La majoria de la gent ha escrit infinitat de correus electrònics i es preguntaven per què han d’esperar molt de temps per obtenir una resposta. Donar una sensació d’urgència a un correu electrònic és senzill, però heu de triar les vostres paraules amb cura. Confieu en paraules sensibles al temps mentre demaneu al lector que actuï immediatament. Mentre mantingueu el vostre missatge de correu electrònic concís i de to coherent, podeu fer que qualsevol correu electrònic sembli urgent.
Passos
Part 1 de 3: Creació d'una línia d'assumpte
Pas 1. Consulteu el destinatari a la línia d'assumpte
Si us dirigiu directament a l’altra persona, el vostre correu electrònic destaca més. Podeu fer-ho mencionant el nom de la persona o fent servir les paraules "tu" i "el teu". Aquestes paraules són directes, conversadores i animen el destinatari a obrir el correu electrònic.
- Per exemple, comenceu l'assumpte amb una frase com "Ei, Bill!" o "Ja heu trucat?"
- Si no coneixeu el nom de la persona, podeu fer referència a un detall personal com la ubicació del destinatari. Per exemple, digueu "Els millors restaurants de la vostra ciutat".
Pas 2. Utilitzeu un llenguatge urgent a l'assumpte
És important retransmetre la urgència el més aviat possible. Animeu el lector a fer clic al correu electrònic incloent una crida a l’acció o una referència a l’escassetat. Aquestes tàctiques suggereixen que el lector ha d’actuar immediatament per beneficiar-se del correu electrònic.
- Per exemple, utilitzeu paraules i frases com ara "Afanyeu-vos". o "resten 24 hores" per trucar al lector perquè actuï ara.
- Tingueu en compte que alguna cosa és limitada, com ara dient: "Aquest article surt volant de les prestatgeries".
Pas 3. Indiqueu què hi ha dins del correu electrònic
Seguiu la paraula urgent amb una imatge clara del que el lector hauria d’esperar dins del correu electrònic. Utilitzeu paraules orientades a l'acció per suggerir com ha de respondre el lector. Assegureu-vos de mantenir la línia d’assumpte clara i concisa perquè el títol no sigui confús.
- Per exemple, podeu dir alguna cosa així com: "Afanya't! És una venda ".
- També podeu explicar el correu electrònic mitjançant números. Per exemple, diguem "5 maneres de reduir la factura elèctrica".
Pas 4. Feu una pregunta al lector sobre una forma alternativa de ser atractiu
Una pregunta pot ser una bona manera d’insinuar allò que hi ha dins del vostre correu electrònic. La pregunta ha de ser rellevant per al lector. Ha de fer referència a un esdeveniment urgent o a un tema que el lector ha de conèixer, animant-lo a llegir el correu electrònic immediatament.
- Per exemple, podeu dir alguna cosa com ara "Última oportunitat: ja heu demanat les entrades?"
- Un altre exemple és: "Com podeu ser més productius avui en dia?"
Part 2 de 3: Estructuració del text del correu electrònic
Pas 1. Conduïu amb una solució a un problema rellevant
Al text, expliqueu per què envieu el correu electrònic. Mostra al lector què fa que aquest correu electrònic sigui urgent i per què hauria de respondre-hi el més aviat possible. Sigueu el més específic possible per suggerir el que l’altra persona treu de llegir el vostre correu electrònic.
- Per exemple, podeu dir alguna cosa com: “Cansat de caminar amb sabates gastades? La nostra venda té sabates de marca a preus mínims”.
- Podeu escriure: "Truqueu al client avui mateix per entrar en el termini màxim".
Pas 2. Descriviu l'objectiu del correu electrònic amb frases concises
Eviteu que el correu electrònic urgent sigui llarg i confós. Limiteu-vos a un parell de frases o paràgrafs breus. Transmet el missatge d'una manera fàcil d'entendre i gramaticalment correcta.
- Per evitar que el missatge sigui massa llarg, proveu de fer una llista dels punts més importants que heu de fer.
- Moltes empreses inclouen una imatge al correu electrònic. Un anunci de vendes explica el propòsit del correu electrònic de manera eficient.
Pas 3. Utilitzeu un to suau i no confrontatiu
En intentar semblar urgent, és possible que sembli agressiu o intimidatori. Eviteu exigir al lector que hi prengui atenció i respongui, ja que això es produeix sovint en contra. En lloc d’això, emparellar paraules relacionades amb el temps amb suggeriments d’accions que hauria de fer el lector.
- Per exemple, digueu: "Queden 5 punts a l'avió. Truqueu avui mateix per reservar el vostre seient ".
- Per evitar que sembli intimidatori, sigueu una mica indirectes. Per exemple, diguem: "El robatori d'identitat augmenta un 5% cada any, cosa que fa que sigui més important que mai protegir la vostra informació personal".
Pas 4. Incloeu una crida a l'acció al final
Utilitzeu l’última frase del vostre correu electrònic per orientar el lector cap a l’acció que voleu que faci. Això ha de ser específic, de manera que incloeu tota la informació que necessiti per respondre al vostre correu electrònic. Pot ser un botó per prémer, un enllaç al lloc web o un número de telèfon.
- Per exemple, si voleu que algú faci una trucada, digueu "Truqueu-me avui mateix" i feu el seguiment del vostre número de telèfon.
- Proporcioneu l'enllaç del lloc web exacte. Si voleu que una persona vegi un producte concret, publiqueu l'enllaç a la pàgina del producte, no al lloc web general.
- Si voleu dirigir algú cap a una ubicació física, us ajudarà a proporcionar indicacions, mapes i altres referències.
Part 3 de 3: Perfeccionament del correu electrònic
Pas 1. Utilitzeu una adreça de correu electrònic fàcil de reconèixer
Molta gent veu primer l'adreça electrònica i, si no es reconeix, pot ometre-la. Assegureu-vos que la vostra adreça electrònica suggereixi el que l’altra persona pot esperar veure al correu electrònic. Personalitzeu la vostra adreça de correu electrònic per fer-la més visible.
- Per exemple, utilitzeu el vostre nom. El correu electrònic hauria de ser semblant a "John Smith, wikiHow" o "[email protected]".
- Eviteu l'ús de símbols i números aleatoris, ja que no és professional i fa que el vostre correu electrònic sembli correu brossa.
Pas 2. Creeu un termini per respondre al correu electrònic
Per semblar urgent, deixeu la impressió que el lector ha d’actuar ara. Fins i tot si no teniu un termini específic, fingiu que n’hi ha un. Assegureu-vos de fer referència a aquest termini tan sovint com sigui possible al correu electrònic.
- Per exemple, podeu dir: "Aquest acord finalitza demà".
- Si no teniu una data límit específica, proveu de dir: "Responeu abans de dimarts" o "Agrairia que respongueu abans de les 17:00".
Pas 3. Torneu a llegir el correu electrònic per assegurar-vos que té un propòsit coherent
Tota la informació del correu electrònic hauria de relacionar-se amb el propòsit d’enviar-lo. Aquest propòsit és el que cal emfatitzar en la línia d'assumpte i en tot el text. Cal que cada detall condueixi a aquest propòsit, dient al lector què ha de saber per actuar-hi. Editeu els detalls que no encaixin, ja que resten importància al to urgent.
- Si veneu un producte, inclouríeu les funcions i els avantatges més importants del producte. Les històries llargues o petits detalls poden distreure’s.
- Per exemple, si contacteu amb un client, és possible que vulgueu dir-li: "Estalvieu un 20% en comprar al meu lloc web nou".
- Penseu en el que la persona ha de saber. Si ja heu contactat amb algú, no cal que repetiu el que heu dit abans.
Pas 4. Eviteu escriure en majúscules o en taquigrafia
Les bones tècniques d’escriptura i el sentit gramatical fan que el vostre correu electrònic sigui molt més fàcil d’entendre. Eviteu utilitzar molts signes d’exclamació o majúscules innecessàries. Utilitzeu un llenguatge adequat i sigueu respectuosos.
- Eviteu les paraules abreujades com "u", "ur", "plz" i emojis.
- Molts signes d’exclamació, majúscules o números també poden activar un filtre de correu brossa, és a dir, és possible que el vostre correu electrònic no es vegi gens.
Consells
- Mantingueu el vostre correu electrònic coherent i accionable des de l’assumpte fins a l’última frase.
- Assegureu-vos que el correu electrònic se centri en allò que voleu expressar. Suprimiu qualsevol cosa que vagi en contra del vostre missatge.
- Llegiu i editeu sempre el vostre correu electrònic abans d’enviar-lo. Sovint trobareu llocs que han de ser més concisos i urgents.
