Un missatge de correu electrònic d’agraïment permet que una altra persona sàpiga que heu rebut un missatge o una sol·licitud, encara que no pugueu donar una resposta completa de seguida. Tot i que no cal que envieu un agraïment per a cada correu electrònic personal que rebeu, haureu de respondre en un entorn professional o empresarial quan us dirigiu directament. Si només heu de comunicar-li a l’altra persona que heu rebut el seu correu electrònic, envieu un breu agraïment per comunicar-ho. Si la persona va sol·licitar un servei o va demanar un producte, proporcioneu més informació sobre quan podeu esperar una resposta o sobre com resoldre qualsevol problema.
Passos
Mètode 1 de 2: confirmar que heu rebut un correu electrònic
Pas 1. Respondre si apareix a la línia Per a: o si es nomena al missatge
Comproveu la part superior del correu electrònic per veure si el remitent va incloure la vostra adreça electrònica a la línia "A:". Si no hi apareix, analitzeu el cos del correu electrònic per veure si el vostre nom apareix en algun lloc. Si veieu el vostre nom, assegureu-vos d’enviar un reconeixement ja que us van dirigir directament.
Si la vostra adreça electrònica només apareix a la línia "CC" del correu electrònic, però no se us menciona al cos, no cal que envieu cap confirmació perquè el missatge probablement s'ha enviat a un grup nombrós de persones
Advertència:
Eviteu reconèixer els missatges de correu brossa, ja que és possible que us continuïn enviant correus electrònics si responeu.
Pas 2. Dirigiu-vos al remitent pel seu nom a la salutació
Comenceu la vostra salutació a la part superior del correu electrònic perquè l’altra persona ho vegi immediatament quan l’obri. Utilitzeu una salutació formal, com ara "Hola" o "Benvolgut", seguit del seu nom. Si responeu a un superior o algú que no coneixeu, utilitzeu el títol seguit del cognom. Si coneixeu bé l’altra persona, podeu fer servir el seu nom.
Per exemple, podríeu dir "Hola senyora Davis" o "Estimat Jonathan", com a salutació
Pas 3. Esmenta breument que has llegit el correu electrònic
Utilitzeu només algunes frases per al vostre reconeixement, de manera que no sembli massa complet. Agraïu la persona per haver enviat el correu electrònic o feu-li saber que heu rebut el seu missatge. Si hi ha detalls específics, torneu a referir-los a les frases inicials per demostrar que us han llegit el missatge.
- Per exemple, podeu escriure alguna cosa com "Gràcies per enviar-me un missatge sobre la reunió de la setmana que ve" o "He rebut i llegit el vostre correu electrònic pel que fa al nostre nou client potencial".
- Si no heu tingut temps de llegir el correu electrònic, podeu dir alguna cosa com: "Gràcies per contactar amb mi. He rebut el vostre missatge i el llegiré tan bon punt pugui ".
Pas 4. Indiqueu un temps estimat per a una resposta si el correu electrònic té una sol·licitud o pregunta
Si teniu temps per respondre completament immediatament, feu-ho tan aviat com pugueu per demostrar que sou fiable i fiable. En cas contrari, proporcioneu un període de temps en què l’altra persona pugui esperar un altre missatge vostre perquè no creguin que l’ignoreu. Aneu amb compte de no prometre en excés quant aviat podeu respondre si creieu que pot trigar més.
- Per exemple, podríeu dir: "Podré obtenir-vos aquesta informació en un termini de dos dies" o bé "tornaré a contactar més tard avui per discutir més sobre el tema".
- Si no sabeu quant de temps trigareu a respondre, utilitzeu el missatge "Us respondré el més aviat possible amb qualsevol pregunta o comentari".
- Si no hi ha cap sol·licitud o problema que heu de tractar al correu electrònic, no cal que respongueu amb un termini.
Pas 5. Finalitzeu el correu electrònic amb un tancament i el vostre nom abans d'enviar-lo
Utilitzeu un tancament formal al correu electrònic, com ara "Millor" o "Gràcies de nou", per ajudar el missatge a sonar més professionalment. Escriviu el vostre nom després del tancament per acabar el missatge. Assegureu-vos que tot estigui escrit correctament abans de fer clic al botó Envia.
- Per exemple, podeu escriure "Millor, Beth" o "Gràcies de nou, Travis".
- També podeu proporcionar un número de telèfon o una adreça electrònica alternativa després del vostre nom si voleu donar a l’altra persona una forma diferent de contactar-vos.
Pas 6. Feu el seguiment amb un correu electrònic de resposta complet el més aviat possible
Si el correu electrònic original tenia una sol·licitud o una pregunta, preneu-vos el temps per escriure una resposta completa quan pugueu. Tracteu totes les qüestions o qüestions del missatge completament per demostrar que heu trigat a considerar-ne el missatge. Mantingueu un to educat i positiu al llarg del missatge per mantenir un bon repertori amb ells.
Si necessiteu més temps, com si estigueu esperant un informe o document, proveu d’enviar un correu electrònic de seguiment amb una actualització i un període de temps nou perquè l’altra persona no pensi que n’heu oblidat
Mètode 2 de 2: Respondre a comandes i serveis comercials
Pas 1. Poseu el nom de la persona a qui contacteu a la part superior del correu electrònic
Comenceu amb una salutació formal, com ara "Hola" o "Benvolgut", per mantenir un to professional al vostre missatge. Si no coneixeu bé la persona, utilitzeu el seu títol seguit del seu cognom per mantenir la formalitat. Si esteu més familiaritzats amb la persona o proporcionen el seu primer nom, podeu adreçar-vos-hi.
Per exemple, podeu escriure "Benvolgut senyor Christensan" o "Hola Dana", com a salutació
Pas 2. Agraïu la persona i mencioneu el producte o servei que va sol·licitar
Expressa gratitud veritable cap a la persona que apareix a la frase inicial del teu correu electrònic. A la mateixa frase, torneu a afirmar el producte que la persona va demanar o quines qüestions o preocupacions va esmentar en una correspondència prèvia. D’aquesta manera, la persona reconeixerà que us heu dedicat el temps per llegir o processar els missatges anteriors.
Per exemple, podríeu dir "Gràcies per demanar les dues caixes de bombons a la nostra botiga" o "Agraïm que contacteu amb l'obertura de feina que heu sol·licitat"
Pas 3. Doneu a la persona un període de temps per esperar una resposta o un lliurament
Esmenta a la següent frase el temps que trigarà l’altra persona a escoltar-te per no sentir que n’has oblidat. Assegureu-vos que el termini que proporcioneu sigui precís i honest, o bé, si no se n’assabenta, poden molestar-se.
Per exemple, podeu dir: "Podeu esperar el vostre paquet en 3 dies laborables" o "Permeteu que ens responguin entre 1 i 2 dies laborables"
Variació:
Si no sabeu quant trigareu a respondre, digueu alguna cosa com ara: "Ens posarem en contacte amb vosaltres el més aviat possible per atendre les vostres preocupacions".
Pas 4. Proporcioneu suggeriments si hi ha algun problema que no pugueu resoldre mitjançant el correu electrònic
Si no podeu resoldre directament el seu problema, proveu de recomanar altres opcions que us poden resultar més útils. Mantingueu un to educat i comprensiu a tot el missatge perquè no soni negatiu ni sembli insincer. Proveu de donar tants detalls com sigui possible a la persona perquè pugui fer els passos següents per resoldre els seus problemes.
Per exemple, podeu dir: "Lamento saber que hi ha un problema amb la transferència de diners al vostre compte corrent. Proveu de consultar les nostres PMF per veure si s'ha solucionat el vostre problema. En cas contrari, és possible que hàgiu de visitar el vostre banc i parlar amb el gestor del vostre compte per confirmar les transaccions"
Pas 5. Deixeu la informació de contacte a la part inferior del correu electrònic
Finalitzeu el correu electrònic amb un tancament formal, com ara "Millor" o "Gràcies de nou", de manera que finalitzeu el missatge amb una bona nota. Assegureu-vos d’incloure el vostre nom després del tancament. Si voleu donar a l’altra persona opcions de contacte amb vosaltres, també podeu deixar un número de telèfon, una adreça electrònica alternativa o un lloc web després del vostre nom.
