Aquest wikiHow us ensenya a crear una base de dades mitjançant dades d’un full de càlcul de Microsoft Excel important les dades directament a Access, que és el programari de gestió de bases de dades de Microsoft, o exportant les dades d’Excel a un format que funcioni amb la majoria de programes de base de dades. Microsoft Access forma part del paquet de programari de Microsoft Office i només està disponible per a Windows.
Passos
Mètode 1 de 2: utilitzar Microsoft Access
Pas 1. Obriu Microsoft Access
És l'aplicació vermella amb A. En fer-ho, s'obre la pàgina de plantilla Access.
L’accés està dissenyat per utilitzar-se amb Excel i s’inclou amb Excel a Microsoft Office Professional i només està disponible per a Windows
Pas 2. Feu clic a Base de dades en blanc
Aquesta opció es troba a la part superior esquerra de la finestra.
Si voleu utilitzar una plantilla diferent per a la vostra base de dades Access, seleccioneu la plantilla que vulgueu
Pas 3. Feu clic a Crea quan se us demani
Aquesta opció es troba a l'extrem inferior dret de la finestra emergent. La vostra base de dades Access s’obrirà.
Pas 4. Feu clic a la pestanya Dades externes
Es troba a la barra de menú de la part superior de la finestra d’Accés.
Pas 5. Feu clic a Importacions desades
Trobareu això a l'extrem esquerre del Dades externes barra d'eines. Apareixerà un menú desplegable.
Pas 6. Seleccioneu Fitxer
Es troba al menú desplegable. Si seleccioneu aquesta opció, apareixerà un menú emergent.
Pas 7. Feu clic a Excel
Aquesta opció es troba al menú emergent. Si hi feu clic, s'obrirà la finestra d'importació.
Pas 8. Feu clic a Navega
Es troba a la part superior dreta de la finestra.
Pas 9. Seleccioneu un full de càlcul d'Excel
Aneu a la carpeta on es troba el full de càlcul d'Excel i feu clic al full de càlcul d'Excel que vulgueu obrir.
Pas 10. Feu clic a Obre
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 11. Especifiqueu com transferir a les dades
Feu clic al botó d'opció situat a l'esquerra d'un dels elements següents:
- Importeu les dades d'origen a una taula nova de la base de dades actual - Trieu aquesta opció si heu creat una base de dades nova sense taules o si voleu afegir una taula nova a una base de dades existent. En crear una taula nova, podeu editar la informació a Access.
- Afegiu una còpia dels registres a la taula - Trieu aquesta opció si utilitzeu una base de dades existent i voleu afegir les dades a una de les taules de la base de dades. Si afegiu una taula existent, podeu editar la informació a Access.
- Enllaceu a la font de dades creant una taula enllaçada - Trieu aquesta opció per crear un hiperenllaç a la base de dades, que obrirà la base de dades Excel a Excel. Amb aquest mètode, no podeu editar la informació a Access.
Pas 12. Feu clic a D'acord
Ho trobareu a la part inferior de la finestra.
Pas 13. Seleccioneu un full
A la part superior de la finestra, feu clic al nom del full que voleu importar del document Excel seleccionat.
- Per defecte, Excel crea llibres de treball amb tres fulls de càlcul etiquetats com a "Full 1", "Full 2" i "Full 3." Només podeu transferir un full a la vegada; si teniu informació sobre els tres fulls, heu de completar la transferència amb un full i tornar a la pestanya "Dades externes" i repetir tots els passos de cada full restant.
- Podeu suprimir, afegir i editar els noms d’aquests fulls a Excel i qualsevol canvi que feu apareixerà a la base de dades Access.
Pas 14. Feu clic a Següent
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 15. Activeu els encapçalaments de columna
Marqueu la casella "La primera fila conté encapçalaments de columna" si el full d'Excel té els seus propis encapçalaments de columna a la fila superior (per exemple, A fila).
Desmarqueu la casella si voleu que Access pugui crear els encapçalaments de columna
Pas 16. Feu clic a Següent
Pas 17. Editeu les columnes i els camps del full de càlcul si cal
Si voleu importar tots els camps del full de càlcul sense canvis, ometeu aquest pas:
- Per editar un camp, feu clic a la capçalera de la columna que vulgueu canviar i, a continuació, editeu el nom del camp, el tipus de dades i / o si està indexat o no.
- Si no voleu importar cap camp, marqueu la casella "No importis camp (Omet)".
Pas 18. Feu clic a Següent
Pas 19. Definiu la clau principal per a la base de dades
Per obtenir els millors resultats, deixeu aquí la configuració predeterminada tal qual per permetre a Access configurar la clau.
També podeu configurar la vostra pròpia clau marcant "Tria la meva pròpia clau principal" i introduïu-la al camp que hi ha al costat d'aquesta opció, o bé podeu seleccionar "Cap clau principal" (no es recomana)
Pas 20. Feu clic a Següent
Pas 21. Afegiu un nom
Escriviu un nom per al full al camp "Importa a la taula".
Omet aquest pas per deixar la base de dades configurada al seu nom per defecte
Pas 22. Feu clic a Finalitza
Aquesta opció es troba a la part inferior dreta de la finestra.
Pas 23. Feu clic a Tanca
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra. Això tancarà la finestra d’importació i crearà la vostra base de dades.
Primer podeu marcar la casella "Desa els passos d'importació" si voleu assegurar-vos que Access recordi la vostra configuració per a aquesta base de dades
Mètode 2 de 2: utilitzar programari de bases de dades de tercers
Pas 1. Obriu el document d'Excel
Feu doble clic al document d'Excel que vulgueu convertir en una base de dades.
Si encara no heu creat el document, obriu Excel i feu clic a Llibre de treball en blanci creeu el vostre document abans de continuar.
Pas 2. Feu clic a Fitxer
Es troba a la barra de menú que es troba a la part superior de la finestra d'Excel (Windows) o a la part superior de la pantalla (Mac).
Pas 3. Feu clic a Desa com a
Trobareu aquesta opció a Dossier menú.
Pas 4. Feu doble clic a Aquest ordinador
Es troba al centre de la pàgina.
Omet aquest pas en un Mac
Pas 5. Seleccioneu un format de fitxer
Feu clic al quadre desplegable "Desa com a tipus" (Windows) o "Format de fitxer" (Mac) i seleccioneu un dels següents:
- Si feu servir una aplicació de base de dades basada en ordinador, feu clic a . CSV format (valors separats per comes).
-
Si feu servir una aplicació de base de dades basada en web, feu clic a . XML format.
Si el vostre document Excel no conté dades XML, no podreu triar XML
Pas 6. Feu clic a Desa
És a la part inferior de la finestra. D’aquesta manera es desarà el document amb les preferències seleccionades.
Pas 7. Creeu una nova base de dades a la vostra aplicació de base de dades
Aquest procés variarà en funció de l'aplicació que utilitzeu, però normalment obriu l'aplicació i feu clic a Novetat (o Dossier > Novetat) i seguiu les instruccions en pantalla.
Pas 8. Cerqueu el botó Importa …
Es troba sovint fent clic a Dossier, però la vostra aplicació de base de dades pot variar.
Pas 9. Seleccioneu el fitxer Excel
Cerqueu i feu doble clic al fitxer que heu exportat des d'Excel.
Pas 10. Seguiu les instruccions de l'aplicació de base de dades per importar les dades
Pas 11. Deseu la base de dades
Normalment podeu obrir el menú "Desa" prement Ctrl + S (Windows) o ⌘ Command + S (Mac).
Consells
- Hi ha diversos llocs web de base de dades en línia gratuïts que podeu utilitzar per crear una base de dades, tot i que us haureu de registrar per obtenir un compte amb la majoria d'aquests serveis.
- Si no teniu programari de base de dades completament funcional, és possible que també necessiteu un programa independent per obrir fitxers de base de dades al PC o al Mac.
