Escriure un correu electrònic de recordatori amistós pot ser complicat. No us voleu trobar tan impetuosos ni impacients, però és important fer arribar el vostre missatge. Establiu un to amable al correu electrònic amb salutacions i expressions suavitzades. Cobriu els elements necessaris del vostre correu electrònic de recordatori perquè el destinatari sàpiga clarament el que voleu. Assegureu-vos d’un correu electrònic sense errors per trobar-vos no només com a amable, sinó també professional.
Passos
Part 1 de 3: Establir un to amable
Pas 1. Saludeu el destinatari
En situacions comercials, és possible que hàgiu d'utilitzar una felicitació estàndard, com ara "Estimat fulano". Tot i això, cada cop són més els correus electrònics personalitzats que s’estan convertint en estàndard. Algunes salutacions per correu electrònic que us poden ajudar a obtenir un to amable des del principi inclouen:
- Hola John
- Hola
- Molt temps sense veure
- Ei!
Pas 2. Feu referència a la vostra connexió amb el destinatari
Si us limiteu al recordatori, és possible que el vostre missatge resulti fred. Feu referència a la vostra connexió personal amb el destinatari incloent frases que reflecteixin la vostra amistat i experiències compartides. Aquests poden incloure:
- Com va l'escola?
- Amic meu, com has estat?
- M'ho vaig passar molt bé amb tu el cap de setmana passat.
- Quan vam parlar per última vegada fa un mes?
- Aquell viatge que vam fer junts va ser una estupenda experiència! Ho haurem de tornar a fer aviat.
Pas 3. Suavitzeu les vostres expressions
Això és especialment important per a la part del recordatori del correu electrònic. Si fa temps que no esteu en contacte amb el destinatari, pot ser adequat oferir una disculpa lleugera o excusa per posar-vos en contacte només per recordar-vos. Alguns exemples d'expressions suavitzades inclouen:
- Sé que fa temps que no parlem, però volia recordar-vos sobre …
- Les coses han estat tan trepidants amb el nou nadó, que només recordava recordar-te …
- Sé que heu estat ocupats, de manera que no us volia molestar, però volia enviar-vos un recordatori …
Pas 4. Sigues educat
Si el recordatori és important, és fàcil trobar-lo massa fort. Tingueu en compte que el destinatari té coses que passen a la seva vida. Recordeu també de dir "si us plau" i "gràcies" i expressions equivalents. Podeu incloure frases educades com:
- Em sap greu molestar-vos, però volia assegurar-me …
- Si podeu respondre a aquest correu electrònic tan aviat com tingueu temps …
- Gràcies per dedicar-vos temps a llegir qualsevol resposta a aquest recordatori. Ho aprecio.
- Espero la vostra resposta.
Part 2 de 3: Cobertura dels elements necessaris
Pas 1. Utilitzeu una línia d'assumpte
No cal escriure una línia d’assumpte intel·ligent. Els que siguin clars i fins al punt seran més útils. Això permetrà al destinatari conèixer el propòsit del correu electrònic d'un cop d'ull. Algunes opcions habituals per a un recordatori de correu electrònic amigable poden incloure:
- Facturant
- Recordatori ràpid sobre …
- Pròxim viatge / esdeveniment / etc.
- Plantilla de viatges / esdeveniments / etc.
Pas 2. Recordeu d’incloure el recordatori
Quan s’esforça tant per ser amable i educat, pot ser fàcil deixar alguna cosa important, com el recordatori real. Poseu el recordatori a prop del començament del correu electrònic, poc després de la salutació i una breu connexió personal. Per exemple:
- "Hola, Fa temps que no parlem, Ben. Com estan la teva dona i els teus fills? El meu em manté força ocupat, però volia registrar-vos amb vosaltres sobre …"
-
Ei!
Àvia, he volgut enviar-te un missatge. Ho sento, he estat tan ocupat. Només volia recordar-vos la nostra cita per dinar …"
Pas 3. Utilitzeu un llenguatge concís
Generalment és cert que el llenguatge educat fa servir expressions més llargues. Per exemple, la frase "Treballa més" seria més educada ja que "Podria ser una bona idea si treballessis més". Tot i que són educades, aquestes expressions llargues poden dificultar la precisió del focus del vostre correu electrònic.
Utilitzeu una estructura simplificada per al vostre correu electrònic. Pot semblar: Salutació (obertura) → Connexió personal → Recordatori → Valedició (tancament)
Pas 4. Editeu la informació innecessària
Per a cada frase i cada part de cada frase, pregunteu-vos: "És necessari?" En alguns casos, "necessari" pot significar quelcom tan ampli com "És necessari perquè el meu correu electrònic no sembli fred". Elimineu les parts innecessàries del correu electrònic.
En general, els adverbis (com "molt", "realment", "veritablement", "extremadament" i "definitivament") es poden eliminar per fer el vostre missatge més concís
Pas 5. Tanqueu el correu electrònic amb una valediction
"Valediction" és una paraula elegant que significa "acomiadar-se". Els valedors inclouen expressions com "Millor", "Salutacions", "Vostè de veritat" i "Sincerament". La vostra signatura hauria de seguir la vostra valediction. Tanmateix, aquestes valedicions comunes poden semblar impersonals. Podeu provar alguna cosa així:
- El teu amic
- Ànims
- Tot el millor
- Que tinguis un bon dia
- Etiqueta, ja està
- Espero saber de tu
Part 3 de 3: Garantir un correu electrònic sense errors
Pas 1. Reviseu el correu electrònic
Fins i tot fent un cop d'ull al correu electrònic una o dues vegades ràpidament, s'eliminaran molts errors simples que podrien haver colat durant l'escriptura. Un cop hàgiu acabat de redactar, reviseu el correu electrònic per comprovar l'ortografia i la gramàtica.
- Molts serveis de correu electrònic tenen un corrector gramatical i ortogràfic gratuït. La qualitat d’aquests dependrà del vostre proveïdor de correu electrònic. En alguns casos, aquests dames poden no ser molt precisos.
- Recordeu que heu de comprovar l'assumpte, la salutació i la valediction (tancament). És fàcil analitzar-los i centrar-se només en el cos del vostre correu electrònic.
Pas 2. Llegiu el correu electrònic en veu alta
Si escriviu un correu electrònic important o si realment voleu ser particularment amable o educat amb algú, llegiu el vostre correu electrònic de principi a fi en veu alta. Sona conversador? Si és així, el vostre correu electrònic ja es pot enviar.
Torneu a escriure frases o passatges que sonin maldestres. Utilitzeu el millor criteri a l’hora d’avaluar-ho. Això variarà de persona a persona, segons el vostre estil de parlar
Pas 3. Feu que una altra persona revisi el correu electrònic
Per a comunicacions importants, com les destinades a empreses, és possible que vulgueu que una altra persona revisi el recordatori abans d’enviar-lo. Si heu escrit un missatge de correu electrònic concís, generalment triga poc temps i pot ajudar a detectar fins i tot els errors més petits.
- Consulteu el vostre servei de missatgeria en línia. Envieu un missatge a un amic en línia per demanar-li una cosa com: "Ei, podríeu llegir un breu correu electrònic que he d’enviar? Només trigareu un minut".
- Recordeu expressar el vostre agraïment a qualsevol persona que llegeixi el vostre correu electrònic. Al cap i a la fi, us fan un favor.
