Pot semblar difícil acabar amb un correu electrònic empresarial important. Hi ha moltes maneres d’acabar el missatge. Però, en última instància, la forma de tancar el correu electrònic dependrà d’uns quants factors diferents. Podrien incloure coses com el coneixement de la persona a qui escriviu, l'objectiu del correu electrònic i si el vostre correu electrònic forma part d'una cadena. Tenint en compte aquests factors, elaborar una frase final adequada. A continuació, trieu la sessió correcta i decidiu què voleu posar a la vostra signatura.
Passos
Part 1 de 3: Escriure les vostres observacions finals
Pas 1. Recordeu al destinatari la finalitat del vostre correu electrònic
Hi ha molts motius per escriure un correu electrònic en un entorn empresarial. Determinar l’objectiu principal del correu electrònic us ajudarà a determinar la millor manera de tancar-lo.
- Per exemple, si feu una sol·licitud, acabeu amb alguna cosa com ara, "Gràcies pel vostre temps" o "Gràcies per la vostra consideració".
- Si responeu a una sol·licitud d'informació o d'assistència, podeu acabar amb "Espero que això us ajudi". o "Feu-me saber si hi ha alguna altra manera de poder ajudar-vos".
- Si configureu una reunió cara a cara, podeu acabar amb alguna cosa com ara "Ens veiem la setmana que ve".
Pas 2. Utilitzeu un to adequat per al vostre públic
Penseu en com coneixeu bé la persona a qui escriviu, quin tipus de relació teniu amb ella i què intenteu aconseguir. Un correu electrònic a un gestor de nivell superior o un client nou important probablement hauria de ser més formal que un correu electrònic a un conegut company de feina.
- Per exemple, si esteu establint una reunió amb un client, una bona declaració de tancament pot ser una cosa així com: "Espero la nostra reunió del dia 24. Si teniu cap pregunta, poseu-vos en contacte amb mi al 555-555-5555."
- D’altra banda, si organitzeu una reunió amistosa amb un company de feina que coneixeu bé, pot ser que estigui perfectament acabar amb alguna cosa com “Sona bé! Fins demà!:)”
Pas 3. No inclogueu una declaració de tancament si el vostre correu electrònic forma part d’una cadena
Si aquest és el vostre primer correu electrònic sobre el tema que ens ocupa o si és un missatge de correu electrònic especialment important, és probable que sigui una bona idea incloure un agraïment final o una "crida a l'acció". No obstant això, la brevetat és important als correus electrònics empresarials. Si el vostre correu electrònic forma part d’una llarga cadena, és possible que no calgui incloure res més enllà de la informació més essencial.
Per exemple, si esteu acabant una llarga conversa per correu electrònic amb el vostre cap sobre una tasca, potser no haureu de dir molt més que "Ok. Ho faré abans del final del dia divendres. –M."
Part 2 de 3: triar un tancament de sessió
Pas 1. Trieu un tancament de sessió que coincideixi amb el to del vostre correu electrònic
Si el vostre correu electrònic és formal, tanqueu la sessió amb alguna cosa com ara "Salutacions cordials" o (per obtenir un toc encara més formal) "Sincerament". Per als correus electrònics menys formals, és possible que estigueu bé fent servir alguna cosa com ara "Cuida't" o "Salutacions".
Si heu rebut correus electrònics anteriors de la persona a qui escriviu, podeu mirar-ne la sessió i fer coincidir el vostre to amb el seu. Per exemple, si tendeixen a signar amb alguna cosa com "Salutacions cordials", hauríeu de tancar la sessió amb un nivell de formalitat similar
Pas 2. Utilitzeu un tancament de sessió que s'adapti al vostre propòsit
Igual que la frase final, un tancament de sessió també pot reflectir l’objectiu del vostre correu electrònic. Per exemple, si feu una petició senzilla o expresseu breument agraïment per alguna cosa, podeu fer servir una sessió com ara "Moltes gràcies" o "Moltes gràcies", seguida de la vostra signatura.
Pas 3. Eviteu qualsevol cosa massa afectuosa
Si no coneixeu molt bé la persona a qui escriviu, eviteu qualsevol cosa massa argot, informal o afectuosa. En general, coses com ara "Amor", "XOXO" o "Abraçades" no s'han d'utilitzar als correus electrònics de l'empresa.
Pas 4. Omet la sessió en missatges de correu electrònic breus o en cadena
Si el vostre correu electrònic forma part d’una llarga cadena o si intenteu comunicar alguna cosa molt breument i ràpidament a un company de feina, pot ser que no sigui necessari incloure cap sessió.
Si no us sentiu còmode saltant-vos l’inici de sessió completament, feu un simple tancament de sessió com ara –Bernice o –B. hauria d’anar bé per als correus electrònics breus i informals
Part 3 de 3: signatura del vostre correu electrònic
Pas 1. Incloeu la vostra informació bàsica d’identificació
La quantitat d'informació que inclogueu a la vostra signatura dependrà de la forma en què conegueu el vostre corresponsal i de la freqüència amb què us heu comunicat.
- Un correu electrònic per primera vegada probablement hauria d’incloure el vostre nom complet, el càrrec, el lloc de treball i el número de telèfon.
- Quan us comuniqueu amb un company de feina o algú amb qui envieu un correu electrònic amb freqüència, és probable que sigui suficient signar amb el vostre nom o inicial.
Pas 2. Mantingueu breu la vostra signatura
En general, és millor no desordenar un correu electrònic empresarial amb un munt de text i imatges addicionals. Eviteu afegir res innecessari a la vostra signatura de correu electrònic, com ara cometes, gràfics vistosos o molts enllaços.
Pas 3. Configureu una signatura automàtica
Si no teniu ganes d’escriure el títol de la feina i la informació de contacte cada vegada que envieu un correu electrònic important, és possible que vulgueu crear una signatura que el vostre client de correu electrònic pugui afegir automàticament als vostres missatges.
Alguns programes, com l'Outlook, us permeten crear diverses signatures, de manera que podeu seleccionar la més adequada per a qualsevol correu electrònic
Consells
-
La vostra signatura hauria de ser semblant a aquesta:
- Salutacions cordials,
- Jane Doe, analista de mercat
- MegaCorp
- 214-444-1234
- A la majoria de clients de correu electrònic com Outlook, etc., és molt fàcil configurar una signatura que s’adhereixi automàticament a cada correu electrònic.
Advertiments
- Feu que una altra persona revisi el vostre treball si és possible. No hi ha cap substitut per a la correcta revisió.
- Editeu i reviseu totes les cartes abans d'enviar-les, és a dir, llegiu-les per obtenir una gramàtica i una ortografia correctes i suprimiu els errors tipogràfics. Canvieu el llenguatge ambigu, per exemple, paraules i frases que no estan clares o que tenen un doble significat.
- L’ús d’una comprovació ortogràfica no és infal·lible, ja que el programari sovint insereix una paraula escrita correctament, però no la paraula correcta per al context. El fet de canviar "bankroll" a "roll en blanc" realment canvia el significat de la frase. També heu de confiar en el vostre propi coneixement de les subtileses gramaticals, ja que els suggeriments del programari no sempre són correctes.
