Una base de dades de clients pot eliminar una gran quantitat de tràmits per a una empresa, proporcionant un únic dipòsit per obtenir informació valuosa sobre els clients que poden utilitzar els equips de vendes, el personal d’atenció al client i fins i tot l’equip comptable. Tot i que és possible comprar productes de programari que proporcionin formats bàsics per a aquest tipus de base de dades, es poden crear bases de dades personalitzades tenint en compte alguns aspectes bàsics sobre la forma i la funció.
Passos
Pas 1. Comprar programari de creació de bases de dades
Trieu un producte que sigui compatible amb el processament de textos i altres eines de programari utilitzades al negoci. D’aquesta manera, serà més fàcil importar o exportar dades d’altres fonts i evitarà introduir una gran quantitat de dades a la base de dades recentment creada.
Pas 2. Determineu el tipus d'informació que s'allotjarà a la base de dades de clients
La majoria dels dissenys inclouran informació com el nom de l’empresa, l’adreça postal, l’adreça física, el nom del contacte, els números de telèfon i de fax i les adreces de correu electrònic. Dades addicionals, com ara informació sobre les condicions del contracte, els preus i les notes sobre les tasques pendents associades a cada client, sovint s’inclouen a les dades capturades i mantingudes en aquest tipus de recursos electrònics.
Pas 3. Penseu en els possibles usos de la base de dades
Juntament amb proporcionar un recurs centralitzat per recuperar dades importants, penseu en termes de quin tipus d'informes es podrien crear utilitzant les dades o si la base de dades està pensada per utilitzar-se com a recurs en la generació d'etiquetes de correu, llistes de correu electrònic o fins i tot llistes per utilitzar en la difusió de fax. Tenir-ho en compte us ajudarà a determinar com anomenar cadascun dels camps que contenen les dades i facilitarà el procés de creació de formats d’informes que s’extreuen d’aquests camps.
Pas 4. Organitzeu els camps de dades
Creeu una plantilla senzilla que segueixi una seqüència lògica a l’hora d’introduir noms, adreces i altra informació de contacte. Si ho feu, és més fàcil passar d’un camp al següent amb un mínim d’interrupcions i completar l’entrada d’un registre de client nou en un període de temps raonable.
Pas 5. Definiu autoritzacions a cadascun dels camps
Això inclou identificar quins camps s’inclouran als formats d’informe, així com quins poden servir de base per ordenar o cercar les entrades de la base de dades. Assignar les autoritzacions adequades a cada camp agilitzarà la recuperació de les dades adequades quan i quan siguin necessàries.
Pas 6. Prepareu els formats de l'informe
Alguns formats bàsics que es poden utilitzar amb freqüència solen ser suficients, tot i que es pot concedir als usuaris clau la possibilitat de crear informes personalitzats que incloguin camps rellevants per a la posició laboral de l'usuari i el nivell d'accés a les dades dels clients.
Pas 7. Establir credencials d'inici de sessió i drets d'accés
Una base de dades de clients viable inclou la possibilitat de crear credencials d'inici de sessió que només permetin als empleats autoritzats accedir a la informació. Si aneu més enllà, assignar diferents nivells de drets assegureu-vos que cada usuari pugui veure, canviar i introduir dades rellevants per a les seves responsabilitats laborals, però que no pugui veure altra informació que sigui útil per a la resta de personal.
Pas 8. Reviseu i proveu la base de dades de clients abans de la versió
Proveu d'utilitzar la versió beta amb un petit grup d'empleats per assegurar-vos que cadascuna de les funcions funcioni tal com es preveia. Utilitzeu les conclusions d’aquest grup de proves per resoldre qualsevol problema relacionat amb el rendiment, el format i la facilitat d’ús. Un cop solucionats i resolts tots els problemes, la versió final es podrà implementar a tota l'empresa.
Consells
- Proveu de dissenyar la base de dades perquè hi hagi espai per afegir més camps o funcions a mesura que canviïn les necessitats de l’empresa. Això permetrà continuar utilitzant el producte durant diversos anys sense haver de substituir-lo per un producte més robust.
- No és estrany que una nova base de dades de clients trigui un període prolongat a desenvolupar-se. Fins i tot quan s’utilitza un programari que permet executar fàcilment diverses tasques, poden trigar setmanes a arribar al format ideal.
