Tot i que la gent envia documents per fax amb menys freqüència que abans, és possible que hàgiu d’enviar un fax de tant en tant. Encara hi ha moltes bones raons per enviar un fax, sobretot si envieu contractes o si el destinatari no disposa de la tecnologia o l’equip necessari per transmetre papers de cap altra manera. Per sort, podeu enviar documents per fax mitjançant una màquina de fax, un ordinador o fins i tot un telèfon intel·ligent.
Passos
Mètode 1 de 3: utilitzar una màquina de fax
Pas 1. Configureu la màquina de fax
Per enviar i rebre faxos mitjançant una màquina de fax, haureu d'assegurar-vos que la màquina de fax estigui endollada i connectada a la vostra connexió telefònica fixa.
- Es recomana una línia dedicada si teniu previst enviar un fax amb freqüència perquè no podreu utilitzar la màquina de fax i el telèfon alhora.
- També heu d'assegurar-vos que la màquina de fax tingui tòner i paper si teniu previst rebre faxos.
- Si no teniu cap màquina de fax a casa o a la feina, és possible que en pugueu enviar-ne de franc des de la biblioteca pública local. També podeu anar a una botiga com Kinko's o The UPS Store per enviar per fax els vostres documents per un suplement. Aquestes opcions funcionen millor si no espereu enviar faxos amb freqüència.
Pas 2. Ajusteu la configuració
Totes les màquines de fax són diferents, però normalment teniu l'opció d'ajustar determinats paràmetres. Llegiu el manual d'usuari per obtenir més informació sobre les funcions específiques disponibles a la vostra màquina.
- Si voleu saber amb seguretat que el fax s'ha transmès correctament, activeu la configuració de la pàgina de confirmació. Quan aquesta funció està activada, l’equip imprimirà una pàgina després d’enviar un fax, que us informarà si s’ha transmès amb èxit o no.
- També podeu configurar una capçalera de fax, que és una línia de text que apareixerà a la part superior de cada document que envieu. Normalment inclou informació bàsica sobre qui és el fax.
- Si teniu previst rebre també faxos, podeu triar entre el mode de recepció automàtica o el mode de recepció manual, que us obligarà a acceptar cada fax entrant.
Pas 3. Recopileu els vostres documents
L’ús dels documents originals en lloc de les fotocòpies proporcionarà al destinatari un document més net i fàcil de llegir.
Utilitzeu un full de portada a la part superior de les pàgines que enviarà per fax. El full de portada ha de contenir informació com el nom i el número de fax del remitent, el nom i el número de fax del destinatari, la data i el nombre de pàgines incloses al fax
Pas 4. Col·loqueu els documents a la màquina
Moltes màquines tenen un alimentador de paper i una pantalla plana. Si només teniu una pàgina, podeu utilitzar qualsevol de les dues funcions. Si teniu diverses pàgines, l’alimentador de paper sol funcionar millor.
- Quan utilitzeu l'alimentador de paper, podeu inserir totes les vostres pàgines alhora. La màquina de fax hauria de tenir una icona que indiqui cap a quina direcció haurien d’estar els papers a l’alimentador de paper. Algunes màquines de fax també ofereixen l'opció d'escanejar i enviar per fax les dues cares d'un document, així que consulteu el manual de l'usuari per veure si això és possible al vostre equip.
- Quan utilitzeu la pantalla plana, aixequeu la tapa de la part superior de la màquina i col·loqueu el document cara avall sobre la pantalla de vidre. Assegureu-vos de alinear el document amb les marques que apareixen a la pantalla i tanqueu la tapa abans de continuar.
Pas 5. Introduïu el número de fax
Quan introduïu el número, assegureu-vos d'incloure el prefix, el codi de país i els números que hàgiu de marcar. Haureu d’introduir el número exactament com ho faríeu si truquéssiu el número mitjançant un telèfon.
Pas 6. Premeu el botó d'enviament
Al cap d'uns segons, sentireu com la màquina comença a transmetre el fax i els papers començaran a introduir-se al fax.
El botó del vostre equip pot dir "anar" o "fax" en lloc de "enviar"
Pas 7. Cerqueu un missatge de confirmació
Algunes màquines mostraran un missatge a la pantalla per informar-vos si el fax s'ha transmès amb èxit. Si heu configurat la configuració per rebre confirmacions impreses, el vostre equip imprimirà una pàgina que detalli l'estat del fax.
Mètode 2 de 3: enviament de fax amb un ordinador
Pas 1. Trieu un programa
Quan envieu un fax des d’un ordinador, tindreu l’opció d’utilitzar el programari instal·lat a l’ordinador o un servei en línia.
- Alguns sistemes operatius inclouen programes que permeten enviar faxos. Windows 7, per exemple, té una eina anomenada Fax and Scan, que us permet enviar un fax sense un fax.
- Per utilitzar el programari, haureu de connectar l’ordinador a una línia telefònica. Si això no és possible, proveu d'utilitzar un servei en línia.
- Hi ha diversos serveis en línia disponibles, inclosos MyFax, eFax i FaxZero. Alguns són gratuïts, d’altres requereixen subscripció o subscripció, i alguns serveis us demanaran que pagueu per fax.
Pas 2. Obriu el programa i creeu un fax nou
Cada programa és únic, però hauríeu de veure una opció anomenada "crear un fax nou" o alguna cosa similar.
Pas 3. Adjunteu els vostres documents
Per enviar documents per fax mitjançant un ordinador, els haureu de penjar al missatge. Hauríeu de veure un botó que diu "penjar documents" o alguna cosa similar.
- Si teniu documents electrònics, podeu cercar-los al vostre ordinador i adjuntar-los al vostre missatge.
- Si teniu documents en paper, haureu d’utilitzar un escàner per digitalitzar-los. Si no teniu un escàner, també podeu fer una fotografia dels documents i enviar-la per correu electrònic o penjar-la directament a l’ordinador.
Pas 4. Introduïu el número de fax i un missatge
Escriviu un missatge breu al destinatari a l’espai que es mostra a la pantalla, tal com ho faríeu si envieu un correu electrònic. Això us servirà com a full de portada, de manera que no cal adjuntar un full de portada independent. També haureu d’introduir el número de fax del destinatari al camp TO.
També se us pot demanar que escriviu un codi de confirmació per demostrar que no sou un robot
Pas 5. Feu clic a Envia
Un cop hàgiu adjuntat els vostres documents, hàgiu escrit el missatge i hàgiu introduït el número de fax del destinatari, premeu el botó d'enviament i ja haureu acabat.
Mètode 3 de 3: utilitzar un telèfon mòbil o una tauleta
Pas 1. Descarregueu una aplicació
Hi ha una gran varietat d’aplicacions per a mòbils disponibles per a telèfons i tauletes que us permeten enviar faxos tal com ho faríeu des de l’ordinador. Algunes aplicacions són gratuïtes, mentre que altres poden cobrar una tarifa. Les aplicacions més populars inclouen Files Anywhere, Fax Burner i JotNot Fax.
Algunes aplicacions us proporcionaran un número de fax temporal, cosa que pot no ser ideal si teniu previst enviar i rebre amb freqüència
Pas 2. Obriu l'aplicació i trieu el document
Un cop obriu l'aplicació al dispositiu mòbil, se us demanarà que creeu un fax nou. El primer que heu de fer és seleccionar el document que voleu enviar per fax.
- Si el vostre document es desa localment al dispositiu, al correu electrònic o en un servei d'emmagatzematge al núvol com ara DropBox, hauríeu de poder cercar i penjar el document des de l'aplicació.
- Si teniu un document en paper, podeu utilitzar el telèfon o la tauleta per fer una foto del document i adjuntar-lo al missatge.
Pas 3. Introduïu el número de fax i un missatge
Escriviu un missatge al destinatari, tal com ho faríeu si envieu el fax des d’un ordinador. Assegureu-vos d’introduir el número de fax del destinatari al camp TO del vostre missatge.
Pas 4. Feu clic a Envia
Un cop hàgiu adjuntat els documents, hàgiu escrit el missatge i hàgiu introduït el número de fax del destinatari, premeu el botó d'enviament i s'enviarà el fax.
Consells
- Actualitzeu a una impressora tot-en-un si voleu enviar per fax des de casa o oficina sense descarregar programari, carregar documents a un lloc web o comprar una màquina de fax independent. Encara necessitareu una connexió telefònica.
- Si teniu un compte amb un servei de fax en línia com RingCentral o eFax, podeu utilitzar el vostre compte per enviar faxos directament des de Gmail. Tot el que heu de fer és introduir el número de fax al qual vulgueu enviar seguit de @ domainname.com al camp A. Per exemple, si utilitzeu eFax, introduïu [email protected].
- De vegades, les màquines de fax s’encallen i les pàgines de vegades s’uneixen. Si això passa, haureu de tornar a enviar el document.
