L’arxiu és l’emmagatzematge o la conservació de la informació. Les organitzacions converteixen documents en paper cada dia per augmentar la seva vida útil. Això, unit a la immensa quantitat de dades que generen els ordinadors actuals, significa que l'arxivament de documents només creixerà en importància. Si sabeu com arxivar documents, podeu alliberar espai perquè l’ordinador gestioni els documents actuals de manera més eficient.
Passos
Pas 1. Arxiveu documents en un fitxer zip
Els fitxers zip, especialment útils amb fitxers importants, però poc necessaris, redueixen l’espai que ocupen els documents al disc dur.
- Simplement ressalteu els fitxers que vulgueu convertir a un format zip.
- Feu clic amb el botó dret del ratolí i seleccioneu "Enviar a".
- Voleu enviar els fitxers a una carpeta "Comprimida (comprimida)".
- Comproveu que els fitxers hi són realment fent doble clic a la carpeta zip. Si ho són, podeu suprimir els fitxers originals.
Pas 2. Migreu els documents a un suport d'emmagatzematge separat
Les opcions més populars per a l’arxiu digital són les unitats de cinta externes, els discs durs externs o les unitats de polze.
Pas 3. Feu una còpia de seguretat de documents en un CD o DVD si teniu una gravadora de CD o DVD
Les còpies de seguretat són una altra forma d’arxivar, tot i que probablement coneixeu aquest mètode amb un altre nom: gravar un disc. Per exemple, Windows utilitza un sistema de fitxers en directe i un format masteritzat (millor per a la compatibilitat en altres dispositius) per copiar fitxers a CD o DVD.
- Introduïu un CD o DVD gravable a la gravadora de CD o DVD de l'ordinador per al sistema de fitxers en directe.
- Quan aparegui el quadre de diàleg, feu clic a "Grava fitxers al disc de dades".
- Poseu un nom al disc i feu clic a "Següent".
- Espereu a que aparegui una carpeta buida per al disc. Això significa que el disc està formatat i està llest per copiar fitxers.
- Obriu la carpeta amb els documents que voleu arxivar i arrossegueu els fitxers a la carpeta de disc buida.
- Per al format masteritzat, inseriu un CD o DVD gravable a la gravadora de CD o DVD de l'ordinador.
- Quan aparegui el quadre de diàleg, feu clic a "Grava fitxers al disc de dades".
- Poseu un nom al disc i feu clic a "Mostra les opcions de format".
- Trieu "Dominat" i feu clic a "Següent".
- Espereu que aparegui una carpeta buida perquè aparegui el disc. Això significa que el disc està formatat i està a punt per copiar fitxers.
- Obriu la carpeta amb els documents que voleu arxivar i arrossegueu aquests fitxers a la carpeta de disc buida.
Pas 4. Envieu documents a l’emmagatzematge fora del lloc
- A més de funcionar com a ubicació per a fitxers arxivats, les ubicacions d'emmagatzematge fora de lloc protegides protegeixen les dades contra desastres com ara incendis i fallades del disc dur.
- Amb tantes empreses que ofereixen aquest servei, heu de contactar directament amb una empresa per obtenir informació sobre com funcionen i quines garanties s’inclouen a l’arxiu de documents fora del lloc.
Pas 5. Utilitzeu programari per a l'arxiu digital
- Un dels mètodes més coneguts per preservar l’aspecte i la sensació d’un document és crear un fitxer PDF. Ofert per Adobe, aquest programari, conegut com Adobe Acrobat, facilita la conversió de documents a format PDF des de diversos programes de programari. També hi ha diversos programes gratuïts que crearan aquests fitxers.
- El fet que les especificacions siguin públiques significa que les futures versions del programari d'Adobe podran llegir versions anteriors dels documents.
- A més, els lectors de PDF estan disponibles com a descàrrega gratuïta des del lloc web d'Adobe.
Pas 6. Estigueu al dia amb la tecnologia per arxivar documents
Amb el ràpid desenvolupament de la tecnologia, el que hi ha actualment pot ser demà obsolet. Això pot ser un problema en migrar fitxers arxivats a un sistema nou.
Consells
- Feu un catàleg de fitxers arxivats perquè vosaltres o altres persones pugueu trobar els fitxers necessaris al llarg del temps. Això pot ser tan senzill com anomenar fitxers o carpetes amb el nom del contingut i les dates que inclouen els fitxers. Per exemple, si arxiveu registres empresarials, podeu anomenar una carpeta "Fitxers empresarials primer trimestre de 1997". En sistemes més grans, és probable que els arxius utilitzin metadades amb finalitats de catalogació.
- Una altra raó per arxivar fitxers és que de vegades hi ha requisits legals que requereixen l’estalvi d’informació.
Advertiments
- Les dades multimèdia solen estar vinculades a maquinari o programari específics i pot ser que no siguin accessibles fora dels sistemes propietaris.
- Un perill és el risc de corrupció de fitxers. Assegureu-vos que utilitzeu un sistema ben provat per fer una còpia de seguretat de la vostra informació.
- El fet de no disposar d’un sistema per arxivar documents pot provocar la pèrdua involuntària de fitxers, sobretot si s’eliminen per error.
