Aquest article se centra en com comparar directament informació entre dos fitxers Excel diferents. Un cop hàgiu de manipular i comparar la informació, us recomanem que utilitzeu Cerca, indexació i coincidència per ajudar-vos a analitzar.
Passos
Mètode 1 de 4: Utilitzar la funció Visualització de l'Excel al costat
Pas 1. Obriu els llibres de treball que heu de comparar
Podeu trobar-los obrint Excel, fent clic a Dossier llavors Oberti seleccionant dos llibres de treball per comparar al menú que apareix.
Aneu a la carpeta on teniu els llibres de treball d'Excel, seleccioneu cada llibre per separat i mantingueu els dos llibres oberts
Pas 2. Feu clic a la pestanya Visualització
Un cop obert un dels llibres de treball, podeu fer clic a Veure a la part superior central de la finestra.
Pas 3. Feu clic a Visualitza costat a costat
Aquest es troba al grup Window de la cinta per al fitxer Veure i té dos fulls com a icona. Això traurà els dos fulls de treball en finestres més petites apilades verticalment.
- És possible que aquesta opció no sigui fàcilment visible a sota del fitxer Veure pestanya si només teniu un llibre obert a Excel.
- Si hi ha dos llibres de treball oberts, Excel els escollirà automàticament com a documents per visualitzar un al costat de l’altre.
Pas 4. Feu clic a Organitza-ho tot
Aquesta configuració us permet canviar l'orientació dels llibres de treball quan es mostren un al costat de l'altre.
Al menú que apareix, podeu seleccionar tenir els llibres de treball Horitzontal, Vertical, Cascada, o Enrajolat.
Pas 5. Activeu el desplaçament síncron
Quan tingueu oberts els dos fulls de treball, feu clic a Desplaçament síncron (situat sota el fitxer Veure una al costat de l’altra opció) per facilitar el desplaçament pels dos fitxers Excel línia per línia per comprovar si hi ha diferències de dades manualment.
Pas 6. Desplaceu-vos per un llibre de treball per desplaçar-vos per tots dos
Un cop activat el desplaçament síncron, podreu desplaçar-vos fàcilment pels dos llibres de treball al mateix temps i comparar-ne les dades més fàcilment.
Mètode 2 de 4: utilitzar la funció de cerca
Pas 1. Obriu els llibres de treball que heu de comparar
Podeu trobar-los obrint Excel, fent clic a Dossier llavors Oberti seleccionant dos llibres de treball per comparar al menú que apareix.
Aneu a la carpeta on teniu els llibres de treball de l'Excel, seleccioneu cada llibre de treball per separat i mantingueu els dos llibres de treball oberts
Pas 2. Decidiu sobre quina cel·la voleu que seleccioni l’usuari
Aquí és on apareixerà una llista desplegable més endavant.
Pas 3. Feu clic a la cel·la
La vora s’ha d’enfosquir.
Pas 4. Feu clic a la pestanya DADES de la barra d'eines
Quan hi feu clic, seleccioneu VALIDACIÓ al menú desplegable. Ha d’aparèixer una finestra emergent.
Si utilitzeu una versió anterior d'Excel, apareixerà la barra d'eines DATA un cop seleccioneu DADES pestanya i visualització Validació de dades com a opció en lloc de Validació.
Pas 5. Feu clic a Llista a la llista PERMET
Pas 6. Feu clic al botó amb la fletxa vermella
Això us permetrà escollir la vostra font (és a dir, la vostra primera columna), que després es processarà en dades al menú desplegable.
Pas 7. Seleccioneu la primera columna de la llista i premeu Retorn
Feu clic a D'acord quan aparegui la finestra de validació de dades. Hauríeu de veure un quadre amb una fletxa que es desplegarà quan feu clic a la fletxa.
Pas 8. Seleccioneu la cel·la on vulgueu que es mostri l'altra informació
Pas 9. Feu clic a les pestanyes Insereix i Referència
A les versions anteriors d'Excel, podeu ometre el clic a Insereix i feu clic a la pestanya Funcions per estirar la pestanya Cerca i referència categoria.
Pas 10. Seleccioneu Cerca i referència a la llista de categories
Pas 11. Cerqueu Cerca a la llista
Quan hi feu doble clic, hauria d'aparèixer un altre quadre i podeu fer clic D'acord.
Pas 12. Seleccioneu la cel·la amb la llista desplegable per al valor de cerca
Pas 13. Seleccioneu la primera columna de la llista per al cercador_vector
Pas 14. Seleccioneu la segona columna de la vostra llista per al resultat_vector
Pas 15. Trieu alguna cosa de la llista desplegable
La informació hauria de canviar automàticament.
Mètode 3 de 4: utilitzar XL Comparator
Pas 1. Obriu el navegador i aneu a
Això us portarà al lloc web de XL Comparator, on podeu penjar dos llibres de treball d'Excel per comparar-los.
Pas 2. Feu clic a Tria un fitxer
S'obrirà una finestra on podeu navegar a un dels dos documents d'Excel que vulgueu comparar. Assegureu-vos de seleccionar un fitxer per als dos camps.
Pas 3. Feu clic a Següent> per continuar
Un cop hàgiu seleccionat això, hauria d'aparèixer un missatge emergent a la part superior de la pàgina per informar-vos que el procés de càrrega de fitxers ha començat i que els fitxers més grans trigaran més a processar-se. Feu clic a D'acord per tancar aquest missatge.
Pas 4. Seleccioneu les columnes que vulgueu escanejar
A sota de cada nom de fitxer hi ha un menú desplegable que diu Seleccioneu una columna. Feu clic al menú desplegable de cada fitxer per seleccionar la columna que vulgueu ressaltar per a la comparació.
Els noms de les columnes seran visibles quan feu clic al menú desplegable
Pas 5. Seleccioneu el contingut del fitxer de resultats
Hi ha quatre opcions amb bombolles al costat en aquesta categoria, una de les quals haureu de seleccionar com a pautes de format per al document de resultats.
Pas 6. Seleccioneu les opcions per facilitar la comparació de columnes
A la cel·la inferior del menú de comparació, veureu dues condicions més per a la comparació de documents: Ignora les majúscules / minúscules i Ignoreu els "espais" abans i després dels valors. Feu clic a la casella de selecció de tots dos abans de continuar.
Pas 7. Feu clic a Següent> per continuar
Això us portarà a la pàgina de baixada del document de resultats.
Pas 8. Baixeu el document de comparació
Un cop hàgiu penjat els llibres de treball i hàgiu definit els paràmetres, tindreu un document que mostra les comparacions entre les dades dels dos fitxers disponibles per descarregar. Feu clic al subratllat Clica aquí text al fitxer Baixeu-vos el fitxer de comparació Caixa.
Si voleu fer qualsevol altra comparació, feu clic a Nova comparació a l'extrem inferior dret de la pàgina per reiniciar el procés de càrrega de fitxers.
Mètode 4 de 4: accedir directament a un fitxer Excel des d’una cel·la
Pas 1. Localitzeu el llibre i els noms dels fulls
-
En aquest cas, fem servir tres exemples de llibres de treball localitzats i anomenats de la manera següent:
- C: / Compare / Book1.xls (que conté un full anomenat "Sales 1999")
- C: / Compare / Book2.xls (que conté un full anomenat "Sales 2000")
- Tots dos llibres de treball tenen la primera columna "A" amb el nom del producte i la segona columna "B" amb l'import venut cada any. La primera fila és el nom de la columna.
Pas 2. Creeu un llibre de comparació
Treballarem a Book3.xls per fer una comparació i crear una columna que contingui els productes i una amb la diferència d’aquests productes entre els dos anys.
C: / Compare / Book3.xls (que conté un full anomenat "Comparació")
Pas 3. Col·loqueu el títol de la columna
Només amb "Book3.xls" obert, aneu a la cel·la "A1" i escriviu:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999'! A1
- Si feu servir una ubicació diferent, substituïu "C: / Compare \" per aquesta ubicació. Si utilitzeu un nom de fitxer diferent, traieu "Book1.xls" i afegiu-hi el vostre nom. Si feu servir un nom de full diferent, substituïu "Sales 1999" pel nom del full. Aneu amb compte de no obrir el fitxer al qual esteu referint ("Book1.xls"): Excel pot canviar la referència que esteu afegint si el teniu obert. Acabareu amb una cel·la que tingui el mateix contingut que la que es va fer referència.
Pas 4. Arrossegueu la cel·la "A1" cap avall per llistar tots els productes
Agafeu-lo del quadrat inferior dret i arrossegueu-lo, copiant tots els noms.
Pas 5. Assigneu un nom a la segona columna
En aquest cas, l'anomenem "Diferència" a "B1".
Pas 6. (Per exemple) Calculeu la diferència de cada producte
En aquest cas, escrivint la cel·la "B2":
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Compare [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Podeu fer qualsevol operació normal d'Excel amb la cel·la referida des del fitxer referit.
