Si heu estat treballant durant un temps, probablement sabreu la importància dels correus electrònics. Com que no hi ha manera de transmetre to o llenguatge corporal a Internet, és fàcil interpretar malament el missatge d'algú quan el veieu a la pantalla. Seguiu llegint per obtenir informació sobre com podeu escriure correus electrònics clars, concisos i eficaços en un entorn professional.
Passos
Mètode 1 de 10: escriviu correus electrònics quan us pugueu centrar
Pas 1. Si us distreu, és possible que el vostre correu electrònic no estigui tan ben compost
Quan tingueu un correu electrònic per escriure, proveu de seure sense interrupcions quan no esteu pensant en un milió de coses més. La vostra redacció serà més clara i us podreu centrar en la gramàtica, el to i el missatge general.
- Això és especialment important si el vostre correu electrònic està dirigit a diverses persones.
- Escriviu correus electrònics en una habitació tranquil·la i deixeu el telèfon i altres distraccions.
Mètode 2 de 10: definiu el to amb les vostres primeres paraules
Pas 1. La frase inicial pot tenir un gran impacte
Si voleu que el vostre to sigui lleuger i desenfadat, obriu-vos amb alguna cosa així com: "Hola Jessica! Espero que hagueu passat un bon cap de setmana ". Si voleu que sigui una mica més professional, digueu alguna cosa com "Hola David".
Intenteu evitar qualsevol cosa massa tapada, com ara "Estimat Robert". Sembla una mica impersonal
Mètode 3 de 10: mantingueu els correus electrònics curts
Pas 1. Els missatges llargs solen confondre el destinatari
Intenta ser breu i concís, si és possible. Mantingueu les frases curtes i no afegiu massa detalls; si us trobeu escrivint més d’un o dos paràgrafs, probablement hauríeu de proporcionar a la gent la informació a través del xat de vídeo o en persona.
- Intenteu arribar al punt ràpidament i eviteu escriure un munt de delícies.
- La gent tendeix a llegir correus electrònics en ràfegues breus. Si afegiu massa informació, és probable que se’n perdi part.
- Mantingueu breus els vostres correus electrònics, però intenteu evitar frases contundents o respostes d’una sola paraula. Aquests poden semblar una mica grollers, sobretot per la pantalla de l'ordinador.
Mètode 4 de 10: indiqueu clarament el que necessiteu
Pas 1. Si sol·liciteu alguna cosa, assegureu-vos que sigui comprensible
No batreu tot el que necessiteu de manera clara i directa, de manera que no hi hagi malentesos. Si hi ha una cronologia, assegureu-vos d’incloure-la també. Tanmateix, assegureu-vos de mantenir el to clar. Per exemple:
- "Necessito l'informe de progrés mensual a la safata d'entrada abans de dilluns al vespre".
- "Si aconseguíssiu aquest formulari de comentaris de l'equip al final de la setmana, seria fantàstic".
Mètode 5 de 10: organitzeu els vostres pensaments amb paràgrafs
Pas 1. Ajudarà la gent a llegir la informació fàcilment
Quan passeu a un assumpte nou, separeu-lo amb un paràgraf nou perquè el vostre missatge de correu electrònic sigui escombrable. Ajudarà el lector a escanejar el missatge ràpidament per trobar les parts més rellevants per a ells.
Utilitzeu paraules com "també", "següent" i "per últim" per començar els paràgrafs
Mètode 6 de 10: afegiu una línia d'assumpte específica
Pas 1. Feu que la gent sàpiga de què tracta exactament el correu electrònic
Assegureu-vos que el tema és específic; per exemple, en lloc d'escriure "Informe", proveu alguna cosa així com "Informe de planificació mensual: juny de 2021". És més probable que els vostres companys l’obrin i el llegeixin si saben que és important i rellevant per a ells.
Això també ajuda a mantenir els correus electrònics fora de la carpeta de correu brossa
Mètode 7 de 10: revisió correcta dels errors tipogràfics
Pas 1. Els errors poden desfer el vostre missatge
Tot i que la majoria dels correctors ortogràfics agafaran paraules mal escrites, no podran agafar la paraula incorrecta o el nom d’alguna persona mal escrita. També heu de llegir a continuació si falten errors de puntuació o gramaticals, ja que poden fer pensar al lector que no us interessa. Dediqueu de 2 a 3 minuts llegint el vostre correu electrònic abans d’enviar-lo per assegurar-vos que no hi hagi errors evidents.
En un entorn professional, és molt important escriure correctament el nom d'algú. Preneu-vos un minut per comprovar que el teniu just abans d’enviar-lo per evitar cap molèstia en el futur
Mètode 8 de 10: torneu a llegir els correus electrònics per obtenir el to
Pas 1. Penseu en com llegiran els vostres destinataris el missatge
Alguna cosa com ara "Parlem més tard" us pot semblar innocent, però el vostre company que ho llegeixi pot pensar que té problemes o que us enueu. Canvieu-lo per una cosa semblant a: "Teniu temps de xerrar més tard sobre els propers canvis a l'informe?" per ser una mica més clar.
- No utilitzeu mai totes les majúscules als vostres correus electrònics. Escriure una frase amb majúscules normalment es veu com cridar a algú a través de la pantalla de l’ordinador.
- En lloc d'alguna cosa així, "Envieu els canvis abans de demà al matí". proveu alguna cosa com ara: "Com que el termini finalitza demà a la tarda, necessitaré els vostres canvis abans de demà al matí. Aviseu-me si aquesta cronologia us funciona ".
Mètode 9 de 10: Feu una pausa abans de respondre a un missatge de correu electrònic inflamatori
Pas 1. Si rebeu un correu electrònic que us faci sentir ràbia, preneu-vos un segon per respirar
En lloc d’elaborar una resposta reduïda, compti fins a 10 (o 1.000) fins que se senti tranquil. A continuació, torneu a llegir el correu electrònic per veure si és realment insultant o no. El més probable és que sigui possible que hàgiu mal interpretat el missatge i, en realitat, no sigui tan dolent.
Si encara sentiu la necessitat d’elaborar una resposta enfadada, espereu 24 hores abans d’enviar-la. A continuació, torneu a visitar la resposta al cap d’un dia per veure si encara voleu enviar-la o no
Mètode 10 de 10: doneu a la gent l'avantatge del dubte
Pas 1. És difícil transmetre un to positiu en un correu electrònic
Si heu llegit alguna cosa que us ha enviat un company i us ofendeu immediatament, feu un pas enrere i torneu a llegir el que van escriure. Intenteu preguntar-vos si hi ha alguna altra manera d’interpretar el to: és realment groller aquest correu electrònic o simplement són contundents?
Per exemple, algú pot escriure: "Necessito aquest informe per aquesta nit". A primera vista, sembla una mica fred i poc emocional. Tanmateix, no és necessàriament grollera, només és fets i breus
Consells
Sovint es considera que els correus electrònics no són urgents. Si necessiteu una resposta de seguida, proveu de parlar amb el vostre company en persona o mitjançant un xat de vídeo
Advertiments
- Tot i que els emojis i les emoticones indiquen to, no els utilitzeu per a un correu electrònic professional.
- No envieu correus electrònics insultants o inflamatoris, especialment a una persona que no coneixeu molt bé.
