Si us queda poc espai al correu electrònic de l'IBM Notes, però no esteu preparat per suprimir-los, penseu en arxivar-los. Arxivar correus electrònics significa copiar missatges a una ubicació diferent de l’ordinador. Aprendre a arxivar l'IBM Notes per alliberar espai al vostre compte mentre es desen els correus electrònics originals. També ajuda l'ordinador i el programari a funcionar al màxim rendiment.
Passos
Pas 1. Limiteu la mida del fitxer de correu
Mantingueu la mida del fitxer de correu inferior a 500 MB. (Algunes organitzacions poden requerir una limitació més estricta, com ara 200 MB).
- Comproveu la mida de les vostres dades anant a Fitxer, Base de dades, Propietats. Al Lotus 8, aneu a Fitxer, Aplicacions, Propietats.
- Feu clic a la pestanya "i". El número després de "Espai en disc" és la quantitat de dades que teniu actualment a l'IBM Notes.
Pas 2. Conegueu la configuració predeterminada de la vostra organització
Si utilitzeu l’IBM Notes per a l’escola o la feina, és possible que ja hi hagi configuració d’arxiu al seu lloc. Això ajuda les organitzacions a controlar la quantitat de correus electrònics per usuari, així com el rendiment general dels equips dins de l'organització. Si la configuració de l'arxiu ja està establerta, parleu amb el vostre personal de sistemes tècnics per veure si es poden modificar.
Pas 3. Determineu la configuració d’arxiu que desitgeu
Podeu arxivar tots els correus electrònics de l’IBM Notes o seleccionar-ne d’altres específics. També haureu de decidir la freqüència amb què voleu arxivar l'IBM Notes.
- Obriu l'aplicació adequada (Mail).
- Aneu a Accions, Arxiu, Configuració.
- Aneu a la pestanya Criteris i assegureu-vos que està seleccionat "Per defecte per a l'última modificació".
- Feu clic a "D'acord" per desar els canvis.
- Assegureu-vos que els criteris estan activats.
Pas 4. Programa arxius automàtics
La programació d’arxius automàtics garanteix que s’arxiva de manera regular i coherent. També us estalvia temps.
- Obriu l'aplicació adequada (Mail).
- Aneu a Accions, Arxiu, Configuració.
- Aneu a la pestanya Programació. Assegureu-vos que seleccioneu "Arxiva programada".
- Trieu l'hora i el dia adequats que vulgueu que l'ordinador arxivi els fitxers.
Pas 5. Arxiveu manualment l'IBM Notes
Fins i tot si planifiqueu l’arxiu automàtic, podeu arxivar-lo manualment en qualsevol moment.
- Obriu l'aplicació adequada (Mail).
- Obriu el correu o la carpeta que voleu arxivar.
- Aneu a Accions, Arxiva, Arxiva ara.
- Feu clic a Sí per arxivar segons la vostra configuració predeterminada.
Pas 6. Arxiveu amb el mètode d'arrossegar i deixar anar
Aquesta és simplement una altra manera d’arxivar manualment l’IBM Notes.
- Obriu l'aplicació adequada (Mail).
- Obriu el correu o la carpeta que voleu arxivar.
- Seleccioneu els missatges adequats.
- Arrossegueu els missatges a l'arxiu requerit al tauler de navegació.
Pas 7. Veure els missatges arxivats
Tot i que heu arxivat un correu electrònic, és possible que hàgiu d’accedir-hi de tant en tant. El fitxer d'arxiu imitarà les carpetes que heu configurat al compte de l'IBM Notes. Tot romandrà organitzat tal com ho heu dissenyat.
- Obriu l'aplicació adequada (Mail).
- Feu clic a Arxiva al tauler de navegació.
- Seleccioneu l'arxiu adequat (és a dir, per defecte per a l'última modificació).
Consells
- Feu una còpia de seguretat de correus electrònics importants. Si teniu correus electrònics importants a l'IBM Notes, assegureu-vos de copiar-los a una altra ubicació, com ara un CD o un DVD. Això us proporciona una còpia addicional en cas que passi alguna cosa al servidor o a la còpia emmagatzemada al vostre ordinador personal.
- Suprimiu els missatges antics i innecessaris, sobretot si contenen fitxers adjunts. Això també us ajudarà a disminuir la mida de les vostres dades i al rendiment del vostre equip.
