Heu escrit un missatge de correu electrònic fantàstic, però quan arriba el moment d’escriure les vostres declaracions finals no sabeu què dir. Això és completament normal. Trobar una manera clara i concisa d’acabar amb un correu electrònic pot ser frustrant, però no és impossible. Tot el que heu de fer és afegir un resum ràpid dels vostres punts, oferir un tancament amable i signar amb la paraula o frase adequades.
Passos
Mètode 1 de 3: concloure un correu electrònic formal
Pas 1. Reafirmar el propòsit d’escriure
Això no és necessari per a correus electrònics curts o respostes ràpides a la pregunta d'algú. Tanmateix, si heu escrit un missatge de correu electrònic llarg o si esteu tractant temes o qüestions múltiples, afegiu una breu frase final per resumir la vostra informació o sol·licitud.
Si, per exemple, sol·liciteu una feina, podeu incloure informació sobre les vostres credencials i experiència. A continuació, podeu resumir el vostre correu electrònic escrivint "Basant-me en la meva experiència i experiència, crec que seria un excel·lent candidat per a aquest càrrec"
Pas 2. Afegiu una línia de conclusió
En una frase, concloeu el vostre correu electrònic amb una expressió d’agraïment o una sol·licitud de contacte. Si contacteu amb algú més, podeu escriure: "Gràcies pel vostre temps" o "Espero conèixer-vos". Si responeu a algú, podeu tancar-vos amb "Si us plau, no dubteu a posar-vos en contacte amb mi".
El tancament exacte que heu d’utilitzar depèn de l’assumpte del vostre correu electrònic. Recordeu que el vostre tancament serà breu, educat i rellevant per al vostre correu electrònic
Pas 3. Trieu el vostre tancament de sessió
Sempre s’espera que tanqueu la sessió quan finalitzeu un correu electrònic formal. Quan finalitzeu un missatge de correu electrònic formal, voleu triar un tancament de sessió educat i respectuós. Proveu un tancament com ara "Salutacions", "Sincerament", "Gràcies" o "Els millors desitjos".
- Eviteu fer servir abreviatures o abreviatures. Sempre és millor escriure paraules completes en un tancament formal.
- Intenteu evitar tancaments massa propers o formals. Els tancaments de sessió com "Amor" són massa personals per a un correu electrònic formal, mentre que "Respectuosament vostre" només és adequat quan es dirigeixen a funcionaris governamentals.
Pas 4. Escriviu el vostre nom complet
Quan finalitzeu un correu electrònic formal, sempre voleu utilitzar el vostre nom i cognom. No sabeu quantes persones anomenen John o Lisa el destinatari. Afegir el vostre cognom els ajudarà a recordar-vos més ràpidament i amb més claredat.
Mètode 2 de 3: finalització d’un correu electrònic informal
Pas 1. Doneu un motiu per acabar el correu electrònic
Finalitzeu suaument el vostre correu electrònic fent un comentari de tancament ràpid abans de tancar la sessió. Ha de ser amable i no ha de contenir molts detalls. Una frase del tipus: "De totes maneres, he de tocar els llibres!" és un comentari de cloenda perfectament bo.
Pas 2. Mantingueu oberta la línia de comunicació
Afegiu una declaració ràpida per fer saber al destinatari que voleu saber-ne. Escriure "Feu-me saber si necessiteu alguna cosa més" o "No puc esperar a escoltar el que heu fet" és amable i informal.
Pas 3. Inicieu la sessió
Finalitzar un correu electrònic informal pot ser molt més casual que un correu electrònic formal. En funció del vostre destinatari, els tancaments de sessió poden incloure:
- Amor
- Ànims
- Ens veiem
- El vostre
- Adéu
Pas 4. Signeu el vostre nom
Amb un correu electrònic informal, normalment no cal que signeu el vostre nom complet. El destinatari ja sap qui sou. És perfectament acceptable signar el vostre primer nom.
Si escriviu algú proper, també podeu utilitzar un sobrenom. Si els amics o familiars us criden per un sobrenom, pot ser divertit i amable utilitzar-lo quan tanqueu la sessió
Mètode 3 de 3: utilitzar un bloc de signatures
Pas 1. Decidiu si cal una signatura
Si envieu un correu electrònic personal, no cal signatura. Un bloc de signatures inclou informació que inclou el vostre títol, la vostra informació de contacte i la informació de la vostra empresa o organització. No us preocupeu per incloure aquesta informació si envieu un correu electrònic informal o personal. En lloc d’això, només cal que signeu el vostre nom.
- Sovint, la vostra empresa o organització necessitarà una signatura i us informaran de la informació que necessiten. Pregunteu a la vostra empresa si tenen un bloc de signatures estandarditzat que voleu que utilitzeu.
- Si la vostra empresa no proporciona cap bloc de signatures estàndard, també podeu copiar un bloc d'una altra persona de la vostra organització i substituir les seves dades de contacte per les vostres.
Pas 2. Afegiu la vostra informació
El bloc de signatures hauria d'incloure algunes coses bàsiques. Com a mínim, hauria de tenir el vostre nom i cognom, el vostre títol, el vostre número de telèfon i la vostra adreça de correu electrònic. També podeu incloure el logotip, el lloc web i l’enllaç a la vostra empresa o organització a les xarxes socials com LinkedIn, YouTube i Facebook..
- Si la vostra empresa o organització no té un format de signatura estàndard, seguiu aquest flux bàsic: primer poseu el vostre nom, seguit del vostre títol a la línia següent. A continuació, afegiu el vostre correu electrònic i el vostre número de telèfon i poseu la darrera informació de la vostra empresa o grup.
- Intenteu que la vostra signatura sigui curta i senzilla. Utilitzeu tres o quatre línies de text. Afegiu un logotip en lloc d’escriure el nom de la vostra empresa i utilitzeu una sèrie d’icones de xarxes socials en lloc d’escriure URL.
- Desconfieu d'incloure massa informació sobre xarxes socials. Els enllaços haurien d’anar a la informació de les xarxes socials de la vostra empresa. Si la vostra empresa no té comptes de xarxes socials, generalment no és adequat enllaçar amb els vostres propis comptes tret que se us indiqui expressament que ho faci.
Pas 3. Deseu la vostra signatura per utilitzar-la repetidament
La majoria de clients de correu electrònic, inclosos Gmail i Outlook, us permeten desar la vostra signatura perquè pugueu afegir-la amb un sol clic en lloc d’escriure-la. Comproveu a la configuració del correu electrònic per configurar la vostra signatura.
