Arxivar i Arxivar automàticament són funcions del Microsoft Outlook 2007 que us permeten moure elements antics a una ubicació d’arxiu a intervals programats. Per defecte, l'Outlook 2007 arxiva elements automàticament cada 14 dies, però podeu triar els articles manualment o personalitzar Arxivament automàtic perquè els articles s'arxivin a la programació que especifiqueu.
Passos
Mètode 1 de 2: Arxiu manual de fitxers
Pas 1. Feu clic a "Fitxer" a la part superior de la sessió de l'Outlook 2007 i seleccioneu "Arxiva"
” Això obrirà el quadre de diàleg Arxiu.
Pas 2. Seleccioneu el botó d'opció que hi ha al costat de "Arxiva aquesta carpeta i totes les subcarpetes
”
Pas 3. Feu clic al menú desplegable situat al costat de "Arxiva els elements anteriors a" i seleccioneu la data que vulgueu
Tots els elements anteriors a la data seleccionada s’arxivaran.
Pas 4. Feu clic a "Examinar" i seleccioneu on voleu que la carpeta Arxiu estigui emmagatzemada a l'ordinador
Pas 5. Feu clic a "D'acord
” Ara tots els elements de l'Outlook anteriors a la data especificada s'arxivaran.
Mètode 2 de 2: personalització de l'arxiu automàtic
Pas 1. Feu clic a "Eines" a la part superior de la sessió de l'Outlook 2007 i seleccioneu "Opcions
” Això obrirà el quadre de diàleg Opcions.
Pas 2. Feu clic a la pestanya "Altres" i, a continuació, feu clic a "Arxiu automàtic
”
Pas 3. Col·loqueu una marca al costat de "Executa l'arxivament automàtic tots" i, a continuació, seleccioneu la freqüència amb què voleu que els elements s'arxivin automàticament al menú desplegable
Per defecte, l'Outlook 2007 analitza elements anteriors cada 14 dies.
Pas 4. Col·loqueu marques de selecció al costat d'una o més de les opcions següents segons les vostres preferències personals:
- Pregunteu abans que s'executi l'Arxivament automàtic: aquesta funció mostra un missatge de recordatori abans d'arxivar automàticament els elements i us dóna l'opció de cancel·lar la sessió d'Arxivament automàtic en particular.
- Suprimir elements caducats: aquesta característica permet a l'Outlook suprimir automàticament els elements quan hagin caducat els seus períodes de vellesa.
- Arxivar o suprimir elements antics: aquesta opció us permet arxivar o suprimir elements seleccionats quan hagin caducat els períodes d’envelliment.
- Mostra la carpeta d’arxiu a la llista de carpetes: quan està activada, aquesta funció mostra la carpeta Arxiva al tauler de navegació esquerre de l’Outlook perquè pugueu accedir fàcilment als elements arxivats.
- Neteja els elements anteriors a: aquest paràmetre us permet seleccionar quan voleu arxivar els elements en funció de l'edat. Podeu optar per arxivar tots els articles d'entre un dia i 60 mesos.
- Mou els elements antics a: aquesta funció us permet seleccionar una ubicació de l'ordinador on vulgueu emmagatzemar els elements arxivats.
- Esborra elements permanentment: quan està activada, aquesta opció elimina automàticament els elements anteriors sense arxivar-los.
Pas 5. Feu clic a "D'acord
” La vostra nova configuració d'arxiu automàtic ara es desarà i s'activarà.
