Un correu electrònic per compartir coneixement és un correu electrònic dissenyat per compartir informació, especialment al lloc de treball o en un altre entorn professional. Compartir coneixement és una manera excel·lent de demostrar als vostres companys que us interessa i que voleu compartir amb ells el que sabeu, amb l'esperança que els pugui ajudar en el futur. També pot ajudar a enfortir les vostres connexions professionals. Intenteu que els vostres correus electrònics per compartir coneixements siguin el més clars i digestibles possible. Això els farà fàcils de comprendre i absorbir per als altres.
Passos
Mètode 1 de 2: redacció del vostre correu electrònic
Pas 1. Indiqueu el propòsit del vostre correu electrònic de manera clara i breu a l'assumpte
Escriviu un assumpte que permeti al vostre públic una previsualització clara de què podeu esperar quan obriu el vostre correu electrònic. Proveu de mantenir la longitud de la línia de l'assumpte a unes 7 paraules.
- Per exemple, si voleu compartir el coneixement que heu adquirit mentre assistiu a una conferència de codificació, podeu fer del tema una cosa així: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020".
- És molt menys probable que s’obrin correus electrònics amb línies d’assumpte vagues o massa llargues. Allunyeu-vos de les línies breus d'assumpte de només 1-2 paraules que no indiquin eficaçment de què tracta el correu electrònic.
Consell: Si voleu que la gent llegeixi el vostre correu electrònic per compartir coneixements en un termini determinat, incloeu una data a l'assumpte. Per exemple, podeu posar "Avanços de la indústria a debatre a la reunió del 2 d'agost".
Pas 2. Comenceu el correu electrònic amb una salutació dirigida al vostre públic específic
Penseu en el públic al qual voleu enviar el vostre correu electrònic per compartir coneixements i trieu una felicitació amb un nivell de formalitat adequat. Feu que la salutació inclogui tots els que rebran el correu electrònic.
- Per exemple, si envieu el correu electrònic a un petit equip de programadors amb qui treballeu de prop i coneixeu bé, podeu iniciar el missatge amb alguna cosa súper informal i amable com: "Bona tarda, companys de ninja que codifiquen".
- Si envieu un missatge de correu electrònic per compartir coneixements a empreses més avançades o a algun tipus de grup que contingui persones que no coneixeu personalment, podeu escollir una salutació més formal en la línia de: "Benvolguts membres del consell executiu" o " Bon dia, equip de màrqueting ".
- Si compartiu coneixement amb només 1 o 2 persones, podeu dirigir-vos per nom a la felicitació del vostre correu electrònic.
- En cas de dubte, només podeu utilitzar alguna cosa genèrica com: "Hola a tothom" o "Bona tarda".
Pas 3. Escriviu un breu fons o context al començament del correu electrònic
Comenceu amb un paràgraf breu, just a sota de la vostra salutació, que expliqui què compartireu al vostre correu electrònic. Això donarà als lectors més context del que estan a punt de llegir que el tema.
Per exemple, si compartiu aprenentatges d’una conferència de codificació, podeu escriure alguna cosa així: “La setmana passada vaig tenir la fortuna d’assistir a l’edició 2020 de la Miami Coders Conference. M'agradaria compartir amb vosaltres algunes de les aportacions clau de la conferència de dos dies, durant la qual vam aprendre sobre intel·ligència artificial i tendències de codificació per al 2021. Espero que aquest coneixement us sigui tan útil i interessant com per a mi"
Pas 4. Divideix el cos del correu electrònic en seccions
Dividiu els punts principals que vulgueu compartir en seccions cohesives, de manera que sigui més fàcil de seguir i digerir. Poseu encapçalaments al començament de cada secció d'informació per deixar clar de què tracta el text següent. Divideix seccions llargues en diversos paràgrafs més curts per dividir la informació, en lloc de només abocar una gran quantitat d'informació en un bloc de text llarg.
- Assegureu-vos que cadascun dels vostres paràgrafs conté punts relacionats. Si esteu començant una nova idea, comenceu a escriure un paràgraf nou.
- Per exemple, si voleu compartir el que heu après sobre la intel·ligència artificial i les tendències de codificació en una conferència recent a la qual heu assistit, podeu estructurar el correu electrònic així: un encapçalament de secció que digui "Actualitzacions de la indústria de la intel·ligència artificial" i escriviu uns quants paràgrafs. sobre el tema, seguit d'un altre títol de secció que diu "Tendències de codificació per al 2021", seguit d'alguns paràgrafs més.
Pas 5. Concloeu el cos del correu electrònic amb un paràgraf de resum
Escriviu un paràgraf breu abans de tancar la sessió que reiteri part de la informació principal que contenia el vostre correu electrònic. Feu saber als vostres lectors què voleu obtenir del coneixement compartit i incloeu qualsevol element d’acció rellevant.
- Per exemple, podeu dir alguna cosa així: "Com podeu veure, hi ha molts nous i emocionants desenvolupaments en IA en relació amb el màrqueting i hi ha algunes noves tendències de programació interessants a tenir en compte el 2021. Espero que apliqueu aquesta informació als nostres projectes de desenvolupament i estar pensant en maneres de millorar els nostres productes durant el proper any ".
- Un exemple d'un element d'acció seria una cosa així com: "Planegem compartir algunes de les nostres opinions sobre tota aquesta informació a la reunió de divendres. Si us plau, vingueu preparats amb almenys 1 punt per debatre ".
Pas 6. Finalitzeu el correu electrònic amb una sessió seguida del vostre nom i títol
Trieu una sessió breu i amable amb un nivell de formalitat adequat per al vostre públic. Incloeu el vostre nom i títol al final perquè la gent sàpiga exactament de qui prové el correu electrònic que acaba de llegir, cosa que és especialment important si no coneixeu personalment tots els membres del vostre públic.
- Alguns exemples de tancaments de sessió ocasionals que funcionen per a gairebé qualsevol correu electrònic són: "Gràcies", "Salutacions" i "Tot el millor".
- Algunes de les formalitzacions més finals són: "Atentament" i "Respectuosament vostre".
- Algunes idees per a tancaments de sessió encara més informals, que podeu utilitzar per enviar un correu electrònic a les persones amb qui treballar o veure tots els dies, són: "Ens veiem demà a tots" i "Salutacions".
- Si compartiu coneixement fora de la vostra organització, incloeu també el nom de la vostra organització després del vostre nom i títol, perquè la gent sàpiga d'on els escriviu.
Mètode 2 de 2: fer que el vostre correu electrònic sigui lector
Pas 1. Mantingueu el correu electrònic el més curt possible
Proveu d'incloure tota la informació que vulgueu compartir en el menor nombre possible de paraules. Com més llarg sigui el vostre correu electrònic, menys probable és que les persones amb qui vulgueu compartir els vostres coneixements llegeixin tot el contingut.
- Si escriviu sobre un tema especialment complex, sempre podeu incloure enllaços a fonts externes o fitxers adjunts per proporcionar informació més detallada. D’aquesta manera, els interessats en allò que compartiu poden aprofundir en el tema.
- No hi ha una regla bàsica quant a la durada d'un correu electrònic per compartir coneixements i dependrà molt del tipus d'informació que compartiu i de la complexitat del tema. Una bona regla general és no escriure un correu electrònic més del que voldríeu llegir vosaltres mateixos.
Pas 2. Ressalteu la informació important amb pics o llistes numerades
Repetiu informació clau dels paràgrafs de text en vinyetes o llistes numerades. Això ajuda a reiterar el coneixement que compartiu i proporciona als lectors alguna cosa que cal mirar ràpidament per obtenir alguns dels punts principals del vostre correu electrònic.
Per exemple, podeu fer una llista amb un títol com a "5 tendències de màrqueting principals per al 2021" i escriure les tendències de l'1 al 5 en una llista numerada a sota. Els lectors poden veure fàcilment quines són les tendències i, a continuació, llegir el text del vostre correu electrònic si volen obtenir informació més detallada
Pas 3. Utilitzeu un llenguatge senzill i fàcil d’entendre tant com sigui possible
Eviteu utilitzar paraules grans i argot per explicar els vostres punts, tret que ho necessiteu absolutament. Això farà que el vostre correu electrònic sigui molt més fàcil de llegir i entendre per un públic més ampli que probablement no estigui tan familiaritzat amb el tema sobre el qual escriviu.
Penseu en el vostre públic a l’hora de triar quin idioma voleu utilitzar. Si escriviu a un grup reduït de programadors, per exemple, probablement us en sortireu amb més argot de codificació al vostre correu electrònic que si escriviu a un públic variat
Consell: Si necessiteu absolutament una paraula que potser la gent no sap per explicar un punt, proporcioneu una definició la primera vegada que utilitzeu la paraula al contingut del vostre correu electrònic.
Pas 4. Escriviu amb un to professional
Sigues educat, utilitza una gramàtica i una puntuació adequades i tria les teves paraules amb cura. Eviteu escriure en un to informal i no utilitzeu argot ni llenguatge poc professional. Això us ajudarà a trobar-vos com a professional i coneixedor del tema sobre el qual compartiu informació.
- Per exemple, no escriviu paraules en majúscules i no utilitzeu signes d’exclamació amb moderació, de manera que no us trobeu com si cridéssiu al vostre públic.
- No utilitzeu paraules d'argot ni frases com "jo", "què passa" o "tots", per nomenar alguns.
Pas 5. Seguiu els tipus de lletra, els caràcters i el format de correu electrònic estàndard
No utilitzeu cap tipus de lletra ni caràcters especials que alguns sistemes no tinguin. Utilitzeu un tipus de lletra estàndard del sistema integrat al vostre servidor de correu electrònic, seguiu utilitzant caràcters que estiguin en un teclat estàndard i no us enganxeu amb el format predeterminat del vostre correu electrònic.
Això garantirà que pràcticament qualsevol persona que rebi el vostre correu electrònic en un equip diferent o mitjançant un servidor de correu electrònic diferent vegi exactament el que vau veure quan vau escriure el vostre correu electrònic
Consells
- Tingueu en compte sempre el vostre públic quan escriviu un correu electrònic per compartir coneixements. Això us ajudarà a determinar el nivell de formalitat, el to i el llenguatge que cal utilitzar.
- Assegureu-vos que envieu un correu electrònic per compartir coneixements a les persones que se’n beneficiaran més. Per exemple, és possible que un programador no estigui interessat en les tendències i desenvolupaments de la indústria de màrqueting, però sí que algú que estigui al servei d’atenció al client.
- Abans de redactar un correu electrònic per compartir coneixements, pregunteu-vos si és la millor manera de compartir la informació. En alguns casos, podeu decidir que una reunió presencial o una presentació de videoconferència seria més eficaç.
- Creeu un esquema del que vulgueu compartir abans d'escriure el vostre correu electrònic. Per exemple, si voleu compartir algunes tècniques de màrqueting que heu après en un seminari web al qual heu participat, podeu escriure punts principals com ara "noves tècniques de SEO", "estratègies de màrqueting per correu electrònic" i "pràctiques recomanades de màrqueting de contingut".
Advertiments
- Assegureu-vos que l’idioma que utilitzeu al correu electrònic sigui comprensible per tothom del vostre públic. Per exemple, no utilitzeu un munt d’argot de programació si escriviu a tota la vostra empresa.
- Reviseu i reviseu sempre l'ortografia dels vostres correus electrònics abans d'enviar-los. Si el vostre correu electrònic conté errors, no us trobareu com una font fiable de coneixement.
