Per la seva naturalesa, el correu electrònic no és tan formal com l’escriptura de cartes. Tot i això, encara tindreu moments en què haureu de ser més formals a l’hora d’escriure el correu electrònic. Penseu qui és el destinatari i, a continuació, trieu una salutació adequada a la situació. Un cop ho hagueu descobert, podeu passar a formatar la felicitació i escriure les frases inicials.
Passos
Part 1 de 3: Considerar el destinatari
Pas 1. Decidiu el grau de formalitat que heu de tenir
Fins i tot si escriviu un missatge de correu electrònic "formal", el grau de formalitat d'aquest missatge depèn de la persona que el rebi. Per exemple, no s’utilitzaria el mateix nivell de formalitat a l’hora d’escriure un professor que quan s’aplicava a una feina.
Quan contacteu amb algú per primera vegada, és millor ser més formal del que necessiteu, només per estar segur
Pas 2. Cerqueu el nom de la persona
Feu una investigació per desenterrar el nom de la persona si encara no el coneixeu. Conèixer el nom de la persona fa que la salutació sembli més agradable, fins i tot mentre utilitzeu tècniques formals per al vostre correu electrònic.
Pas 3. Seguiu les indicacions de la persona
Si la persona ja us ha enviat un correu electrònic, està bé copiar el seu estil de felicitació. Per exemple, si utilitzen "Hola" i el vostre nom, és acceptable respondre amb el mateix estil mitjançant "Hola" i el nom de la persona quan adreceu el correu electrònic.
Part 2 de 3: triar una salutació
Pas 1. Torneu a "Estimat
"" Estimat "(seguit del nom de la persona) és un antic mode d'espera per una raó. És formal sense ser tapat i, com que s'utilitza amb tanta freqüència, sovint es fa invisible en una felicitació, cosa que és bona. No ho feu vull que la vostra salutació quedi fora perquè no és adequada.
Pas 2. Proveu "Salutacions" quan no conegueu el nom de la persona
Salutacions és una felicitació relativament formal que podeu utilitzar als correus electrònics comercials, sobretot si no coneixeu el nom de la persona. Tot i així, sempre és millor esbrinar el nom de la persona si és possible.
També podeu utilitzar "A qui pot preocupar" si el correu electrònic és especialment formal i no coneixeu el nom de la persona. Tanmateix, aquesta salutació pot ser desagradable per a algunes persones
Pas 3. Penseu en "Hola" o "Hola" als correus electrònics una mica menys formals
Els correus electrònics solen ser menys formals que les cartes en general, de manera que podeu sortir amb alguna cosa com "Hola" en un correu electrònic una mica formal. Per exemple, si envieu un missatge de correu electrònic al vostre professor, en particular amb el que realment interactueu, "Hola" o "Hola" haurien de funcionar bé.
Pas 4. Omet "Ei
"Tot i que" Hola "pot ser acceptable en un correu electrònic semi-formal," Hola "probablement no ho sigui. És una salutació molt informal, fins i tot en discurs, de manera que l'heu d'evitar en qualsevol tipus de correu electrònic formal. Fins i tot si coneixeu el vostre cap bastant bé, per exemple, probablement és millor ometre "Ei" quan els envieu un correu electrònic.
Pas 5. Utilitzeu un títol en lloc d'un nom quan sigui necessari
De vegades, quan escriviu a una persona, només en coneixeu el títol a l’empresa o a l’organització. En aquest cas, només podeu obtenir el títol de la persona en lloc del nom de la persona, com ara "Benvolgut gerent de contractació", "Benvolgut comitè de contractació" o "Benvolgut professor".
Pas 6. Afegiu l'honorífic de la persona per fer-lo més formal
Quan sigui possible, afegiu "Mr.", "Mrs.", "Dr." o "Professor" abans del nom de la persona per fer-lo més formal. A més, utilitzeu el cognom o el nom complet de la persona per ser més formal, en lloc de només el nom de la persona.
Part 3 de 3: formatar i començar el correu electrònic
Pas 1. Col·loqueu la felicitació a la primera línia
La línia superior hauria de ser la salutació que hàgiu triat, seguida del nom de la persona. Utilitzeu un títol per a la persona quan sigui possible, com ara Mr., Mrs. o Dr., seguit del seu nom i cognom.
Pas 2. Utilitzeu una coma
En general, utilitzeu una coma després de la salutació. En les cartes formals, podeu utilitzar dos punts, però normalment és massa formal per a un correu electrònic, fins i tot formal. Una coma serà suficient en la majoria dels casos, tot i que podeu utilitzar dos punts si escriviu una carta de presentació en un correu electrònic.
Pas 3. Aneu a la següent línia
La salutació segueix la seva pròpia línia a la part superior, de manera que un cop l’heu escrit, premeu la tecla de retorn per passar a la línia següent. Si feu servir salts de línia en lloc de sagnats per fer paràgrafs, haureu de deixar una línia en blanc entre la salutació i el primer paràgraf.
Pas 4. Presenteu-vos a la frase inicial, si cal
Si escriviu algú per primera vegada, haureu de proporcionar una introducció, fins i tot si coneixeu la persona a la vida real. Donar a la persona una pista sobre qui sou, l’anima a continuar llegint.
- Per exemple, podeu escriure: "Em dic Jessica Hills i sóc la directora de màrqueting de XYZ Company". També podeu incloure com coneixeu la persona: "Em dic Robert Smith i estic a la vostra classe de màrqueting (Màrqueting 101 que es reuneix els dimarts i dijous al migdia)".
- Si ja coneixeu la persona i l’heu escrita abans, podeu fer servir la primera frase com a felicitació. Per exemple, podríeu dir: "Gràcies per tornar-me amb tanta rapidesa" o "Espero que us vagi bé".
Pas 5. Arribar al punt
La majoria de correus electrònics formals han d’arribar al punt ràpidament. Això vol dir que la vostra primera o segona frase hauria d’introduir el motiu pel qual escriviu al destinatari. Recordeu ser el més concís possible quan descriviu el vostre propòsit.
