importar (recomanat), podeu fer-ho aquí.
Pas 2. Finalitzeu el procés d'importació
Només queden uns quants passos per al procés d’importació. La pàgina següent de l'assistent us preguntarà si voleu identificar una clau principal.
- No cal que ho feu, però sí. Una clau principal significa que el programa d’ordinador assignarà a cada fila d’informació un número únic. Això pot ser útil més endavant en ordenar les dades. Feu clic a Següent.
- La pantalla final de l'assistent té un espai que proporciona un nom per defecte. Podeu canviar el nom del full d'Excel que esteu important (es convertirà en una "taula" a Access a la part esquerra de la pàgina quan l'acabeu d'importar).
- Feu clic a "importa". Feu clic a "tanca". Veureu la taula a la part esquerra de la pantalla. Ara s’importa a Access.
- Si voleu enllaçar més d'un conjunt de dades, repetiu aquest procés amb un altre o diversos fulls de càlcul d'Excel. Ara ja podeu fer coincidir les dades dels fulls d’Access.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Advertiments
- Si el fitxer Excel prové d’una versió d’Office diferent a Access, és possible que tingueu problemes per importar fitxers sense problemes.
- No es pot subratllar prou: heu de netejar el full de càlcul d'Excel abans d'importar-lo. En part, això significa analitzar les dades que teniu per trobar problemes.
- Conserveu sempre una còpia dels fulls de càlcul originals, de manera que, si els enganxeu, podeu repetir el procés.
- No podeu importar més de 255 camps a Access.
