El correu electrònic és ara una de les formes de comunicació més utilitzades, juntament amb els missatges de text, les trucades telefòniques i les aplicacions de missatgeria instantània. Correspondre amb el correu electrònic ha estat tan comú que molta gent s’ha oblidat de com crear-ne un de forma adequada. Un correu electrònic ben compost reflecteix professionalitat i sinceritat en el missatge que transmet, de manera que és absolutament necessari que sàpiga formatar un missatge de correu electrònic.
Passos
Pas 1. Redacteu l’assumpte del vostre correu electrònic
L’assumpte d’un missatge de correu electrònic serveix com un petit resum de què tracta el missatge. L’assumpte hauria de ser senzill i concís perquè pugui donar al destinatari una idea sobre quin és el tema del vostre correu electrònic en poques paraules.
- Per exemple, si escriviu a algú sobre alguna empresa, no compliqueu l'assumpte amb massa detalls com ara "M'agrada el cotxe que conduïu". M'encanta el seu color blau i les rodes són precioses ".
- Indiqueu clarament el vostre motiu directament a l’assumpte. Per exemple: "Comprador interessat del vostre sedan blau".
Pas 2. Incloeu les salutacions adequades
No comenceu el correu electrònic a l'instant amb el que heu de dir. Incloeu salutacions habituals com ara "Salutacions" o "Bon dia". No voldríeu que una persona aleatòria pugés i us parlés immediatament sense ni tan sols saludar-vos, oi? És el mateix per als correus electrònics.
Per fer la vostra salutació més personal, incloeu el cognom del destinatari a la salutació
Pas 3. Escriviu el cos del vostre missatge
En funció del tipus de missatge que escriviu i a qui l’envieu, el podeu escriure com vulgueu.
- Si escriviu a algú proper, podeu fer que el vostre correu electrònic soni personal; però si escriviu una carta comercial, heu de mantenir el correu electrònic tan professional com pogueu.
- També heu de tenir present el format del missatge. No utilitzeu estils, mides i formats de tipus de lletra difícils de llegir i eviteu utilitzar majúscules. Les lletres majúscules, en el món digital, s’assemblen als crits.
Pas 4. Incloeu un comentari final
No acabis només el correu electrònic on acaba el missatge. Escriviu comentaris finals com "Atentament", "Salutacions cordials" o qualsevol cosa que creieu que s'adapti millor al correu electrònic que esteu redactant.
Les observacions finals haurien d’anar bé amb el vostre correu electrònic. Per què? Perquè si escriviu un missatge empresarial, no voldríeu escriure "Estimadament vostre" com a comentari final de la vostra carta; seria inadequat
Pas 5. Afegiu una signatura
Tot i que la vostra adreça electrònica ja inclou el vostre nom a tots els correus electrònics que envieu, encara us recomanem que inclogueu una signatura juntament amb tots els missatges que escriviu. Les signatures poden ser només text pla o, si voleu ser creatius, imatges (com ara logotips, marques de marques, etc.).
Utilitzeu l'opció Signatura de qualsevol aplicació de correu electrònic o client web que tingueu per crear la vostra pròpia signatura
Consells
- A part de formatar missatges de correu electrònic, també heu d'utilitzar adreces de correu electrònic amb el nom adequat. Enviar un missatge al vostre amic de la infància mitjançant “[email protected]” està bé, però no és una idea tan fantàstica quan envieu correus electrònics d’empresa al vostre cap.
- Utilitzeu etiquetes d’Internet adequades quan creeu correus electrònics. No envieu missatges de correu brossa ni missatges a contactes desconeguts.
- Comproveu sempre el vostre missatge de correu electrònic abans d’enviar-lo per evitar enviar diversos missatges a un destinatari. Els vostres missatges es poden marcar com a SPAM si ho feu.
