Si heu de moure una llista o taula de dades de Word a Excel, no haureu de copiar i enganxar cada informació individual a la seva pròpia cel·la del full de càlcul. Si primer formateu correctament el document de Word, podeu importar fàcilment tot el document a Excel amb només uns quants clics.
Passos
Mètode 1 de 2: convertir una llista
Pas 1. Compreneu com es convertirà el document
Quan importeu un document a Excel, s’utilitzaran certs caràcters per determinar quines dades van a cada cel·la del full de càlcul Excel. Si realitzeu uns quants passos de format abans d’importar-los, podreu controlar com apareix el full de càlcul final i minimitzar la quantitat de format manual que heu de realitzar. Això és especialment útil si esteu important una llista gran d'un document de Word a Excel.
Aquest mètode funciona millor si teniu una llista de diverses entrades, totes formatades igual (llista d'adreces, números de telèfon, adreces de correu electrònic, etc.)
Pas 2. Analitzeu el document si hi ha cap error de format
Abans de començar el procés de conversió, voldreu assegurar-vos que cada entrada tingui el mateix format. Això significa corregir els errors de puntuació o reorganitzar les entrades que no coincideixin amb la resta. Això assegurarà que les dades es transfereixin correctament.
Pas 3. Mostra els caràcters de format al document de Word
La visualització dels caràcters de format normalment amagats us ajudarà a determinar la millor manera de dividir les entrades. Podeu mostrar-los fent clic al botó "Mostra / Amaga marques de paràgraf" a la pestanya Inici o prement Ctrl + ⇧ Maj + *
La majoria de llistes tindran una marca de paràgraf al final de cada línia o una al final de la línia i una a la línia en blanc entre les entrades. Utilitzarà les marques per inserir els caràcters que utilitza Excel per diferenciar les cel·les
Pas 4. Substituïu les marques de paràgraf entre cada entrada per desfer-vos d'espai extra
Excel farà servir l'espai entre les entrades per determinar les files, però per ara haurà de desfer-se'n per ajudar al procés de format. No us preocupeu, ho afegirà de nou en una mica. Funciona millor si teniu una marca de paràgraf al final d'una entrada i una a l'espai entre les entrades (dues seguides).
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Escriviu ^ p ^ p al camp Cerca. Aquest és el codi per a dues marques de paràgraf seguides. Si cada entrada és una línia única i no hi ha línies en blanc entre elles, utilitzeu una sola ^ p.
- Introduïu un caràcter delimitant al camp Substitueix. Assegureu-vos que no sigui un caràcter que aparegui en cap lloc del document, com ara ~.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Notareu que les entrades poden combinar-se, però no és un problema ara mateix, sempre que el caràcter delimitant estigui al lloc adequat (entre cada entrada)
Pas 5. Separeu cada entrada en camps separats
Ara que les vostres entrades estan separades de manera que apareguin a les files següents, voldreu definir quines dades apareixeran a cada camp. Per exemple, si cada entrada és un nom a la primera línia, una adreça a la segona línia i un estat i un codi postal a la tercera línia, podeu
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Elimineu una de les marques ^ p al camp Cerca.
- Canvieu el caràcter del camp Substitueix per una coma,.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Això substituirà els símbols de paràgraf restants pel separador de comes, que separarà cada línia en un camp.
Pas 6. Substituïu el caràcter delimitant per acabar el procés de format
Un cop hàgiu fet els dos passos Cercar i reemplaçar anteriors, la llista ja no semblarà una llista. Tot estarà en la mateixa línia, amb comes entre totes les dades. Aquest darrer pas Cerca i reemplaça tornarà les vostres dades a una llista, mantenint les comes que defineixen els camps.
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Introduïu ~ (o el caràcter que hàgiu triat originalment) al camp Cerca.
- Introduïu ^ p al camp Substitueix.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Això dividirà les vostres entrades en grups individuals separats per comes.
Pas 7. Deseu el fitxer com a fitxer de text pla
Ara que el format s'ha completat, podeu desar el document com a fitxer de text. Això permetrà a Excel llegir i analitzar les vostres dades perquè vagin als camps correctes.
- Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu "Desa com a".
- Feu clic al menú desplegable "Desa com a tipus" i seleccioneu "Text normal".
- Poseu un nom al fitxer com vulgueu i feu clic a Desa.
- Si apareix la finestra de conversió de fitxers, feu clic a D'acord.
Pas 8. Obriu el fitxer a Excel
Ara que heu desat el fitxer en text pla, podeu obrir-lo a Excel.
- Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu Obre.
- Feu clic al menú desplegable "Tots els fitxers d'Excel" i seleccioneu "Fitxers de text".
- Feu clic a Següent> a la finestra de l’assistent d’importació de text.
- Seleccioneu "Coma" a la llista Delimitador. Podeu veure com se separaran les entrades a la previsualització a la part inferior. Feu clic a Següent>.
- Seleccioneu el format de dades de cadascuna de les columnes i feu clic a Finalitza.
Mètode 2 de 2: convertir una taula
Pas 1. Feu una taula al Word amb les vostres dades
Si teniu una llista de dades a Word, podeu convertir-la a un format de taula a Word i copiar-la ràpidament a Excel. Si les vostres dades ja estan en format de taula, aneu al pas següent.
- Seleccioneu tot el text que vulgueu convertir en una taula.
- Feu clic a la pestanya Insereix i feu clic al botó Taula.
- Seleccioneu "Converteix text a taula".
- Introduïu el nombre de línies per registre al camp "Nombre de columnes". Si teniu una línia en blanc entre cada registre, afegiu-ne una al total.
- Feu clic a D'acord.
Pas 2. Comproveu el format de la taula
Word generarà una taula basada en la vostra configuració. Comproveu-ho per assegurar-vos que tot és on hauria d’estar.
Pas 3. Feu clic al petit botó "+" que apareix a l'extrem superior esquerre de la taula
Això apareixerà quan passeu el ratolí per sobre de la taula. En fer-hi clic, se seleccionaran totes les dades de la taula.
Pas 4. Premeu
Ctrl + C per copiar les dades.
També podeu fer clic al botó "Copia" a la pestanya Inici.
Pas 5. Obriu Excel
Un cop copiades les dades, podeu obrir Excel. Si voleu posar les dades en un full de càlcul existent, carregueu-les. Col·loqueu el cursor a la cel·la que vulgueu que aparegui la cel·la superior esquerra de la taula.
Pas 6. Premeu
Ctrl + V per enganxar les dades.
Les cel·les individuals de la taula de Word es col·loquen en cel·les separades al full de càlcul d'Excel.
Pas 7. Dividiu les columnes restants
En funció del tipus de dades que importeu, és possible que tingueu algun format addicional que hàgiu de fer. Per exemple, si importeu adreces, la ciutat, l'abreviatura de l'estat i el codi postal poden estar a la mateixa cel·la. Podeu fer que Excel els divideixi automàticament.
- Feu clic al títol de la columna que vulgueu dividir per seleccionar tota la columna.
- Seleccioneu la pestanya "Dades" i feu clic al botó "Text a columnes".
- Feu clic a Següent> i seleccioneu el "Comma" al camp Delimitadors. Si utilitzeu l'exemple anterior, això separarà la ciutat de l'abreviatura estatal i del codi postal.
- Feu clic a Finalitza per desar els canvis.
- Seleccioneu la columna que encara s'ha de dividir i repetiu el procés, seleccionant "Espai" en lloc de "Coma" com a delimitador. Això separarà l'abreviatura d'estat del codi postal.
