Una bústia de correu desordenada pot dificultar la cerca dels correus electrònics necessaris per als usuaris. Microsoft Outlook ha proporcionat eines força útils que us ajuden a filtrar els vostres correus electrònics i a organitzar els missatges d’una manera més manejable. Outlook fins i tot us pot ajudar a augmentar l’eficiència i el rendiment. Tant si utilitzeu l'Outlook 2010, l'Outlook 2007 o l'Outlook 2003, podeu gestionar fàcilment els vostres correus electrònics mitjançant les eines següents per netejar la safata d'entrada i facilitar la cerca de la informació que necessiteu.
Passos
Mètode 1 de 6: filtratge
Pas 1. Filtreu ràpidament els missatges
Outlook 2010 té una nova característica que ajuda a ordenar els missatges per dates i organitzar-los a la conversa.
- Quan utilitzeu aquesta funció, els missatges que tinguin el mateix tema apareixeran com a Conversa i els usuaris poden visualitzar-los, ampliar-los o reduir-los fent clic a la icona situada a l'esquerra de la línia d'assumpte. Els missatges de cada conversa es classifiquen amb el missatge més recent situat a la part superior. Quan es rep un missatge nou, tota la conversa es mourà a la part superior de la llista de correus electrònics que us ajudarà a fer un seguiment fàcil del flux de missatges de correu electrònic.
- Per activar la conversa, a la pestanya Visualització del grup Conversa, marqueu la casella Mostra com a conversa. Podeu reduir la mida d’una conversa amb la funció Neteja. Aquesta funció us ajudarà a eliminar els missatges duplicats de la conversa.
- A la pestanya Inici del grup Suprimeix, feu clic a Neteja i, a continuació, feu clic a Neteja la conversa. En totes les versions de l'Outlook, els usuaris poden trobar els missatges a la carpeta de la bústia de correu més ràpidament canviant la forma en què es classifiquen a la carpeta de correu electrònic. Per exemple, podeu ordenar els vostres correus electrònics per data, remitent i mida del fitxer o nivell d'importància.
Pas 2. Utilitzeu els encapçalaments de matèria estandarditzats
L’energia mental necessària per canviar l’enfocament entre temes en constant canvi, us escapa, no el volum. Sol llegir en ordre seqüencial, cronològicament o per "persona més important". Es tracta d’un esgotament cerebral. Utilitzeu aquesta regla; s'aplica al correu electrònic des d'informes directes i funciona millor que les cadenes de conversa.
- Identifiqueu els 2-5 projectes principals que més us interessen; creeu encapçalaments de matèria per reflectir-los.
- Feu saber a l’equip que prestareu atenció inicial a tots aquells correus electrònics amb aquestes capçaleres d’assumpte estàndard. Aquests temes són els vostres projectes de màxima prioritat en aquest moment: el vostre correu electrònic s’ordenarà per línia d’assumpte i primer es llegeix / es respon a la prioritat principal.
- Deixa clar que els correus electrònics amb títols inadequats faran una llista negra del remitent infractor durant 1-x dies.
Mètode 2 de 6: Agrupació
Pas 1. Agrupeu els mateixos missatges a les carpetes
En crear una nova carpeta de correu electrònic, els usuaris poden agrupar els missatges relacionats a les carpetes. Per exemple, podeu agrupar els missatges per tema, projecte, comunicació o altres categories adequades a les vostres obres o aficions. Els usuaris també poden crear una carpeta per a tots els missatges enviats pel vostre cap o algú important, inclosa la informació principal que cal guardar. Per crear una carpeta nova a l'Outlook 2010, a la pestanya Carpeta, a la nova, feu clic a Carpeta nova. Per crear una carpeta nova a l'Outlook 2007 o l'Outlook 2003, a la barra de menú, feu clic a Fitxer, trieu Nou i després Carpeta.
Mètode 3 de 6: cerca la carpeta
Pas 1. Creeu una carpeta de cerca per trobar els missatges
La carpeta de cerca és una forma ràpida i còmoda de trobar una col·lecció de missatges de correu electrònic. No desa cap missatge, però proporciona les carpetes virtuals que mostren tots els missatges de la safata d'entrada en funció dels atributs que esteu cercant. Les carpetes de cerca de l'Outlook ofereixen funcions predeterminades, com ara el correu sense llegir, però també podeu crear la vostra pròpia regla. Per exemple, podeu utilitzar la carpeta de cerca per ajudar a trobar tota la informació relacionada amb un projecte determinat, un client important o una reunió pròxima.
- Per crear una carpeta de cerca a l'Outlook 2010, a la pestanya Correu de la pestanya Carpeta, a la nova, feu clic a Nova carpeta de cerca.
- Per crear una carpeta de cerca a l'Outlook 2007 o l'Outlook 2003, al correu del menú Fitxer, moveu el ratolí a Nou i feu clic a la carpeta de cerca.
Mètode 4 de 6: filtre de correu electrònic
Pas 1. Reduïu els correus brossa amb el filtre de correu electrònic
Conserveu els missatges de correu electrònic innecessaris de la safata d'entrada mitjançant el filtre de correu brossa de l'Outlook. Aquest filtre enviarà els correus electrònics marcats com a missatges brossa a una carpeta independent de la bústia de correu. Els usuaris poden veure el contingut d'aquesta carpeta per assegurar-se que no hi ha cap missatge de correu electrònic vàlid que s'hi hagi enviat per error. Si és així, hauríeu d'ajustar el filtre per evitar una marca incorrecta en els missatges en el futur.
Mètode 5 de 6: categoria de colors
Pas 1. Assigneu una categoria de colors
Assigneu un color a un grup de missatges de correu electrònic no relacionat i a altres categories de l'Outlook, com ara notes, contactes i cites. A partir d’aquí, els usuaris poden identificar-los i ordenar-los fàcilment. Per exemple, podeu fer un seguiment fàcil de tots els missatges, cites i contactes del projecte de vendes d’ordinadors creant una categoria anomenada “Vendes d’ordinadors” i assignant-hi els missatges.
Mètode 6 de 6: Marcatge
Pas 1. Marqueu el seguiment
Els usuaris poden utilitzar la funció Marca per al seguiment per marcar els missatges de correu electrònic i les tasques per ajudar-los a ordenar-los o marcar-los. Els indicadors us demanaran que feu un seguiment d’un problema, que indiqui la sol·licitud d’algú o la comanda d’un missatge i contacte. També poden organitzar fàcilment la carpeta de correu electrònic perquè sabeu exactament què fer i quan fer-ho. Tingueu en compte que quan creeu una tasca i definiu una data caducada per a la tasca, es marcarà automàticament perquè no oblideu la data caducada de l'acció i la compliu.
