Si heu d'abandonar una mica l'oficina o teniu previst anar-vos de vacances, és possible que vulgueu fer saber a les persones que us envien un correu electrònic que esteu fora. Si teniu un compte d'Exchange, l'Outlook inclou la funcionalitat integrada. Si no teniu cap compte d'Exchange, podeu respondre automàticament als correus electrònics creant unes regles. Seguiu aquesta guia per configurar les respostes automàtiques, tant si teniu un compte d'Exchange com si no.
Passos
Mètode 1 de 4: Outlook 2010/2013
Pas 1. Activeu les respostes automàtiques
Seleccioneu una carpeta d'Exchange. Seleccioneu la carpeta del vostre magatzem de missatges. Heu de tenir seleccionada una carpeta d'Exchange per veure l'opció Respostes automàtiques. Obriu el menú Respostes automàtiques (fora de l’oficina). Podeu trobar-ho fent clic a la pestanya Fitxer i després seleccionant la pestanya Informació.
Pas 2. Configureu les respostes
Al menú Respostes automàtiques, marqueu la casella Envia respostes automàtiques. Podeu ajustar l’hora en què l’assistent està actiu marcant la casella i establint l’interval de dates i d’hora.
Pas 3. Escriviu les vostres respostes
Per als correus electrònics enviats des del vostre servidor d’intercanvi, utilitzeu la pestanya Inside My Organization. Per obtenir respostes als correus electrònics rebuts de qualsevol altra persona, utilitzeu la pestanya Fora de la meva organització. Quan estigueu satisfet amb les vostres respostes, feu clic a D'acord.
Pas 4. Desactiva les respostes automàtiques
Si definiu un interval de dates per a les respostes automàtiques, l'assistent finalitzarà automàticament quan s'acabi l'interval de dates. Si no heu definit cap interval, continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques".
Mètode 2 de 4: Outlook 2007
Pas 1. Activeu l'Assistent d'Office
Feu clic a la pestanya Eines. Al menú Eines, seleccioneu Assistent fora d’oficina. Marqueu la casella "Envia respostes automàtiques fora de l'oficina". Podeu ajustar l’hora en què l’assistent està actiu marcant la casella i establint l’interval de dates i d’hora.
Pas 2. Escriviu les vostres respostes
Per als correus electrònics enviats des del vostre servidor d’intercanvi, utilitzeu la pestanya Inside My Organization. Per obtenir respostes als correus electrònics rebuts de qualsevol altra persona, utilitzeu la pestanya Fora de la meva organització. Quan estigueu satisfet amb les vostres respostes, feu clic a D'acord.
Pas 3. Desactiveu l'Assistent fora d'oficina
Si definiu un interval de dates per a les respostes automàtiques, l'assistent finalitzarà automàticament quan s'acabi l'interval de dates. Si no heu definit cap interval, continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques fora de l'oficina".
Mètode 3 de 4: Outlook 2003
Pas 1. Activeu l'Assistent d'Office
Al menú Eines, seleccioneu Assistent fora d’oficina. Marqueu la casella "Actualment estic fora de l'oficina".
Pas 2. Escriviu les vostres respostes
Al quadre anomenat "Respon automàticament només una vegada a cada remitent amb el text següent:" introduïu la resposta amb la qual voleu respondre.
Pas 3. Afegiu regles
Podeu afegir regles a l'Assistent, com ara reenviar missatges de determinats remitents a un altre destinatari. Feu clic al botó Afegeix regla … per configurar una regla personalitzada. Per exemple, podeu crear una regla que reenviï el correu d'un client específic al vostre associat perquè no es perdin els correus electrònics importants mentre esteu fora.
Pas 4. Desactiveu l'Assistent fora d'oficina
L'assistent fora d'oficina continuarà fins que obriu el menú Respostes automàtiques i seleccioneu "No envieu respostes automàtiques fora d'oficina".
Mètode 4 de 4: envieu una resposta automàtica sense un compte d'Exchange
Pas 1. Creeu la vostra plantilla
Sense un compte d'Exchange, les opcions de resposta automàtica no estaran disponibles. Encara és possible configurar una resposta automàtica mitjançant una plantilla i algunes regles. Comenceu creant un correu electrònic nou. Aquesta serà la plantilla per a la vostra resposta automàtica.
- Trieu un tema que expliqui succintament la situació. Per exemple, "Fora de l'oficina fins". També podeu escriure les paraules "resposta automàtica" a l'assumpte per fer saber immediatament al destinatari que la resposta està automatitzada.
- Escriu un missatge breu. Al cos del correu electrònic, escriviu un missatge general que es pugui aplicar a qualsevol persona que el rebi. Feu saber al destinatari com arribar-hi o a qui més s’ha de posar en contacte.
Pas 2. Desa la plantilla
Quan estigueu satisfet amb el missatge, feu clic a Desa com a … Al menú desplegable "Desa com a tipus", seleccioneu Plantilla d'Outlook. Això desarà el fitxer com a plantilla que es carrega a l'Outlook.
Pas 3. Creeu les regles
Per tal que la resposta automàtica funcioni correctament, haureu de definir algunes regles per automatitzar el procés. A Office 2003/2007, feu clic al menú Eines i seleccioneu Regles i alertes. A Office 2010/2013, feu clic a la pestanya Fitxer, seleccioneu Informació i, a continuació, feu clic a Regles i alertes. S’obrirà el menú Regles de correu electrònic.
- Feu clic al botó Nova regla. Se us demanarà que seleccioneu una plantilla. A la secció "Comença des d'una regla en blanc", seleccioneu "Comprova els missatges quan arribin". Feu clic a Següent.
- Definiu a quins missatges es respondrà. Si voleu respondre a tots els missatges que rebeu a la safata d'entrada, marqueu la casella "on es troba el meu nom al quadre Per a". Podeu restringir-lo designant enviaments específics o correus electrònics amb paraules específiques al tema o al cos. Feu clic a Següent després de fer les vostres seleccions
- Carregueu la plantilla. Seleccioneu el quadre "Respon amb una plantilla específica" a la finestra següent per carregar el missatge que heu creat anteriorment. Feu clic a l'enllaç de la descripció del quadre per a "una plantilla específica". S’obrirà un diàleg que us demanarà on cercar plantilles. Seleccioneu "Plantilles d'usuari al sistema de fitxers". Obriu el missatge que heu creat anteriorment.
- Establiu les vostres excepcions. Un cop carregada la plantilla, podeu definir casos en què no vulgueu que s’enviï la resposta, com ara a un destinatari concret o per a tipus de missatges específics. Feu clic a Següent després de fer les vostres seleccions.
- Anomeneu la vostra regla. Abans d’acabar, haureu d’establir un nom per a la vostra regla. Usuari que és fàcil de recordar perquè pugueu desactivar la regla ràpidament en el futur. Marqueu el quadre "Activa aquesta regla" per activar la regla i feu clic a Finalitza.
Pas 4. Desactiveu la regla
Quan torneu a l'oficina, podeu desactivar la regla obrint de nou el menú Regles i alertes. Seleccioneu la regla Fora de l'oficina que heu creat a la llista de regles actives i feu clic al botó Suprimeix.
Vídeo: mitjançant aquest servei, es pot compartir informació amb YouTube
Consells
- Normalment, l'organització es defineix com la vostra empresa i inclou persones que tenen un compte d'Exchange Server al vostre sistema de correu electrònic.
- El menú Eines apareix a la finestra principal de l'Outlook. La finestra principal és la mateixa que apareix quan inicieu l'Outlook i inclou els menús Fitxer, Edita, Visualitza, Vés, Eines, Accions i Ajuda. No hi ha cap menú d'Eines a Windows on creeu o visualitzeu elements com ara missatges de correu electrònic, contactes o tasques.
- Quan la casella de selecció Resposta automàtica a persones alienes a la meva organització està marcada, la pestanya Fora de la meva organització apareix (Activada) al costat del nom de la pestanya.
- El contacte ha d’existir a la carpeta de contactes de l’Exchange Server. Si el contacte només existeix en una carpeta que forma part d'un fitxer de carpetes personals (.pst), no s'enviarà el missatge de resposta automàtica.
